Правительство Ленинградской области
АРХИВНЫЙ КОМИТЕТ

ПРИКАЗ

от 28 декабря 2011 года N 38

Об утверждении Административного регламента исполнения государственной функции "Учёт архивных документов и архивных фондов" при осуществлении органами местного самоуправления отдельных государственных полномочий Ленинградской области в области архивного дела

(с изменениями на 6 июля 2012 года)
____________________________________________________________________
Утратил силу на основании
приказа Архивного управления Ленинградской области
от 6 июня 2014 года N 17
____________________________________________________________________

В соответствии с пунктом 1 части 3 статьи 5 областного закона Ленинградской области от 29 декабря 2005 года N 124-оз "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований Ленинградской области отдельными государственными полномочиями Ленинградской области в области архивного дела"

приказываю:

1. Утвердить Административный регламент исполнения государственной функции "Учёт архивных документов и архивных фондов" при осуществлении органами местного самоуправления отдельных государственных полномочий Ленинградской области в области архивного дела согласно приложению к настоящему приказу.

2. Контроль исполнения настоящего приказа возложить на начальника отдела формирования государственного архивного фонда, методического обеспечения и контроля деятельности архивов архивного комитета Ленинградской области Т.М.Трубкину.

Председатель архивного комитета
Ленинградской области
В.Малинко

     

УТВЕРЖДЁН
приказом архивного комитета
Ленинградской области
от 28 декабря 2011 года N 38

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
исполнения государственной функции "Учёт архивных документов и архивных фондов" при осуществлении органами местного самоуправления отдельных государственных полномочий Ленинградской области в области архивного дела

(с изменениями на 6 июля 2012 года)

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Наименование государственной функции: "Учёт архивных документов и архивных фондов" при осуществлении органами местного самоуправления отдельных государственных полномочий Ленинградской области в области архивного дела.

1.1. Административный регламент исполнения государственной функции "Учёт архивных документов и архивных фондов" при осуществлении органами местного самоуправления отдельных государственных полномочий Ленинградской области в области архивного дела (далее - Административный регламент) разработан в целях централизации, полноты и достоверности ведения государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в архивных отделах (секторах) администраций муниципальных районов, городского округа Ленинградской области и относящихся к собственности Ленинградской области.

Наименование органа местного самоуправления Ленинградской области, непосредственно исполняющего государственную функцию и его структурных подразделений, ответственных за исполнение государственной функции

2. Исполнение государственной функции осуществляется администрациями муниципальных районов, городского округа Ленинградской области (далее - Администрации) и архивным комитетом Ленинградской области (далее - Архивный комитет).

3. Структурными подразделениями, ответственными за исполнение государственной функции являются архивные отделы (сектора) Администраций (далее - муниципальные архивы) и отдел формирования государственного архивного фонда, методического обеспечения и контроля деятельности архивов (далее - отдел) Архивного комитета.

Перечень нормативных правовых актов, непосредственно регулирующих исполнение государственной функции

4. Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии с:

4.1. Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 25 октября 2004 года, N 43, ст.4169);

4.2. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" ("Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", 14 мая 2007 года, N 20);

4.3. Приказом Государственной архивной службы России от 11 марта 1997 года N 11 "Об утверждении Регламента государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации" ("Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", 9 сентября 1997 года, N 17);

4.4. Областным законом Ленинградской области от 29 декабря 2005 года N 124-оз "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований Ленинградской области отдельными государственными полномочиями Ленинградской области в области архивного дела" ("Вестник Правительства Ленинградской области", 30 декабря 2005 года, N 69);

4.5. Постановлением Правительства Ленинградской области от 6 июня 2008 года N 166 "Об утверждении Положения об архивном комитете Ленинградской области и штатного расписания архивного комитета Ленинградской области" ("Вестник Правительства Ленинградской области", 16 июля 2008 года, N 28);

4.6. Положениями об архивных отделах (секторах) администраций муниципальных районов, городского округа Ленинградской области.

Результат исполнения государственной функции

5. Конечным результатом исполнения государственной функции является определение в установленных единицах учёта количества и состава архивных документов, относящихся к собственности Ленинградской области и хранящихся в муниципальных архивах.

6. Юридическим фактом, которым оканчивается исполнение государственной функции, является фиксация изменений количества и состава документов Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к собственности Ленинградской области и хранящихся в муниципальных архивах, в сводных документах государственного учёта.

