5.1. Роли пользователей
В технологии обработки протоколов совещаний участвуют следующие субъекты:
руководитель - подразделение, осуществляющее регистрацию документа и распределение поручений по исполнителям;
исполнитель - подразделение (или должностное лицо), выполняющее поручения по документу, отданные руководителем.
5.2. Этапы движения документа
Документ в своем движении проходит следующие этапы (приложение N 7).
5.2.1. Этап 1. Регистрация протокола
Регистрация протокола совещания производится руководителем. На этом этапе руководитель заполняет реквизиты регистрационной карточки документа, которая сохраняется в системе электронного документооборота. При регистрации документа имеется возможность внести в регистрационную карточку наименование, дату регистрации, номер дела и выбрать вид совещательного органа.
Зарегистрированные протоколы накапливаются в разделе "Внутренние/Протоколы".
5.2.2. Этап 2. Исполнение документа
Передача документа на исполнение исполнителю осуществляется путем дачи поручений. Контроль за исполнением поручений в подразделениях осуществляется при помощи карточек поручений аналогично порядку исполнения входящих документов, предусмотренному подпунктом 2.2.4 пункта 2.2 "Этапы движения документа" настоящего Типового регламента. Контроль за исполнением поручений внешними организациями также аналогичен контролю за исполнением входящих документов.
5.2.3. Этап 3. Рассмотрение результатов исполнения
После выполнения всех задач, связанных с исполнением документа, руководитель закрывает документ, присваивая ему статус "Исполнен".
5.2.4. Этап 4. Сдача в архив
Все документы со статусом "Исполнен" руководитель заносит в архив.