ГУБЕРНАТОР ЗАБАЙКАЛЬСКОГО КРАЯ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 29 августа 2019 года N 412-р
О внесении изменений в инструкцию по делопроизводству в Правительстве Забайкальского края
В соответствии с Регламентом Правительства Забайкальского края, утвержденным постановлением Губернатора Забайкальского края от 16 ноября 2016 года N 87, в целях приведения правовой базы Забайкальского края в области делопроизводства в соответствие с действующим законодательством:
1. Утвердить прилагаемые изменения в Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Забайкальского края, утвержденную распоряжением Губернатора Забайкальского края от 2 мая 2017 года N 190-р.
2. Исполнительным органам государственной власти Забайкальского края внести изменения в инструкции по делопроизводству.
3. Рекомендовать органам местного самоуправления муниципальных образований Забайкальского края принять муниципальные правовые акты, регулирующие вопросы делопроизводства в органах местного самоуправления муниципальных образований Забайкальского края.
4. Признать утратившими силу распоряжения Губернатора Забайкальского края:
1) от 25 декабря 2018 года N 515-р "О письмах Губернатора Забайкальского края";
2) от 24 января 2019 года N 9-р "О внесении изменения в пункт 1 распоряжения Губернатора Забайкальского края от 25 декабря 2018 года N 515-р "О письмах Губернатора Забайкальского края".
Исполняющий обязанности
первого заместителя председателя
Правительства Забайкальского края
М.Ф.МИРХАЙДАРОВ
Утверждены
распоряжением Губернатора
Забайкальского края
от 29 августа 2019 г. N 412-р
ИЗМЕНЕНИЯ, КОТОРЫЕ ВНОСЯТСЯ В ИНСТРУКЦИЮ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ПРАВИТЕЛЬСТВЕ ЗАБАЙКАЛЬСКОГО КРАЯ, УТВЕРЖДЕННУЮ РАСПОРЯЖЕНИЕМ ГУБЕРНАТОРА ЗАБАЙКАЛЬСКОГО КРАЯ ОТ 2 МАЯ 2017 ГОДА N 190-Р
Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Забайкальского края, утвержденную указанным распоряжением, изложить в следующей редакции:
"Утверждена
распоряжением Губернатора
Забайкальского края
от 2 мая 2017 г. N 190-р
(в редакции распоряжения Губернатора
Забайкальского края
от 29 августа 2019 г. N 412-р)
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ПРАВИТЕЛЬСТВЕ ЗАБАЙКАЛЬСКОГО КРАЯ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Инструкция по делопроизводству в Правительстве Забайкальского края устанавливает единую систему делопроизводства и документооборота, документационного обеспечения деятельности Губернатора Забайкальского края (далее также - Губернатор края), создания и оформления документов, порядок работы с документами в Правительстве Забайкальского края (далее также - Правительство края).
2. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 года N 76, приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях", ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденным приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 года N 2004-ст (далее - ГОСТ Р 7.0.97-2016), Уставом Забайкальского края, Регламентом Правительства Забайкальского края, утвержденным постановлением Губернатора Забайкальского края от 16 ноября 2016 года N 87 (далее - Регламент Правительства края), иными нормативными правовыми актами Забайкальского края.
3. В целях автоматизации делопроизводства в Правительстве края используется государственная информационная система Забайкальского края "Электронный документооборот в исполнительных органах государственной власти Забайкальского края" (далее - СЭД). Правила работы в СЭД определяются Порядком работы в государственной информационной системе Забайкальского края "Электронный документооборот в исполнительных органах государственной власти Забайкальского края", утвержденным постановлением Правительства Забайкальского края от 27 мая 2014 года N 308, Положением о государственной информационной системе Забайкальского края "Электронный документооборот в исполнительных органах государственной власти Забайкальского края", утвержденным постановлением Правительства Забайкальского края от 1 февраля 2016 года N 54.
4. Требования настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с помощью информационных технологий. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки информации, содержащейся в документах, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции. Внедрение и сопровождение информационных технологий в работе с электронными документами производится во взаимодействии с Министерством жилищно-коммунального хозяйства, энергетики, цифровизации и связи Забайкальского края.
