ПРАВИТЕЛЬСТВО БРЯНСКОЙ ОБЛАСТИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 23 января 2017 года N 27-рп

Об Инструкции по делопроизводству в администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области

(с изменениями на 7 декабря 2020 года)

____________________________________________________________________

Документ с изменениями, внесенными:

распоряжением Правительства Брянской области от 29.05.2017 N 155-рп,

распоряжением Правительства Брянской области от 26.11.2018 N 279-рп,

распоряжением Правительства Брянской области от 07.12.2020 N 219-рп.

____________________________________________________________________

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области.

2. Руководителям структурных подразделений администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области, управлений, департаментов Брянской области внести изменения в действующие инструкции по делопроизводству в соответствии с настоящей Инструкцией.

3. Признать утратившими силу:

распоряжения администрации Брянской области:

от 6 июля 2005 года N 374-р "Об Инструкции по делопроизводству в администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области";

от 8 сентября 2005 года N 568-р "О внесении изменения в распоряжение администрации области от 6 июля 2005 г. N 374-р "Об Инструкции по делопроизводству в администрации Брянской области";

от 14 февраля 2006 года N 101-р "О внесении изменения в распоряжение администрации области от 6 июля 2005 г. N 374-р "Об Инструкции по делопроизводству в администрации Брянской области";

от 6 октября 2006 года N 944-р "О внесении изменений в распоряжение администрации области от 6 июля 2005 г. N 374-р "Об Инструкции по делопроизводству в администрации Брянской области";

от 25 октября 2006 года N 1019-р "О внесении изменений в распоряжение администрации области от 6 июля 2005 г. N 374-р "Об Инструкции по делопроизводству в администрации Брянской области";

от 29 ноября 2006 года N 1185-р "О внесении изменений в распоряжение администрации области от 6 июля 2005 г. N 374-р "Об Инструкции по делопроизводству в администрации Брянской области";

от 30 июля 2007 года N 943-р "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в администрации Брянской области";

от 13 февраля 2009 года N 63-р "О внесении изменений в распоряжение администрации области от 6 июля 2005 г. N 374-р "Об Инструкции по делопроизводству в администрации Брянской области";

от 13 апреля 2009 года N 179-р "О внесении изменений в распоряжение администрации области от 6 июля 2005 г. N 374-р "Об Инструкции по делопроизводству в администрации Брянской области";

от 19 июня 2009 года N 311-р "О внесении изменений в распоряжение администрации области от 6 июля 2005 года N 374-р "Об Инструкции по делопроизводству в администрации Брянской области";

от 9 сентября 2009 года N 485-р "О внесении изменений в распоряжение администрации области от 6 июля 2005 г. N 374-р "Об Инструкции по делопроизводству в администрации Брянской области";

от 21 сентября 2009 года N 516-р "О внесении изменений в распоряжение администрации области от 6 июля 2005 г. N 374-р "Об Инструкции по делопроизводству в администрации Брянской области";

от 27 ноября 2009 года N 742-р "О внесении изменений в распоряжение администрации области от 6 июля 2005 г. N 374-р "Об Инструкции по делопроизводству в администрации Брянской области";

от 18 марта 2010 года N 171-р "О внесении изменений в распоряжение администрации области от 6 июля 2005 г. N 374-р "Об Инструкции по делопроизводству в администрации Брянской области";

от 10 февраля 2011 года N 95-р "О внесении изменений в распоряжение администрации области от 6 июля 2005 г. N 374-р "Об Инструкции по делопроизводству в администрации Брянской области";

от 11 марта 2011 года N 152-р "О внесении изменений в распоряжение администрации области от 6 июля 2005 г. N 374-р "Об Инструкции по делопроизводству в администрации Брянской области";

от 10 февраля 2012 года N 112-р "О внесении изменений в распоряжение администрации области от 6 июля 2005 г. N 374-р "Об Инструкции по делопроизводству в администрации Брянской области";

от 20 августа 2012 года N 912-р "О внесении изменений в распоряжение администрации области от 6 июля 2005 года N 374-р "Об Инструкции по делопроизводству в администрации Брянской области";

от 28 февраля 2013 года N 188-р "О внесении изменений в распоряжение администрации области от 6 июля 2005 г. N 374-р "Об Инструкции по делопроизводству в администрации Брянской области";

распоряжения Правительства Брянской области:

от 24 декабря 2013 года N 315-рп "О внесении изменений в распоряжение администрации Брянской области от 6 июля 2005 г. N 374-р "Об Инструкции по делопроизводству в администрации Брянской области";

от 24 февраля 2014 года N 48-рп "О внесении изменений в распоряжение администрации Брянской области от 6 июля 2005 г. N 374-р "Об Инструкции по делопроизводству в администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области".

4. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя Губернатора Брянской области Филипенко Ю.В.

Губернатор
А.В. Богомаз



Утверждена
распоряжением Правительства
Брянской области
от 23 января 2017 г. N 27-рп

Инструкция
по делопроизводству в администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единую систему организации делопроизводства, порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления в структурных подразделениях администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области (далее - администрация).

Все работники администрации обязаны ознакомиться с настоящей Инструкцией и неукоснительно выполнять ее требования.

Действие настоящей Инструкции не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, порядок работы с которыми осуществляется в соответствии с действующим законодательством и специальными инструкциями.

Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, законами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, распоряжениями Администрации Президента Российской Федерации, Уставом Брянской области, законами Брянской области, нормативными правовыми актами Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области, иными правовыми актами Брянской области, нормативными требованиями Государственных стандартов Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988, приказ Главархива СССР от 25.05.1988 N 33)), и с учетом опыта организации документационного обеспечения (делопроизводства) в администрации.

1.2. Настоящая Инструкция ориентирована на использование наряду с традиционными правилами и приемами работы с документами автоматизированных систем учета, регистрации и контроля за прохождением и исполнением документов.

Осуществление программного и технического обеспечения автоматизированных систем возлагается на отдел информационных систем хозяйственного управления администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области (далее - хозяйственное управление). Внедрение новых автоматизированных технологий подготовки и обработки документированной информации должно отвечать требованиям настоящей Инструкции.

1.3. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами, письмами граждан в управлениях, отделах, службах и других структурных подразделениях администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области (далее - подразделения администрации) возлагается на их руководителей.

Вице-губернатор Брянской области, заместители Губернатора Брянской области, руководители подразделений администрации определяют ответственных за ведение делопроизводства, функции которых устанавливаются должностной инструкцией. Должностная инструкция предусматривает выполнение следующих основных обязанностей:

прием, учет (регистрация) и распределение входящих (поступающих) документов;

учет (регистрация) внутренних документов;

сверка наличия документов, находящихся на исполнении у работников;

учет (регистрация) исходящих (отправляемых) документов, передача их на отправку адресатам (отправка адресатам);

контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов, писем граждан;

организация справочно-информационной работы;

подготовка проекта номенклатуры дел администрации, подразделений администрации;

ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, обеспечение их сохранности, передача дел на хранение;

выдача работникам документов и дел, контроль за их возвратом;

передача документов на рассмотрение руководителю подразделения администрации и после получения соответствующих указаний (резолюций) непосредственно работнику-исполнителю;

анализ и информирование руководителя подразделения администрации об исполнении документов и поручений; подготовка предложений по совершенствованию работы с документами;

передача информации (ежедневная) о ходе прохождения и исполнения документов в технологическую базу данных системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "Дело" (далее - ЕСЭД "Дело");

обеспечение сохранности базы данных о документах подразделения администрации в ЕСЭД "Дело";

ознакомление работников с нормативными правовыми актами, распорядительными, информационными и методическими документами по вопросам, относящимся к организации делопроизводства;

консультирование работников, проведение практических занятий по вопросам работы с документами;

подготовка заявок на изготовление печатей и штампов, печатно-бланочной продукции, получение средств организационной техники, канцелярских товаров;

учет печатей, штампов и бланков документов, используемых в подразделении.

1.4. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные настоящей Инструкцией, обязательны для всех работников подразделений администрации, а также вновь образуемых подразделений администрации.

Проекты указов, распоряжений и поручений Губернатора Брянской области, постановлений и распоряжений Правительства Брянской области, приказов администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области, служебных писем, протоколов и иных служебных документов на стадии их подготовки являются конфиденциальными.

Работники подразделений администрации несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность служебных документов и содержащейся в них информации. Об утрате документов работники немедленно докладывают руководителю подразделения администрации и сообщают начальнику отдела делопроизводства администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области (далее - отдел делопроизводства). Сведения, содержащиеся в служебных документах, не подлежат разглашению.

Передача документов от исполнителей или их копий из администрации работникам других организаций допускается только с разрешения заместителя Губернатора Брянской области, возглавляющего администрацию Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области (далее - руководитель администрации).

При обращении с документами, поступившими в администрацию, не разрешается вносить в них правки, делать пометки, работать с ними вне служебных помещений.

Взаимодействие со средствами массовой информации, передача им какой-либо служебной информации осуществляется подразделениями администрации, специально на то уполномоченными, или по разрешению (поручению, указанию) Губернатора Брянской области, вице-губернатора Брянской области, заместителей Губернатора Брянской области.

При уходе в отпуск, выезде в командировку, других случаях временного отсутствия (более 5 дней) работник по указанию руководителя подразделения администрации передает находящиеся у него на исполнении документы другому работнику, при увольнении - сдает числящиеся за ним зарегистрированные в соответствии с настоящей Инструкцией документы в отдел делопроизводства.

1.5. Методическое руководство работой с документами и контроль за соблюдением настоящей Инструкции в подразделениях администрации возлагаются на руководителя администрации, начальника отдела делопроизводства. (в ред. распоряжения Правительства Брянской области от 29.05.2017 N 155-рп)

Отдел делопроизводства по мере необходимости проверяет состояние делопроизводства в подразделениях администрации, о результатах проверок информирует их руководителей и докладывает руководителю администрации.

1.6. Подразделения администрации могут использовать в работе не противоречащие настоящей Инструкции методические документы, конкретизирующие отдельные вопросы организации делопроизводства в подразделении администрации.

1.7. Структурные подразделения администрации в соответствии с утвержденными положениями о них могут иметь свои бланки документов, учетно-контрольной документации, печати и штампы. Образцы новых видов бланков документов, печатей и штампов, необходимых для работы подразделения, разрабатываются в подразделении администрации на основе действующих стандартов (ГОСТ Р 6.30-2003) и другой нормативной документации в соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления, утверждаются руководителем подразделения администрации и согласовываются с руководителем администрации и начальником отдела делопроизводства. Заявки на изготовление бланков с указанием количества передаются в хозяйственное управление, а печатей и штампов - в хозяйственное управление и службу секретного делопроизводства отдела специальной документальной связи администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области (далее - отдел специальной документальной связи).

2. Прием, регистрация и направление поступающей корреспонденции