1.1. Инструкция по делопроизводству в Администрации города Смоленска (далее - Инструкция) устанавливает единые требования к правилам создания документов, технологий работы с ними, организации текущего хранения документов и подготовки к передаче их в архивный отдел Администрации города Смоленска (далее - архивный отдел) (кроме секретного делопроизводства и документов для служебного пользования).
1.2. Правовой основой Инструкции являются Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Приказы Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях", Росархива от 22.05.2019 N 71 "Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления", от 20.12.2019 N 236 "Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения", Регламент Администрации города Смоленска, утвержденный распоряжением Администрации города Смоленска от 02.12.2015 N 27-р/адм "О Регламенте Администрации города Смоленска".
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, контроль сроков исполнения, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий.
1.4. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами в Администрации города Смоленска (далее - Администрация) осуществляет Управление делами Администрации (далее - Управление делами).
1.5. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение требований Инструкции в структурных подразделениях Администрации (далее - структурные подразделения) возлагается на их руководителей.
Руководитель структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении (далее - делопроизводитель подразделения).
Права и обязанности делопроизводителя подразделения закрепляются в его должностной инструкции.
1.6. Ведение делопроизводства в Администрации осуществляется:
в Управлении делами - формирование сводной номенклатуры дел иных структурных подразделений Администрации; учет, движение документов до структурного подразделения; контроль сроков исполнения документов; учет и отправка исходящей корреспонденции за подписью Главы города Смоленска (далее - Глава города) и его заместителей, за исключением писем-ответов;
(в ред. распоряжения Администрации города Смоленска от 02.12.2022 N 255-р/адм)
в структурных подразделениях - разработка и ведение номенклатуры дел структурного подразделения; учет, движение документов до исполнителя; контроль полноты, качества и сроков исполнения документов; учет и отправка исходящей корреспонденции, создаваемой в структурном подразделении, в том числе за подписью Главы города и его заместителей, в случае подготовки писем-ответов; формирование дел и их текущее хранение.
1.7. На период отпуска, командировки, в случае увольнения и перемещения (перевода) работники структурных подразделений обязаны передать все находящиеся у них на исполнении документы делопроизводителю подразделения или иному работнику по указанию руководителя структурного подразделения с соответствующей отметкой в учетных формах, а дела, полученные во временное пользование из архива государственного органа, органа местного самоуправления, возвращены в архив.
При смене делопроизводителя подразделения составляется акт приема-передачи документов и дел.
1.8. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Передача служебных документов, их копий сторонним организациям и иным лицам допускается только с разрешения заместителя Главы города - руководителя Аппарата.