Физические и юридические лица и (или) их представители, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации взаимодействовать с соответствующими органами исполнительной власти (организациями) при исполнении государственной функции

7. Учёт архивных документов осуществляется в отношении документов Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к собственности Ленинградской области и хранящихся в муниципальных архивах.

7.1. При осуществлении учёта архивных документов осуществляется взаимодействие между муниципальными архивами и Архивным комитетом.

Взимание платы за исполнение государственной функции

8. Государственная функция исполняется бесплатно.

II. ПОРЯДОК ИСПОЛНЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ

Информирование о правилах исполнения государственной функции

9. Местонахождение архивного комитета Ленинградской области: 191311, Санкт-Петербург, ул.Смольного, д.3, тел. (812) 274-93-62, факс (812) 710-00-81, e-mail: aklo_18@mail.ru.

10. Местонахождение, номера телефонов, почтовые и электронные адреса муниципальных архивов указаны в Приложении 1.

11. График работы Архивного комитета:

12. Графики работы муниципальных архивов указаны в Приложении 2.

13. Сведения о местонахождении Архивного комитета, номерах телефонов, графике (режиме) работы размещены на официальном сайте Ленинградской области по адресу http://lenobl.ru/gov/committee/archive.

14. Сведения о местонахождении муниципальных архивов, номерах телефонов, графике (режиме) работы размещены на официальных сайтах Администраций.

15. Информирование по процедуре исполнения государственной функции производится:

- по телефону;

- при личном обращении;

- по письменным обращениям;

- в электронном виде;

- на сайте Архивного комитета по адресу http://www.lenobl.ru/gov/committee/archive.

- на официальных сайтах Администраций муниципальных образований.

16. При ответах на телефонные звонки специалисты Архивного комитета, муниципальных архивов подробно, со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты информируют обратившихся по интересующим их вопросам.

17. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности работника, принявшего телефонный звонок.

18. При личном обращении работник Архивного комитета, муниципального архива обязан принять заинтересованное лицо в заранее согласованное время в соответствии с графиком работы Архивного комитета, муниципального архива и предоставить информацию в соответствии с настоящим Административным регламентом.

19. При информировании по письменным обращениям работники Архивного комитета, муниципального архива обеспечивают объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения; ответ в чёткой и понятной форме с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления в адрес заинтересованного лица.

20. При информировании по электронной почте ответ на обращение направляется по адресу электронной почты, указанному в обращении, с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя.

21. Письменные обращения и обращения, поступившие по электронной почте, рассматриваются в течение 30 дней.

22. Информация об исполнении государственной функции предоставляется бесплатно.

23. На информационных стендах, размещаемых в зданиях по месту нахождения Архивного комитета, муниципальных архивов, содержится следующая информация об исполнении государственной функции:

- местонахождение, график (режим) работы, номера телефонов и электронной почты Архивного комитета, муниципальных архивов;

- блок-схема исполнения государственной функции;

- порядок обжалования решения, действий или бездействия должностных лиц Архивного комитета, муниципальных архивов;

- перечень документов, необходимых для исполнения государственной функции;

- извлечение из законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих деятельность по исполнению государственной функции;

- основания отказа в исполнении государственной функции;

- выписка из текста настоящего Административного регламента.

24. Перечисленная в пункте 23 настоящего Административного регламента информация располагается также на портале государственных и муниципальных услуг Ленинградской области по адресу http://www.gu.lenobl.ru/, Интернет-странице Архивного комитета по адресу http://lenobl.ru/gov/committee/archive и официальных сайтах Администраций.

Сроки исполнения государственной функции

25. Муниципальные архивы представляют документы государственного учёта в Архивный комитет ежегодно не позднее 20 января следующего за отчётным года вместе с годовым отчётом.

26. Архивный комитет ежегодно до 1 апреля следующего за отчётным года составляет сводные документы государственного учёта.

Документы, необходимые для исполнения государственной функции

27. В целях исполнения государственной функции муниципальные архивы представляют в Архивный комитет следующие документы государственного учёта:

27.1. Паспорт муниципального архива (о составе и объёме архивных документов, относящихся к собственности Ленинградской области) на 1 января 20____ года (Приложение 3) и пояснительную записку к нему;

27.2. Карточки фондов, относящихся к собственности Ленинградской области (Приложение 4).

Основания для приостановления исполнения государственной функции

28. Исполнение государственной функции приостанавливается в случае:

28.1. Непредставления (несвоевременного предоставления) муниципальными архивами учётных документов в Архивный комитет;

28.2. Необходимости устранения недостатков в поступивших документах государственного учёта.

Основания для прекращения исполнения государственной функции