ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

ПРИКАЗ

от 11 апреля 2018 года N 42

Об утверждении примерного положения об архиве организации

(с изменениями на 10 ноября 2023 года)

В соответствии с частью 2 статьи 13 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст.4169; 2006, N 50, ст.5280; 2007, N 49, ст.6079; 2008, N 20, ст.2253; 2010, N 19, ст.2291, N 31, ст.4196; 2013, N 7, ст.611; 2014, N 40, ст.5320; 2015, N 48, ст.6723; 2016, N 10, ст.1317, N 22, ст.3097; 2017, N 25, ст.3596; 2018, N 1, ст.19), подпунктом 8 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293 "Вопросы Федерального архивного агентства" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст.4034),

приказываю:

Утвердить прилагаемое примерное положение об архиве организации.

Руководитель

А.Н.Артизов

Зарегистрировано

в Министерстве юстиции

Российской Федерации

15 августа 2018 года,

регистрационный N 51895

УТВЕРЖДЕНО

приказом Федерального

архивного агентства

от 11 апреля 2018 года N 42

Примерное положение об архиве организации

(с изменениями на 10 ноября 2023 года)

I. Общие положения

1. Примерное положение об архиве организации (далее - Примерное положение) разработано в соответствии с подпунктом 8 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293 "Вопросы Федерального архивного агентства" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст.4034).

2. Примерное положение распространяется на архивы организаций, выступающих источниками комплектования государственных, муниципальных архивов (далее - Архив организации).

3. Архив организации создается на правах структурного подразделения или подразделения в составе структурного подразделения, осуществляющего хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности организации, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого выступает организация.

(Пункт в редакции, введенной в действие с 19 февраля 2024 года приказом Росархива от 10 ноября 2023 года N 121. - См. предыдущую редакцию)

________________

Пункт 2 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Росархива от 31 июля 2023 г. N 77 (зарегистрирован Минюстом России 6 сентября 2023 г., регистрационный N 75119) (далее - Правила, утвержденные приказом Росархива N 77).

(Сноска дополнительно включена с 19 февраля 2024 года приказом Росархива от 10 ноября 2023 года N 121)

4. Организация разрабатывает положение об Архиве организации. Положение об Архиве организации подлежит согласованию на предмет соответствия его Примерному положению с учетом состава документов, находящихся на хранении и подлежащих хранению в Архиве организации.

Организации, выступающие источниками комплектования федеральных государственных архивов, согласовывают положение об архиве организации с федеральным государственным архивом; организации, выступающие источниками комплектования государственных архивов субъектов Российской Федерации, муниципальных архивов, - с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или с государственным архивом субъекта Российской Федерации, муниципальным архивом в случае наделения их соответствующими полномочиями.

После согласования положение об Архиве организации утверждается руководителем организации.

5. Архив организации в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст.4169; 2006, N 50, ст.5280; 2007, N 49, ст.6079; 2008, N 20, ст.2253; 2010, N 19, ст.2291, N 31, ст.4196; 2013, N 7, ст.611; 2014, N 40, ст.5320; 2015, N 48, ст.6723; 2016, N 10, ст.1317, N 22, ст.3097; 2017, N 25, ст.3596; 2018, N 1, ст.19), законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, локальными нормативными актами государственного органа.

(Абзац в редакции, введенной в действие с 19 февраля 2024 года приказом Росархива от 10 ноября 2023 года N 121. - См. предыдущую редакцию)

____________________________________________________________________

Сноска 1 предыдущей редакции с 19 февраля 2024 года считается сноской 2 настоящей редакции - приказ Росархива от 10 ноября 2023 года N 121.

____________________________________________________________________     

________________

Подпункт 2 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22.06.2016 N 293 "Вопросы Федерального архивного агентства" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст.4034).

II. Состав документов Архива организации

6. Архив организации хранит:

а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений организации, ее коллегиальных органов, представительств, филиалов, иных обособленных подразделений, предшественников обособленных подразделений (при наличии);

(Подпункт в редакции, введенной в действие с 19 февраля 2024 года приказом Росархива от 10 ноября 2023 года N 121. - См. предыдущую редакцию)

________________

Пункт 35 Правил, утвержденных приказом Росархива N 77.

(Сноска дополнительно включена с 19 февраля 2024 года приказом Росархива от 10 ноября 2023 года N 121)

б) документы постоянного хранения и документы по личному составу фонда(ов) организаций - предшественников (при их наличии);

в) архивные фонды личного происхождения (при их наличии);

(Подпункт в редакции, введенной в действие с 19 февраля 2024 года приказом Росархива от 10 ноября 2023 года N 121. - См. предыдущую редакцию)

____________________________________________________________________

Сноска 2 предыдущей редакции с 19 февраля 2024 года считается сноской 4 настоящей редакции - приказ Росархива от 10 ноября 2023 года N 121.

____________________________________________________________________     

 ________________

Пункт 112 ГОСТа Р 7.0.8-2013 "СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". - М.: Стандартинформ, 2014.

г) фонд пользования (архива) (при наличии);

(Подпункт в редакции, введенной в действие с 19 февраля 2024 года приказом Росархива от 10 ноября 2023 года N 121. - См. предыдущую редакцию)

____________________________________________________________________

Сноска 3 предыдущей редакции с 19 февраля 2024 года считается сноской 5 настоящей редакции - приказ Росархива от 10 ноября 2023 года N 121.

____________________________________________________________________  

________________

Пункт 125 ГОСТа Р 7.0.8-2013 "СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". - М.: Стандартинформ, 2014.

д) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Архива организации.

III. Задачи Архива организации

7. К задачам Архива организации относятся:

7.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой II Примерного положения.

7.2. Комплектование Архива организации документами, образовавшимися в деятельности организации.

7.3. Учет документов, находящихся на хранении в Архиве организации.

7.4. Использование документов, находящихся на хранении в Архиве организации.

7.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.

7.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях организации и своевременной передачей их в Архив организации.

IV. Функции Архива организации

8. Архив организации осуществляет следующие функции:

8.1. Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности организации, в соответствии с утвержденным графиком.

8.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в Архиве организации.

8.3. Представляет в государственный (муниципальный) архив учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве организации документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

(Подпункт в редакции, введенной в действие с 19 февраля 2024 года приказом Росархива от 10 ноября 2023 года N 121. - См. предыдущую редакцию)