5. Положения настоящей Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Работа с секретными документами регламентируется Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 5 января 2004 года N 3-1, и проводится в помещениях, оборудованных соответствующим образом.
6. Работа с документами с пометкой "Для служебного пользования" (далее также - "ДСП") определяется Положением о порядке обращения со сведениями конфиденциального характера в исполнительных органах государственной власти Забайкальского края, утвержденным распоряжением Губернатора Забайкальского края от 26 мая 2010 года N 266-р "Об утверждении Положения о порядке обращения с конфиденциальной информацией в исполнительных органах государственной власти Забайкальского края".
7. Требования настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с бухгалтерской и другой специальной документацией лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки к передаче документов на архивное хранение.
8. Методическое руководство организацией, ведением и совершенствованием делопроизводства на основе единой политики в Правительстве края, а также контроль за соблюдением требований Инструкции осуществляются Администрацией Губернатора Забайкальского края (далее также - Администрация Губернатора края). Инструктивные материалы Администрации Губернатора края по вопросам организации и совершенствования работы с документами, устранения выявленных недостатков и нарушений в делопроизводстве обязательны для исполнения во всех исполнительных органах государственной власти Забайкальского края (далее - исполнительные органы власти).
9. Ответственность за обеспечение внедрения и эксплуатации технологической инфраструктуры, информационной безопасности электронного документооборота возлагается на Министерство жилищно-коммунального хозяйства, энергетики, цифровизации и связи Забайкальского края. Инструктивные материалы Министерства жилищно-коммунального хозяйства, энергетики, цифровизации и связи Забайкальского края по вышеуказанным вопросам обязательны для исполнения во всех исполнительных органах власти.
10. Выполнение требований настоящей Инструкции обязательно для всех работников и государственных гражданских служащих (далее - работники) исполнительных органов власти. Работники, ответственные за делопроизводство в исполнительных органах власти, обеспечивают его организацию и ведение в соответствии с настоящей Инструкцией, знакомят других работников исполнительных органов власти, в том числе вновь принятых, с требованиями настоящей Инструкции.
11. Работники исполнительных органов власти несут установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции, а также разглашение содержания и передачу служебных документов, их копий и проектов без разрешения руководителя соответствующего исполнительного органа власти.
12. В целях сохранности и своевременного исполнения документов при освобождении работника от должности, нахождении его в отпуске, в том числе в учебном, а также в случае его временного отсутствия по иным уважительным причинам все находящиеся у него на исполнении служебные документы по указанию соответствующего руководителя передаются другому работнику.
13. Не допускается работа с подлинными экземплярами документов вне служебных помещений. С содержанием проектов документов, документов и резолюций к ним могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их созданию, оформлению, исполнению, контролю и хранению. Сведения, содержащиеся в служебных документах, могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с документами.
14. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Взаимодействие со средствами массовой информации, передача сторонним организациям какой-либо информации или документов и их копий допускаются только с разрешения руководителя структурного подразделения Администрации Губернатора края или иного уполномоченного им лица.
15. При утрате служебных документов работник, ответственный за делопроизводство, информирует руководителя исполнительного органа власти, после чего организуется розыск служебных документов.
Если розыск служебных документов не дает результата, составляется акт, в котором указываются данные утраченных документов, а также обстоятельства, при которых произошла утрата, после чего принимаются меры по замещению данных документов заверенными копиями документов.
2. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ
16. В настоящей Инструкции используются следующие термины и определения:
1) делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в исполнительных органах власти;
2) документационное обеспечение - деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами;
3) управление документами - деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации;
4) документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
5) документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот исполнительного органа власти;
6) электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронно-вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;
7) документ в электронном виде - электронный документ, содержащий образ (оцифрованное изображение) документа, полученный с применением технических средств;
8) подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
9) копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
10) заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость;
11) выписка из документа - копия части документа, заверенная в установленном порядке;
12) электронная копия документа - копия документа, созданная в электронной форме;
13) сканирование документа - получение электронной копии;
14) простая электронная подпись - электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.
Ключ простой электронной подписи - пара логин/пароль, выданная пользователю СЭД для входа в систему;
15) усиленная квалифицированная электронная подпись - электронная подпись, которая соответствует следующим признакам:
получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;
