1. Положение об архиве Департамента труда и социальной защиты населения города Севастополя (далее - Положение об архиве) разработано в соответствии с Примерным положением об архиве организации, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 N 42.
2. Архив Департамента труда и социальной защиты населения города Севастополя (далее - архив Департамента) создается с целью обеспечения хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности Департамента труда и социальной защиты населения города Севастополя (далее - Департамент), а также подготовки документов к передаче на постоянное хранение в Государственное казенное учреждение "Архив города Севастополя" (далее - ГКУ "Архив города Севастополя").
Ответственность за организацию работы архива Департамента, взаимодействие с Управлением архивным делом в городе Севастополе Департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя, Государственным казенным учреждением "Архив города Севастополя" возлагается на Управление административно-кадровой работы Департамента.
Ответственность за хранение, комплектование, учет, использование архивных документов Департамента и их подготовку к передаче на хранение в ГКУ "Архив города Севастополя" возлагается на должностных лиц отдела организационной работы Управления административно-кадровой работы Департамента, определенных приказом директора Департамента.
(в ред. Приказа Департамента труда и социальной защиты населения г. Севастополя от 27.10.2020 N 359)
3. Для хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Департаменте определяются помещения, которые должны отвечать условиям обеспечения сохранности документов и требованиям к пожарной безопасности.
Помещения, определенные для хранения архивных документов Департамента, оборудуются стеллажами, запирающимися шкафами, рабочим столом для работы уполномоченных сотрудников с документами и делами, средствами пожаротушения.
Перечень помещений для хранения архивных документов определяется приказом директора Департамента.
4. Положение об архиве Департамента рассматривается на заседании экспертной комиссии Департамента и согласовывается Центральной экспертно-проверочной комиссией Управления архивным делом в городе Севастополе Департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя (далее - ЦЭПК Управления архивным делом в городе Севастополе).
Положение об архиве утверждается приказом Департамента труда и социальной защиты населения города Севастополя после согласования ЦЭПК Управления архивным делом в городе Севастополе.
5. Ответственные должностные лица при работе с архивом Департамента руководствуются Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом города Севастополя от 29.05.2015 N 150-ЗС "Об архивном деле в городе Севастополе", приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях", постановлением Правительства Севастополя от 10.09.2018 N 590-ПП "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Севастополя, исполнительных органах государственной власти города Севастополя", иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в исполнительных органах государственной власти, законами и иными нормативными правовыми актами города Севастополя в области архивного дела, локальными нормативными актами Департамента.