ПРАВИТЕЛЬСТВО САНКТ-ПЕТЕРБУРГА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 30 декабря 2013 года N 1102

О работе исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга и государственных учреждений Санкт-Петербурга по переходу на электронный документооборот

(с изменениями на 4 октября 2024 года)

В целях поэтапного перехода исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга и подведомственных им государственных учреждений Санкт-Петербурга (далее - учреждения) на электронный документооборот Правительство Санкт-Петербурга

постановляет:

1. Утвердить Порядок работы с электронными документами в электронном документообороте исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга и подведомственных им государственных учреждений Санкт-Петербурга, согласно приложению N 1.

2. Утвердить Примерный перечень видов управленческих документов, создание, хранение, использование которых в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга и подведомственных им государственных учреждениях Санкт-Петербурга осуществляется в форме электронных документов (далее - Перечень), согласно приложению N 2.

3. Установить, что Администрация Губернатора Санкт-Петербурга осуществляет координацию деятельности исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга и учреждений по организации работы с электронными документами в электронном документообороте и регламентирует особенности электронного документооборота между исполнительными органами государственной власти Санкт-Петербурга, учреждениями и Администрацией Губернатора Санкт-Петербурга.

4. Администрации Губернатора Санкт-Петербурга в двухмесячный срок по согласованию с Комитетом по информатизации и связи разработать и утвердить:

4.1. Регламент применения электронной подписи в электронном документообороте исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга и учреждений.

4.2. Положение о Реестре уполномоченных лиц исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга и учреждений, использующих электронную подпись в электронном документообороте.

4.3. Положение о ведении общегородского классификатора должностных лиц исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга и учреждений.

5. Комитету по информатизации и связи в трехмесячный срок разработать и представить на рассмотрение Правительства Санкт-Петербурга положение о единой системе электронного документооборота и делопроизводства исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга, предусмотрев регламентирование обмена электронными документами в электронном документообороте, правила визуального отображения электронных документов, подписанных электронной подписью, интеграцию с информационно-технологической системой Комитета по управлению городским имуществом.

6. Архивному комитету Санкт-Петербурга в месячный срок подготовить и направить в исполнительные органы государственной власти Санкт-Петербурга методические разъяснения по применению Перечня.

7. Исполнительным органам государственной власти Санкт-Петербурга после выполнения пункта 6 постановления:

7.1. В месячный срок разработать, согласовать с Архивным комитетом Санкт-Петербурга и утвердить перечни видов управленческих документов, создание, хранение, использование которых при организации внутреннего документооборота исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга осуществляется в электронном виде.

7.2. В трехмесячный срок привести свои правовые акты в соответствие с постановлением.

8. Внести изменение в Типовую инструкцию по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга, утвержденную распоряжением Правительства Санкт-Петербурга от 30.07.2004 N 76-рп "Об организации делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга", дополнив ее пунктом 1.11 следующего содержания:

"1.11. Организация электронного документооборота и делопроизводства, не урегулированная Инструкцией, осуществляется в соответствии с правовыми актами Правительства Санкт-Петербурга".

9. Признать утратившим силу распоряжение Правительства Санкт-Петербурга от 04.10.2010 N 92-рп "О подготовке к организации межведомственного электронного документооборота в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга".

10. Контроль за выполнением постановления возложить на вице-губернатора Санкт-Петербурга - руководителя Администрации Губернатора Санкт-Петербурга Дивинского И.Б.

Губернатор Санкт-Петербурга
Г.С.Полтавченко

Внесен в Реестр
нормативных правовых актов
Санкт-Петербурга

20 января 2014 года

Регистрационный N 16010

Приложение N 1
к постановлению Правительства
Санкт-Петербурга
от 30.12.2013 N 1102

     
Порядок
работы с электронными документами в электронном документообороте исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга и подведомственных им государственных учреждений Санкт-Петербурга

(с изменениями на 4 октября 2024 года)

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок устанавливает особенности работы с электронными документами, обмена электронными документами между исполнительными органами государственной власти Санкт-Петербурга (далее - ИОГВ), подведомственными им государственными учреждениями Санкт-Петербурга (далее - учреждения), в том числе с использованием электронной подписи, а также контрольно-аналитической деятельности в ИОГВ, за исключением работы с электронными документами, особенности которой установлены иными правовыми актами Правительства Санкт-Петербурга.

(Пункт в редакции, введенной в действие с 21 октября 2024 года постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 4 октября 2024 года N 870. - См. предыдщуую редакцию)

1.2. Переход на электронный документооборот осуществляется в целях оптимизации работы с документами и повышения эффективности государственного управления.

1.3. Термины, используемые в настоящем Порядке:

бумажная копия электронного документа - документ, полученный посредством распечатки электронного документа и заверенный уполномоченным лицом;

верификация - проверка, в том числе визуальная, соответствия электронной копии документа его подлиннику, исполненному на бумажном носителе;

вложение - любой объект в виде файла, прикрепленный к электронной карточке документа. Как правило, в виде вложения передаются отсканированные копии оригиналов документов. Вложением также является набор файлов или ссылок на них в электронной карточке документа в системе электронного документооборота;

входящий документ - документ, поступивший в ИОГВ, учреждения;

делопроизводственные службы - структурные подразделения ИОГВ и учреждений, осуществляющие документационное обеспечение их деятельности, а в случае отсутствия в ИОГВ и учреждениях соответствующих структурных подразделений определенные в установленном порядке должностные лица ИОГВ и работники учреждений;

движение документа - передача документа от руководителя к исполнителю (исполнителям) в соответствии с резолюцией (поручением);

дело - совокупность документов (отдельный документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности ИОГВ, учреждения;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;

документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

документооборот - движение документов после их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

документопоток - поток документов одного типа между пунктами обработки и создания информации (руководителями ИОГВ и учреждений и их структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов;

доступ к информации - возможность получения информации и ее использования;

единая система электронного документооборота и делопроизводства Санкт-Петербурга (далее - ЕСЭДД) - система электронного документооборота, созданная в соответствии с приказом губернатора Санкт-Петербурга от 24.03.1999 N 25-п в ИОГВ, учреждениях и реализующая единые требования к организации делопроизводства с использованием информационных технологий;

система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая включение документов в указанную систему, их обработку, управление документами и доступ к ним;

исходящий документ - документ, отправляемый из ИОГВ, учреждения;

контроль исполнения 1-го уровня - совокупность действий, направленных на обеспечение своевременного исполнения поручений, а также обеспечивающих получение аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений и сотрудников ИОГВ и учреждений;

контроль исполнения 2-го уровня - деятельность соответствующих структурных подразделений ИОГВ по контролю фактического исполнения, фиксации и оценке хода исполнения поручений, а также контролю состояния исполнительской дисциплины при выполнении поручений, содержащихся во всех видах документов и требующих отчета ответственных исполнителей;

контролер - должностное лицо, указанное в правовом акте или иным образом уполномоченное осуществлять контроль исполнения поручений по срокам, качеству и по существу;

контрольная карта поручения - набор реквизитов поручения, отражающих ход исполнения поручения и оценку его состояния, хранящийся в базе данных, относящийся к документу и используемый для осуществления контрольно-аналитических функций;

координатор - должностное лицо, являющееся контролером, на которого возложены обязанности по координации работ по исполнению правового и организационного акта, а также подготовке сводной информации и отчета об исполнении поручений, содержащихся в правовом и организационном акте, Губернатору Санкт-Петербурга;

куратор - должностное лицо Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, на которого возложены обязанности по фиксации и оценке хода исполнения поручений, поставленных на централизованный контроль;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в ИОГВ, с указанием сроков их хранения;

ответственный исполнитель - исполнитель, указанный в поручении первым или иным образом назначенный ответственным, на которого возложены обязанности по непосредственному исполнению поручения, координации работ соисполнителей, а также подготовке сводной информации и направлению отчета об исполнении в адрес должностного лица, давшего поручение;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

пользователи ЕСЭДД - руководители ИОГВ, их заместители, государственные гражданские служащие Санкт-Петербурга, руководители учреждений, их заместители, работники учреждений, имеющие доступ к электронному документообороту ИОГВ и учреждений;

поручение - оформленное в письменном виде задание исполнителю. Поручение может содержаться как в резолюции к документу, так и в тексте документа. Поручения подразделяются на контрольные (подлежащие исполнению в установленные сроки) и учетные (для учета в работе);

регистрация документа - запись учетных данных о документе в базу данных ЕСЭДД по установленной форме, фиксирующей факт его создания или получения (реквизиты, уникальный номер документа, штрих-код, текст документа);

регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации;

резолюция - реквизит, состоящий из надписи на документе (на отдельном листе, прилагаемом к документу, и в соответствующем поле регистрационной карточки документа), сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение (поручение);

служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности ИОГВ или учреждения;

соисполнитель - исполнитель, на которого возложены обязанность по исполнению поручения в части, его касающейся, а также по подготовке и представлению информации в адрес ответственного исполнителя;

срок исполнения - срок, отведенный для исполнения поручения, установленный нормативным или правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией;

участники электронного документооборота ИОГВ и учреждений - ИОГВ, учреждения, имеющие доступ к ЕСЭДД;

централизованный контроль - деятельность структурных подразделений Администрации Губернатора Санкт-Петербурга по контролю фактического исполнения, фиксации и оценке хода исполнения поручения, а также состояния исполнительской дисциплины при выполнении поручений Губернатора Санкт-Петербурга и Правительства Санкт-Петербурга, содержащихся во всех видах документов и требующих отчета ответственных исполнителей (координаторов);

электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, т.е. в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах, состоящая из текста документа и набора присущих ему реквизитов;

электронный документооборот ИОГВ и учреждений (далее - ЭДО) - документооборот с применением информационных систем;

электронная карточка документа - набор всех реквизитов, присущих документу, хранящийся в базе данных и относящийся к документу, предназначенный для его однозначной идентификации и отражения движения между участниками и пользователями ЭДО;

электронная копия (образ) документа - электронный документ, полученный путем сканирования документа, подписанного уполномоченным должностным лицом на бумажном носителе, сохраненный в установленном формате;

электронная подпись (далее - ЭП) - информация в электронной форме, которая присоединена к подписываемой информации в электронной форме или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

Иные понятия и термины используются в значениях, определенных действующим законодательством.

1.4. Настоящий порядок в целом либо его отдельные положения действуют до принятия и вступления в силу соответствующих федеральных законодательных и иных нормативных правовых актов, устанавливающих порядок работы и обмен электронными документами в органах государственной власти Российской Федерации.

1.5. Настоящий порядок не распространяется на организацию работы с документами для служебного пользования, а также с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.6. Порядок работы с электронными документами (электронными копиями документов), участвующими во внутреннем документообороте ИОГВ (учреждения), устанавливается самим ИОГВ (учреждением) с учетом инструкций по делопроизводству и положений настоящего Порядка.

2. Организация работы участников ЭДО с электронными документами, подписанными ЭП

2.1. Документы, поступившие в ИОГВ, учреждения на бумажном носителе и не имеющие электронного вида, должны сканироваться, их электронные копии вместе с электронной карточкой документа помещаются в ЕСЭДД. Последующая работа с ними производится в электронном виде.