АДМИНИСТРАЦИЯ БРЯНСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 6 июля 2005 года N 374-р
Об инструкции по делопроизводству в администрации Брянской области
(с изменениями на 24 февраля 2014 года)
____________________________________________________________________
Документ утратил силу на основании
распоряжения Правительства Брянской области от 23.01.2017 N 27-рп
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Документ с изменениями, внесенными:
распоряжением администрации Брянской области от 08.09.2005 N 568-р,
распоряжением администрации Брянской области от 14.02.2006 N 101-р,
распоряжением администрации Брянской области от 06.10.2006 N 944-р,
распоряжением администрации Брянской области от 25.10.2006 N 1019-р,
распоряжением администрации Брянской области от 29.11.2006 N 1185-р,
распоряжением администрации Брянской области от 30.07.2007 N 943-р,
распоряжением администрации Брянской области от 13.02.2009 N 63-р,
распоряжением администрации Брянской области от 13.04.2009 N 179-р,
распоряжением администрации Брянской области от 19.06.2009 N 311-р,
распоряжением администрации Брянской области от 09.09.2009 N 485-р,
распоряжением администрации Брянской области от 21.09.2009 N 516-р,
распоряжением администрации Брянской области от 27.11.2009 N 742-р,
распоряжением администрации Брянской области от 18.03.2010 N 171-р,
распоряжением администрации Брянской области от 10.02.2011 N 95-р,
распоряжением администрации Брянской области от 11.03.2011 N 152-р,
распоряжением администрации Брянской области от 10.02.2012 N 112-р,
распоряжением администрации Брянской области от 20.08.2012 N 912-р,
распоряжением администрации Брянской области от 28.02.2013 N 188-р,
распоряжением Правительства Брянской области от 24.12.2013 N 315-рп,
распоряжением Правительства Брянской области от 24.02.2014 N 48-рп.
____________________________________________________________________
1. Инструкция по делопроизводству в администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области утвердить (прилагается). (в ред. распоряжения Правительства Брянской области от 24.12.2013 N 315-рп)
2. Рекомендовать главам райгорадминистраций, муниципальных образований, руководителям структурных подразделений администрации области, управлений, комитетов, департаментов Брянской области внести изменения в действующие инструкции по делопроизводству в соответствии с настоящей Инструкцией.
3. Возложить на работников администрации области персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции по делопроизводству в администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области. (в ред. распоряжения Правительства Брянской области от 24.12.2013 N 315-рп)
4. Признать утратившей силу Инструкцию по делопроизводству, утвержденную распоряжением администрации области от 30.06.1998 N 698-р (в редакции распоряжений администрации области от 29.12.1998 N 1541-р, от 27.12.1999 N 512-р, от 01.08.2000 N 333-р, от 17.04.2002 N 192-р, от 15.11.2002 N 691-р, от 02.02.2004 N 60/1-р, от 18.03.2004 N 204-р).
5. Контроль за исполнением Распоряжения возложить на заместителя Губернатора Брянской области Тимохина И.П. (в ред. распоряжения Правительства Брянской области от 24.12.2013 N 315-рп)
Губернатор
Н.В.Денин
Утверждена
распоряжением администрации
Брянской области
от 6 июля 2005 г. N 374-р
Инструкция
по делопроизводству в администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области
(наименование в ред. распоряжения Правительства Брянской области от 24.12.2013 N 315-рп)
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единую систему организации делопроизводства, порядок работы с документами несекретного характера, основные правила их подготовки и оформления в структурных подразделениях администрации
Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области <*>. (в ред. распоряжения Правительства Брянской области от 24.12.2013 N 315-рп)
--------------------------------
<*> Правила и порядок работы с секретными документами в администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области регламентируются специальной инструкцией. (в ред. распоряжения Правительства Брянской области от 24.12.2013 N 315-рп)
Инструкция разработана в соответствии с законами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, распоряжениями Администрации Президента Российской Федерации, нормативными документами областной Думы и администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области, нормативными требованиями Государственных стандартов Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) <**>, типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации и с учетом опыта организации документационного обеспечения (делопроизводства) в администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области. (в ред. распоряжения Правительства Брянской области от 24.12.2013 N 315-рп)
--------------------------------
<**> ГСДОУ - Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Москва, 1991.
1.2. Настоящая Инструкция ориентирована на использование наряду с традиционными правилами и приемами работы с документами автоматизированных систем учета, регистрации и контроля за прохождением и исполнением документов.
Осуществление программного и технического обеспечения автоматизированных систем возлагается на отдел информационных систем хозяйственного управления. Внедрение новых автоматизированных технологий подготовки и обработки документированной информации должно отвечать требованиям настоящей Инструкции.
