Министерство юстиции Российской Федерации
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ИСПОЛНЕНИЯ НАКАЗАНИЙ

ПРИКАЗ

от 10 августа 2011 года N 464

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе исполнения наказаний

(с изменениями на 13 октября 2023 года)

___________________________________________________________
Документ не нуждается в госрегистрации
Министерства юстиции Российской Федерации. -
Письмо Минюста России от 07.10.2011 N 01/71934-ВЕ.
______________________________________________________________

В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 13.10.2004 N 1314 "Вопросы Федеральной службы исполнения наказаний" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 42, ст.4109; 2005, N 29, ст.3037, N 49, ст.5204; 2007, N 11, ст.1283; 2008, N 18, ст.2009, N 43, ст.4921, N 47, ст.5431; 2010, N 4, ст.368, N 19, ст.2300, N 20, ст.2435; 2012, N 14, ст.1615; 2013, N 26, ст.3314), постановлениями Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст.3060; 2011, N 37, ст.5263) и от 28.07.2005 N 452 "О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст.3233; 2007, N 43, ст.5201; 2008, N 9, ст.852, N 14, ст.1413, N 46, ст.5337; 2009, N 12, ст.1443, N 19, ст.2346, N 25, ст.3060, N 47, ст.5675, N 49 (ч.2), ст.5970; 2010, N 9, ст.964, N 22, ст.2776, N 40, ст.5072; 2011, N 15, ст.2131, N 34, ст.4986, N 35, ст.5092; 2012, N 37, ст.4996, N 38, ст.5102, N 53 (ч.2), ст.7958; 2013, N 13, ст.1575)

(Преамбула в редакции, введенной в действие приказом ФСИН России от 28 августа 2013 года N 494. - См. предыдущую редакцию)

приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Федеральной службе исполнения наказаний (далее - Инструкция).

2. Начальникам структурных подразделений ФСИН России обеспечить исполнение Инструкции сотрудниками и федеральными государственными гражданскими служащими ФСИН России.

3. Пункт утратил силу - приказ ФСИН России от 13 октября 2023 года N 670. - См. предыдущую редакцию.

Директор
генерал-полковник
внутренней службы
А.А.Реймер

УТВЕРЖДЕНА
приказом Федеральной службы
исполнения наказаний
от 10 августа 2011 года N 464

     
Инструкция по делопроизводству в Федеральной службе исполнения наказаний

(с изменениями на 13 октября 2023 года)

I. Общие положения

1. Инструкция по делопроизводству в Федеральной службе исполнения наказаний (далее - Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Федеральной службы исполнения наказаний (далее - ФСИН России) документов, совершенствования делопроизводства в ФСИН России, повышения его эффективности и устанавливает обязательные для всех сотрудников и федеральных государственных гражданских служащих ФСИН России (далее - работники) правила документирования и порядок документооборота.

2. Пункт утратил силу - приказ ФСИН России от 13 октября 2023 года N 670. - См. предыдущую редакцию.

3. Работа с секретными документами, шифртелеграммами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа в ФСИН России осуществляются в соответствии со специальными инструкциями.

4. Особенности работы по рассмотрению обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства (далее - граждане) регламентируются Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст.2060; 2010, N 31, ст.4196; 2012, N 31, ст.4470) и приказом ФСИН России от 14.08.2020 N 555 "Об утверждении Регламента Федеральной службы исполнения наказаний" (зарегистрирован Минюстом России 05.10.2020, регистрационный N 60221) с изменениями, внесенными приказом ФСИН России от 17.04.2023 N 223 (зарегистрирован Минюстом России 22.05.2023, регистрационный N 73388) (далее - Регламент ФСИН России).

(Пункт в редакции, введенной в действие приказом ФСИН России от 7 марта 2012 года N 150; в редакции, введенной в действие приказом ФСИН России от 28 августа 2013 года N 494; в редакции, введенной в действие приказом ФСИН России от 13 октября 2023 года N 670. - См. предыдущую редакцию)

5. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий. Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в ФСИН России, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции.

6. Регистрация, контроль поручений, работа с обращениями граждан и другие процедуры документооборота осуществляются в ФСИН России с применением автоматизированной системы обработки документов в соответствии с Инструкцией.

7. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

8. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, обработку входящей, исходящей корреспонденции, обращений граждан, в том числе обращений, принятых на личном приеме, а также организационно-распорядительных документов по основной деятельности, редактирование проектов приказов, распоряжений, служебных писем, контроль за сроками исполнения обращений граждан и отдельных документов (поручений), поставленных на контроль в соответствии с решением директора ФСИН России (лица, временно исполняющего его обязанности) и (или) начальника Управления делами ФСИН России, комплектование архивных фондов и другие функции делопроизводства в ФСИН России, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях ФСИН России (далее - структурные подразделения) осуществляет управление делами ФСИН России в соответствии с положением о нем и должностными регламентами (инструкциями) ее работников.

(Пункт в редакции, введенной в действие приказом ФСИН России от 28 августа 2013 года N 494; в редакции, введенной в действие с 1 октября 2020 года приказом ФСИН России от 25 августа 2020 года N 585. - См. предыдущую редакцию)

9. Ведение делопроизводства в структурных подразделениях осуществляется работником, ответственным за ведение делопроизводства.

