ДЕПАРТАМЕНТ ТРУДА И СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ НАСЕЛЕНИЯ ГОРОДА СЕВАСТОПОЛЯ
ПРИКАЗ
от 5 декабря 2018 года N 478
Об утверждении Положения об архиве Департамента труда и социальной защиты населения города Севастополя
(с изменениями на 19 июля 2021 года)
(в ред. Приказов Департамента труда и социальной защиты населения г. Севастополя от 27.10.2020 N 359, от 19.07.2021 N 326)
Руководствуясь приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 N 42 "Об утверждении примерного положения об архиве организации", Инструкцией по делопроизводству в Правительстве Севастополя, исполнительных органах государственной власти города Севастополя, утвержденной постановлением Правительства Севастополя от 10.09.2018 N 590-ПП, с целью обеспечения хранения, комплектования, учета и использования документов, образовавшихся в процессе деятельности Департамента труда и социальной защиты населения города Севастополя, подготовки документов к передаче на постоянное хранение в Государственное казенное учреждение "Архив города Севастополя", приказываю:
1. Утвердить Положение об архиве Департамента труда и социальной защиты населения города Севастополя (прилагается).
2. Сектору по связям с общественностью и взаимодействию со СМИ (Гаврилуца Л.Ю.) опубликовать настоящий приказ на официальном сайте Департамента.
3. Приказ вступает в силу после подписания.
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя директора Департамента - начальника управления административно-кадровой работы.
(п. 4 в ред. Приказа Департамента труда и социальной защиты населения г. Севастополя от 19.07.2021 N 326)
Директор Департамента
С.В.БОРИСЕНКО
Приложение
Утверждено
приказом
Департамента труда
и социальной защиты населения
города Севастополя
от 05.12.2018 N 478
ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АРХИВЕ ДЕПАРТАМЕНТА ТРУДА И СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ НАСЕЛЕНИЯ ГОРОДА СЕВАСТОПОЛЯ
(в ред. Приказа Департамента труда и социальной защиты населения г. Севастополя от 27.10.2020 N 359)
I. Общие положения
1. Положение об архиве Департамента труда и социальной защиты населения города Севастополя (далее - Положение об архиве) разработано в соответствии с Примерным положением об архиве организации, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 N 42.
2. Архив Департамента труда и социальной защиты населения города Севастополя (далее - архив Департамента) создается с целью обеспечения хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности Департамента труда и социальной защиты населения города Севастополя (далее - Департамент), а также подготовки документов к передаче на постоянное хранение в Государственное казенное учреждение "Архив города Севастополя" (далее - ГКУ "Архив города Севастополя").
Ответственность за организацию работы архива Департамента, взаимодействие с Управлением архивным делом в городе Севастополе Департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя, Государственным казенным учреждением "Архив города Севастополя" возлагается на Управление административно-кадровой работы Департамента.
Ответственность за хранение, комплектование, учет, использование архивных документов Департамента и их подготовку к передаче на хранение в ГКУ "Архив города Севастополя" возлагается на должностных лиц отдела организационной работы Управления административно-кадровой работы Департамента, определенных приказом директора Департамента.
(в ред. Приказа Департамента труда и социальной защиты населения г. Севастополя от 27.10.2020 N 359)
3. Для хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Департаменте определяются помещения, которые должны отвечать условиям обеспечения сохранности документов и требованиям к пожарной безопасности.
Помещения, определенные для хранения архивных документов Департамента, оборудуются стеллажами, запирающимися шкафами, рабочим столом для работы уполномоченных сотрудников с документами и делами, средствами пожаротушения.
Перечень помещений для хранения архивных документов определяется приказом директора Департамента.
4. Положение об архиве Департамента рассматривается на заседании экспертной комиссии Департамента и согласовывается Центральной экспертно-проверочной комиссией Управления архивным делом в городе Севастополе Департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя (далее - ЦЭПК Управления архивным делом в городе Севастополе).
Положение об архиве утверждается приказом Департамента труда и социальной защиты населения города Севастополя после согласования ЦЭПК Управления архивным делом в городе Севастополе.
5. Ответственные должностные лица при работе с архивом Департамента руководствуются Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом города Севастополя от 29.05.2015 N 150-ЗС "Об архивном деле в городе Севастополе", приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях", постановлением Правительства Севастополя от 10.09.2018 N 590-ПП "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Севастополя, исполнительных органах государственной власти города Севастополя", иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в исполнительных органах государственной власти, законами и иными нормативными правовыми актами города Севастополя в области архивного дела, локальными нормативными актами Департамента.
II. Состав документов архива Департамента
6. Архив Департамента хранит:
а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности Департамента;
б) документы постоянного хранения и документы по личному составу фондов организаций - предшественников Департамента (при их наличии);
в) фонд пользования (копии архивных документов, предназначенные для пользования вместо подлинников с целью предотвращения их износа);
г) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы архива Департамента.
III. Задачи архива Департамента
7. К задачам архива Департамента относятся:
7.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой II Положения об архиве.
7.2. Комплектование архива Департамента документами, образовавшимися в деятельности Департамента.
7.3. Учет документов, находящихся на хранении в архиве Департамента.
7.4. Использование документов, находящихся на хранении в архиве Департамента.
7.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда города Севастополя на постоянное хранение в ГКУ "Архив города Севастополя".
7.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях Департамента и своевременной передачей их в архив Департамента.
IV. Функции архива Департамента
8. Архив Департамента осуществляет следующие функции:
8.1. Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в процессе деятельности Департамента, в соответствии с графиком, утвержденным директором Департамента.
8.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в архиве Департамента.
8.3. Представляет в Управление архивным делом в городе Севастополе учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве Департамента документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.
8.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в архив Департамента, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности Департамента.
8.5. Осуществляет подготовку и представляет:
а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии Департамента описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;
б) на утверждение ЦЭПК Управления архивным делом в городе Севастополе описи дел постоянного хранения;
в) на согласование ЦЭПК Управления архивным делом в городе Севастополе описи дел по личному составу;
г) на согласование ЦЭПК Управления архивным делом в городе Севастополе акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;
д) на утверждение директору Департамента описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЦЭПК Управления архивным делом в городе Севастополе.
8.6. Организует передачу документов Архивного фонда города Севастополя на постоянное хранение в ГКУ "Архив города Севастополя", обеспечивает формирование и оформление архивных дел.
8.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в архиве Департамента, в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда города Севастополя, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.
8.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в архиве Департамента.
8.9. Организует информирование руководства и сотрудников Департамента о составе и содержании документов архива Департамента.
8.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.
8.11. Организует выдачу документов и дел для работы во временное пользование.
