1. Общие положения
1.1. Система документационного обеспечения деятельности органов государственной власти Чувашской Республики разработана в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), Государственным стандартом на организационно-распорядительную документацию (ГОСТ 6.38-90) {1}, устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в министерствах, комитетах, управлениях, органах местного самоуправления и других государственных и муниципальных учреждениях Чувашской Республики (далее - учреждения).
1.2. Основная цель системы - упорядочение создания документов, повышение качества и сокращение их количества, рациональная организация документооборота, создание условий для применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы государственных служащих, работников органов местного самоуправления и муниципальных учреждений (далее - служащих) с документами.
1.3. Документы учреждений являются собственностью государства и включаются в их имущество; вопросы работы с документами регулируются законодательством Российской Федерации и Чувашской Республики, нормативно-методическими документами Государственной архивной службы, положениями об учреждениях.
1.4. Настоящая система устанавливает порядок документирования деятельности учреждений, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля исполнения, приема, учета, хранения и использования документов.
Правила работы с секретными документами, документами с грифом "Для служебного пользования", а также с письмами, жалобами и заявлениями граждан регламентируются специальными инструкциями.
1.5. Положения настоящей системы распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники, машинописными и другими, независимо от их носителей. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки документной информации также должны соответствовать ГОСТ 6.10.4-84 УСД "Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Общие положения" и методическим указаниям "Порядок хранения документов на машинных носителях" (РД 50.524-84).
1.6. Документационное обеспечение деятельности, контроль за соблюдением единой системы делопроизводства, методическое руководство работой с документами и обучение работников государственной и муниципальной службы основам делопроизводства возлагаются на службу Документационного обеспечения управления (СДОУ) (приложение 1).
Служба ДОУ подчиняется непосредственно руководителю учреждения.
1.7. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях учреждения возлагается на их руководителей.
Руководитель структурного подразделения определяет служащего, ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует о состоянии их исполнения.
1.8. Работник службы ДОУ знакомит всех сотрудников аппарата учреждения с нормативно-методической документацией по делопроизводству под расписку на листе ознакомления с нормативными документами (приложение 2).
1.9. Служащие несут персональную ответственность за выполнение требований нормативных документов по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов и формируемых дел. Об их утрате немедленно докладывается руководителю подразделения и сообщается в управление делами (общий отдел, канцелярию, техническому секретарю).
При уходе в отпуск, выбытии в длительную командировку, перемещении служащего имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому сотруднику с отметкой в учетных документах.
1.10. Передача документов, их копий сторонним организациям допускается только с разрешения руководства.
1.11. Права, обязанности и ответственность служащих, участвующих в создании документов и делопроизводственном обслуживании деятельности учреждения определяются должностными инструкциями.
1.12. Методическое руководство по вопросам организации документационных процессов в учреждениях Чувашской Республики осуществляется соответствующим органом управления архивным делом (республики, района, города).
{1} В связи с принятием Конституции РФ 12 декабря 1993 года ранее принятые законодательные акты, не противоречащие Конституции РФ, сохраняют силу до принятия новых законодательных актов Российской Федерации.