N п/п | Название поля | Тип элемента ввода | Содержание поля | Пользователи |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
1. | Дело | поле со справочником | номер дела по номенклатуре | подразделение/ канцелярия |
2. | Автор | поле со справочником | подразделение, создающее исходящий документ | подразделение/ канцелярия |
3. | Наименование организации-получателя | поле со справочником | наименование организации - получателя документа, участвующей в системе электронного документооборота | подразделение/ канцелярия |
4. | Наименование организации | поле ввода | наименование организации, отсутствующей в справочнике | подразделение/ канцелярия |
5. | Вид документа (письмо, постановление, отчет и т.д.) | поле ввода | вид документа | подразделение/ канцелярия |
6. | Наименование | поле ввода | наименование документа | подразделение/ канцелярия |
7. | Текст | поле ввода | тема или краткое содержание документа | подразделение/ канцелярия |
8. | Копии документа | поле со справочником | выбор организаций, участвующих в системе электронного документооборота, для массовой рассылки | подразделение/ канцелярия |
9. | Вложенные файлы | сложный элемент ввода | список вложенных файлов | подразделение/ канцелярия |
10. | Связать с входящим | поле со справочником | выбор входящего документа, в ответ на который создан данный документ | подразделение/ канцелярия |
Отправить документ на подпись имеет право только автор.
3.2.3. Статус "отправлен на подпись"
Документами с данным статусом являются все неподписанные документы, поставленные в очередь на подпись к руководителю.
3.2.4. Статус "поставлен на отправку"
Документы с данным статусом представляют собой подписанные, зарегистрированные, но не отправленные документы. Отправить документы имеет право только канцелярия.
Доступные для редактирования поля регистрационной карточки документов со статусом "поставлен на отправку" представлены в табл. 7.
Таблица 7
N п/п | Название поля | Тип элемента ввода | Описание | Пользователи |
1. | Дата регистрации | поле ввода с календарем | дата регистрации документа | руководитель/ канцелярия |
2. | Индекс | сложный элемент | индекс документа | руководитель/ канцелярия |
3. | Номер | сложный элемент | исходящий номер документа | руководитель/ канцелярия |
4. | Дата отправки | поле ввода с календарем | дата отправки документа | канцелярия |
3.2.5. Статус "отправлен"
Данный статус имеют все отправленные документы, не находящиеся в архиве.
Полей, доступных для редактирования, нет. Канцелярия имеет право перевести документ в архив.
3.2.6. Статус "сдан в архив"
Данный статус имеют документы, отправленные в архив. Полей, доступных для редактирования, нет. Канцелярия имеет право поднять документ из архива. При этом документ приобретает статус "отправлен".
3.2.7. Журнал работы с документом
События, связанные с изменением статуса и отображаемые в журнале работы с исходящим документом, выглядят следующим образом:
добавлен ("проект");
отправлен на подпись ("проект" -> "отправлен на подпись");
отклонен ("отправлен на подпись" -> "проект");
подписан ("отправлен на подпись" -> "поставлен на отправку");
отправлен ("поставлен на отправку" -> "отправлен");
сдан в архив ("отправлен" -> "сдан в архив");
поднят из архива ("сдан в архив" -> "отправлен").
3.3. Этапы движения документа