1.1. Инструкция по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области (далее именуется - Инструкция) разработана в целях совершенствования делопроизводства аппарата Губернатора Волгоградской области и повышения его эффективности и устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в результате деятельности аппарата Губернатора Волгоградской области документов.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, Волгоградской области в сфере информации и архивного дела, в том числе в соответствии с приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. N 71 "Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления", постановлением Правительства Волгоградской области от 26 февраля 2013 г. N 78-п "Об утверждении Положения о межведомственном электронном (безбумажном) документообороте в органах исполнительной власти Волгоградской области", постановлениями Губернатора Волгоградской области от 17 апреля 2015 г. N 334 "Об автоматизированной системе обработки конфиденциальной информации Волгоградской области", от 29 декабря 2016 г. N 1024 "Об утверждении Положения об управлении делами Администрации Волгоградской области" и иными правовыми актами, регулирующими деятельность в сфере делопроизводства и документооборота.
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, которые осуществляются с помощью информационных технологий.
Делопроизводство аппарата Губернатора Волгоградской области независимо от типа носителя документированной информации ведется с использованием единой автоматизированной системы электронного документооборота (далее именуется - АСЭД), предназначенной для осуществления межведомственного документооборота.
1.4. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
Особенности работы с документами, содержащими сведения конфиденциального характера (сведения о персональных данных гражданина, сведения, составляющие служебную тайну, сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами), могут регулироваться специальными правовыми актами.
1.5. Служебные документы, содержащие сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с действующим законодательством, подлежат оформлению в соответствии с постановлением Губернатора Волгоградской области от 29 мая 2013 г. N 503 "Об утверждении Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в органах исполнительной власти Волгоградской области".
1.6. При работе с бухгалтерской, научно-технической, процессуальной и другой специальной документацией требования Инструкции применяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
1.7. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами аппарата Губернатора Волгоградской области осуществляет отдел организационной работы, контроля и делопроизводства управления делами Администрации Волгоградской области (далее именуется - Отдел организационной работы, контроля и делопроизводства).
(в ред. постановления Губернатора Волгоградской области от 03.08.2023 N 390)
1.8. Ведение делопроизводства в структурных подразделениях аппарата Губернатора Волгоградской области (далее именуются - структурные подразделения аппарата) осуществляется работниками, совмещающими выполнение делопроизводственных обязанностей с другими функциональными обязанностями.
1.9. Работники аппарата Губернатора Волгоградской области несут установленную законодательством ответственность за несоблюдение требований Инструкции.
1.10. В случае ухода в отпуск, убытия в командировку, перевода (перемещения) на иную должность или увольнения работники обязаны передать по акту все находящиеся у них служебные документы работнику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении аппарата, или другому работнику по указанию руководителя структурного подразделения аппарата.
1.11. При утрате документов проводится служебная проверка.