1.3. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами, письмами граждан в комитетах, управлениях, отделах, службах и других структурных подразделениях администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области (далее именуются - подразделения администрации) возлагается на их руководителей. (в ред. распоряжения Правительства Брянской области от 24.12.2013 N 315-рп)
Заместители Губернатора, руководители подразделений администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области определяют ответственных за ведение делопроизводства, функции которых устанавливаются должностной инструкцией. Инструкция должна предусматривать выполнение работниками службы делопроизводства следующих основных обязанностей: (в ред. распоряжения Правительства Брянской области от 24.12.2013 N 315-рп)
прием, учет (регистрация) и распределение входящих (поступающих) документов;
учет (регистрация) внутренних документов;
передача документов на рассмотрение руководителю подразделения и после получения соответствующих указаний (резолюций) непосредственно работнику-исполнителю;
учет (регистрация) исходящих (отправляемых) документов, передача их на отправку адресатам (отправка адресатам);
контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов, писем граждан;
организация справочно-информационной работы;
подготовка проекта номенклатуры дел подразделения;
ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, обеспечение их сохранности, передача дел на хранение;
выдача работникам документов и дел, контроль за их возвратом;
сверка наличия документов, находящихся на исполнении у работников;
анализ и информирование руководителя подразделения об исполнении документов и поручений; подготовка предложений по совершенствованию работы с документами;
передача информации (ежедневная) о ходе прохождения и исполнения документов в технологическую базу данных автоматизированной системы САДД "Дело";
обеспечение сохранности базы данных о документах подразделения в системе САДД "Дело";
ознакомление работников с нормативными правовыми актами, распорядительными, информационными и методическими документами по вопросам, относящимся к организации делопроизводства;
консультирование работников, проведение практических занятий по вопросам работы с документами;
подготовка заявок на изготовление печатей и штампов, печатно-бланочной продукции, получение средств организационной техники, канцелярских товаров;
учет печатей, штампов и бланков документов, используемых в подразделении.
1.4. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные настоящей Инструкцией, обязательны для всех работников подразделений, входящих в состав администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области, а также вновь образуемых подразделений администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области. (в ред. распоряжения Правительства Брянской области от 24.12.2013 N 315-рп)
Проекты указов, распоряжений и поручений Губернатора Брянской области, постановлений и распоряжений Правительства Брянской области, приказов администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области, служебных писем, протоколов и иных служебных документов на стадии их подготовки являются конфиденциальными. (в ред. распоряжения Правительства Брянской области от 24.12.2013 N 315-рп)
Работники подразделений администрации несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность служебных документов и содержащейся в них информации. Об утрате документов работники немедленно докладывают руководителю подразделения и сообщают начальнику отдела делопроизводства и протокола. Сведения, содержащиеся в служебных документах, не подлежат разглашению.
Передача документов, их копий из администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области работникам других организаций допускается только с разрешения руководителя аппарата администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области. (в ред. распоряжения Правительства Брянской области от 24.12.2013 N 315-рп)
При обращении с документами, поступившими в администрацию Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области, не разрешается вносить в них правки, делать пометки, работать с ними вне служебных помещений. (в ред. распоряжения Правительства Брянской области от 24.12.2013 N 315-рп)
Взаимодействие со средствами массовой информации, передача им какой-либо служебной информации осуществляется подразделениями администрации, специально на то уполномоченными, или по разрешению (поручению, указанию) Губернатора области, его заместителей.
При уходе в отпуск, выезде в командировку, других случаях временного отсутствия (более 5 дней) работник по указанию руководителя подразделения передает находящиеся у него на исполнении документы другому работнику, при увольнении - сдает числящиеся за ним зарегистрированные в соответствии с настоящей Инструкцией документы в отдел делопроизводства и протокола.
1.5. Методическое руководство работой с документами и контроль за соблюдением настоящей Инструкции в подразделениях администрации возлагаются на руководителя аппарата, начальника отдела делопроизводства и протокола администрации и начальника управления делами Губернатора области.
