3.1. Документирование управленческой деятельности
Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов.
Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные, графические документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, диски и др.).
При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники, качество документов как источников информации.
Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа: наименование учреждения - автора, название вида документа или унифицированной формы документа (включая заголовок), заголовок к тексту, дата, индекс, визы, подпись.
В процессе подготовки и оформления состав реквизитов может быть дополнен другими элементами, если того требует назначение документа, его обработка и т.д.
Текст документа готовится на государственных языках Чувашской Республики.
Ответы на письма граждан Чувашской Республики отправляются на языке автора.