10. Контроль за соблюдением установленных Инструкцией правил документирования и документооборота, в том числе порядка работы с обращениями граждан, а также обеспечением сохранности служебных документов в структурных подразделениях возлагается на их руководителей.

11. При смене руководителя структурного подразделения создается комиссия, которая обеспечивает прием и передачу дел, оформляемые актом, утверждаемым директором ФСИН России (лицом, временно исполняющим его обязанности), первым заместителем директора ФСИН России, заместителями директора ФСИН России в соответствии с распределением обязанностей.

(Пункт в редакции, введенной в действие приказом ФСИН России от 28 августа 2013 года N 494. - См. предыдущую редакцию)

12. Работники структурных подразделений несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции.

13. Каждый работник должен быть ознакомлен с Инструкцией под роспись.

14. О неисправимом повреждении, утрате документов и случаях нарушения правил работы с ними, установленных Инструкцией, работник обязан сообщить руководителю структурного подразделения. На основании полученной информации в установленном порядке проводится служебная проверка.

15. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения, перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении, или другому работнику по указанию руководителя структурного подразделения. При увольнении или перемещении по службе работника передача документов и дел осуществляется по акту, который составляется в произвольной форме.

(Абзац в редакции, введенной в действие приказом ФСИН России от 28 августа 2013 года N 494. - См. предыдущую редакцию)

В этих случаях работник, получивший на исполнение контрольный или иной зарегистрированный в ФСИН России документ, обязан сообщить об изменении исполнителя в управление делами ФСИН России и структурное подразделение, на которое возложены функции по осуществлению контроля за исполнением документов (поручений).

(Абзац в редакции, введенной в действие с 1 октября 2020 года приказом ФСИН России от 25 августа 2020 года N 585. - См. предыдущую редакцию)

16. Официальное делопроизводство в ФСИН России ведется на русском языке - государственном языке Российской Федерации.

17. Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов в другие учреждения, органы и организации, не входящие в уголовно-исполнительную систему (далее - УИС), допускается только с разрешения директора ФСИН России.

18. Публикация служебной переписки в средствах массовой информации допускается только с разрешения директора ФСИН России.

19. Управление делами ФСИН России регулярно проверяет состояние работы с документами, а также организацию и ведение делопроизводства в структурных подразделениях, учреждениях, непосредственно подчиненных ФСИН России, не реже чем один раз в три года, территориальных органах ФСИН России и подведомственных им учреждениях не реже одного раза в пять лет и оказывает им соответствующую практическую и методическую помощь.

Докладные записки, акты, справки о результатах проверок направляются руководителям проверенных структурных подразделений, учреждений и органов УИС.

20. Для проверки состояния делопроизводства и архивного дела в учреждениях и органах УИС управлением делами ФСИН России могут привлекаться работники служб делопроизводства учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России, и территориальных органов ФСИН России.

(Пункт в редакции, введенной в действие приказом ФСИН России от 13 октября 2023 года N 670. - См. предыдущую редакцию)

21. В ФСИН России контроль за организацией и ведением делопроизводства, его состоянием, соблюдением установленных правил работы с документами и обращениями граждан, сроками исполнения обращений граждан и отдельных документов (поручений), поставленных на контроль в соответствии с решением директора ФСИН России (лица, временно исполняющего его обязанности) и (или) начальника Управления делами ФСИН России, возлагается на управление делами ФСИН России.

(Пункт в редакции, введенной в действие с 1 октября 2020 года приказом ФСИН России от 25 августа 2020 года N 585. - См. предыдущую редакцию)     

II. Основные понятия

22. В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:

"документирование" - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

"документооборот" - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

"документ" - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот ФСИН России;

"копия документа" - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

"подлинник документа" - первый или единственный экземпляр документа;

"реквизит документа" - обязательный элемент оформления документа;

"регистрация документа" - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

"делопроизводство" - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в ФСИН России;

"служба делопроизводства" - структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также работники, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях;

"дело" - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности ФСИН России;

"номенклатура дел" - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в ФСИН России, с указанием сроков их хранения;

"экспертиза ценности документов" - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

"электронный документ" - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-коммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

"электронное сообщение" - информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети;

"электронная подпись" - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

"электронный образ документа" - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

(Абзац дополнительно включен приказом ФСИН России от 7 марта 2012 года N 150)

"сканирование документа" - получение электронного образа документа;

(Абзац дополнительно включен приказом ФСИН России от 7 марта 2012 года N 150)

"система электронного документооборота" - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

(Абзац дополнительно включен приказом ФСИН России от 7 марта 2012 года N 150)

"электронный документооборот" - документооборот с применением информационной системы.

(Абзац дополнительно включен приказом ФСИН России от 7 марта 2012 года N 150)

"автор документа" - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

(Абзац дополнительно включен приказом ФСИН России от 28 августа 2013 года N 494)

"вид документа" - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

(Абзац дополнительно включен приказом ФСИН России от 28 августа 2013 года N 494)

"оформление документа" - проставление необходимых реквизитов документа, установленных правилами документирования;