Отдел государственной службы и государственных наград, отдел кадров и отдел делопроизводства и протокола систематически проверяют состояние делопроизводства в подразделениях администрации, о результатах проверок информируют их руководителей и докладывают руководству администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области. (в ред. распоряжения Правительства Брянской области от 24.12.2013 N 315-рп)
1.6. Подразделения администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области могут использовать в работе не противоречащие настоящей Инструкции методические документы, конкретизирующие отдельные вопросы организации делопроизводства в подразделении. (в ред. распоряжения Правительства Брянской области от 24.12.2013 N 315-рп)
1.7. Структурные подразделения администрации в соответствии с утвержденными положениями о них могут иметь свои бланки документов, учетно-контрольной документации, печати и штампы. Образцы новых видов бланков документов, печатей и штампов, необходимых для работы подразделения, разрабатываются в подразделении на основе действующих стандартов (ГОСТ Р 6.30-2003) и другой нормативной документации в соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), утверждаются руководителем подразделения и согласовываются с заместителем Губернатора - куратором службы, руководителем аппарата и начальником отдела делопроизводства и протокола. Заявки на изготовление бланков с указанием количества передаются в хозяйственное управление администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области, а печатей и штампов - в хозяйственное управление и сектор секретного делопроизводства отдела специальной документальной связи. (в ред. распоряжения Правительства Брянской области от 24.12.2013 N 315-рп)
2. Прием, регистрация и направление поступающей корреспонденции
2.1. Поступающая в администрацию Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области корреспонденция принимается, обрабатывается и регистрируется сектором по работе с корреспонденцией отдела делопроизводства и протокола (далее - канцелярия) в локальной сети администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области с помощью системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "Дело" (далее - САДД "Дело"). (в ред. распоряжения Правительства Брянской области от 24.12.2013 N 315-рп)
Документы, поступившие в нерабочее время (письма, телеграммы, документы, переданные по телефаксу), принимаются дежурным специалистом секретариата Губернатора области. Их поступление фиксируется в специальном журнале. Срочные документы немедленно докладываются Губернатору области или лицу, которому они адресованы. Все поступившие в нерабочее время документы в следующий рабочий день передаются на регистрацию в канцелярию отдела делопроизводства и протокола.
Подразделения администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области, приведенные в перечне (приложение 1), ведут прием, регистрацию и направляют поступающую корреспонденцию в соответствии с нормативными документами, регламентирующими их работу. В случае поступления в канцелярию документов, адресованных приведенным в перечне подразделениям, они передаются для регистрации и работы с ними под роспись в соответствующие подразделения. (в ред. распоряжения Правительства Брянской области от 24.12.2013 N 315-рп)
Абзац исключен на основании распоряжения Правительства Брянской области от 24.12.2013 N 315-рп.
Телефонограммы в адрес Губернатора области принимаются дежурным специалистом секретариата Губернатора области, а в адрес заместителей Губернатора, руководителей подразделений администрации - работниками их приемных.
При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования и оформления документов, целостность вложений.
Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по назначению.
На документе на нижнем поле первого листа проставляются порядковый номер и дата поступления (образец регистрационного штампа - приложение 2).
Не подлежат регистрации поступающие статистические сборники, книги, газеты, журналы и другие периодические издания, рекламные извещения, программы совещаний, конференций, поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты.
Не подлежат регистрации копии нормативно-распорядительных документов органов местного самоуправления области. Поступившие в канцелярию копии учитываются в отдельном журнале и передаются под роспись в управление по работе с территориями и муниципальными образованиями для учета и обобщения.
2.2. При недостаче или повреждении документа составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается в канцелярии, другой приобщается к поступившему документу, третий посылается отправителю. Конверты от поступающих документов, как правило, уничтожаются, кроме тех случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов. Неправильно адресованные или ошибочно вложенные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.
На пакетах с пометкой "Лично" или адресованных общественным организациям проставляются дата поступления и учетный номер; они учитываются по реквизитам, указанным на конверте, и передаются адресатам без вскрытия.
2.3. Корреспонденция, поступившая от юридических лиц и адресованная Губернатору, заместителям Губернатора, регистрируется в день поступления канцелярией отдела делопроизводства в системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "Дело". Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние - в день подписания либо на следующий день. Приложения к документам отдельно не регистрируются.
Информация о зарегистрированных и переадресованных канцелярией документах доступна для просмотра и использования всем пользователям системы САДД "Дело". (п. 2.3 в ред. распоряжения администрации Брянской области от 18.03.2010 N 171-р)
2.4. Распределение поступающей корреспонденции осуществляется канцелярией в соответствии с распределением обязанностей между Губернатором Брянской области, вице-губернатором Брянской области и заместителями Губернатора Брянской области, а также с учетом сфер деятельности курируемых ими подразделений администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области и органов исполнительной власти Брянской области. (в ред. распоряжения Правительства Брянской области от 24.12.2013 N 315-рп)
Если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы или поступившее обращение является повторным, то копии материалов предыдущего обращения и упоминаемых документов приобщаются к повторному обращению.
Корреспонденция, адресованная Губернатору, поступившая в канцелярию до 15.00 (в том числе от служб вице-губернатора, заместителей Губернатора, исполнительных органов власти области), передается в отдел по обеспечению деятельности Губернатора в 16.00, поступившая после 15.00 получается помощником Губернатора на следующий день. Весьма срочные и срочные документы передаются немедленно.
Документы, адресованные вице-губернатору, заместителям Губернатора, структурным подразделениям администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области, регистрируются и распределяются по папкам соответствующих служб в день их поступления. При этом помощникам вице-губернатора, заместителей Губернатора необходимо не реже трех раз в день изымать из своей папки поступившую корреспонденцию. О поступлении срочных и весьма срочных документов сотрудники канцелярии уведомляют немедленно. (в ред. распоряжения Правительства Брянской области от 24.12.2013 N 315-рп)
