4.1. Роли пользователей
В технологии обработки внутренних документов участвуют следующие субъекты:
автор - подразделение, создающее внутренний документ для отправки получателю;
согласующий - подразделение, у которого автор должен согласовать документ;
получатель - подразделение, которому адресуется документ;
исполнитель - подразделение (или должностное лицо), выполняющее поручения по документу, отданные получателем.
Автор сам определяет перечень согласующих подразделений и направляет им документ для визирования. Согласованный документ направляется получателю для исполнения. Получатель сам определяет исполнителей из списка подчиненных подразделений и сотрудников и направляет документ на исполнение через механизм поручений.
4.2. Этапы движения документа
Документ в своем движении проходит следующие этапы (приложение N 6):
4.2.1. Этап 1. Регистрация документа
Автор вносит в систему электронного документооборота регистрационную карточку внутреннего документа. На этом этапе документ доступен только его автору. Все документы, созданные автором, накапливаются в разделе "Внутренние/На отправку".
Система электронного документооборота обеспечивает возможность получателю внутреннего документа создать на его основе исходящий документ.
4.2.2. Этап 2. Согласование документа
При необходимости автор может согласовать документ перед отправкой. Согласование документа производится при помощи карточек согласования аналогично порядку согласования исходящих документов, предусмотренному подпунктом 3.3.2 пункта 3.3 "Этапы движения документа" настоящего Типового регламента. Если автор счел необязательным согласование документа, он несет всю ответственность за переписку.
4.2.3. Этап 3. Отправка и доставка документа получателю
Автор регистрирует документ, проставляя дату и индекс, а также определяет получателя из числа подразделений органа управления. После этого он ставит отметку о готовности к отправке. При этом документ становится доступен получателю.
Присланные на исполнение внутренние документы накапливаются в разделе "Внутренние/Присланные". Причем подразделению доступны только те документы, получателем которых оно является.
При получении внутреннего документа получатель производит его регистрацию, указывая дату и входящий номер документа. Далее получатель направляет его в дело согласно номенклатуре дел.
4.2.4. Этап 4. Исполнение документа
Руководитель получателя накладывает резолюцию на документ, тем самым определяя исполнителей. Исполнителем может выступать как подчиненное подразделение, так и сам получатель. Передача документа на исполнение подчиненным подразделениям осуществляется путем отдачи поручений. Контроль за исполнением поручений осуществляется при помощи карточек поручений аналогично порядку исполнения входящих документов, предусмотренному подпунктом 2.2.4 пункта 2.2 "Этапы движения документа" настоящего Типового регламента.
После выполнения всех задач, связанных с исполнением документа, получатель присваивает документу статус "Исполнен" и заносит в регистрационную карточку документа краткий отчет о его исполнении. Если автору требуется ответ, получатель формирует исходящий документ на основе входящего.
Автор может отследить изменение статуса документа и ознакомиться с отчетом об его исполнении получателем непосредственно в регистрационной карточке документа.
4.2.5. Этап 5. Сдача в архив
Все документы со статусом "Исполнен" автор заносит в архив.