2.1. Деятельность учреждений обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих документационную базу. Состав документационной базы определяется компетенцией учреждения, кругом его управленческих функций, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между учреждением и вышестоящими, подчиненными и сторонними организациями.
В систему документации входят организационно-распорядительные, плановые, отчетные, бухгалтерские документы и документы по материально-техническому снабжению. Первыми документами должны быть правовые акты об образовании учреждения, назначении руководителя и его приказ о вступлении в должность.
2.2. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией учреждения Чувашской Республики издают следующие распорядительные документы:
министерства - постановления, приказы, указания, инструкции;
государственные комитеты и комиссии - постановления или распоряжения, приказы, указания, инструкции;
комитеты, управления - приказы, указания, инструкции;
органы местного самоуправления - решения, постановления, распоряжения.
2.3. В целях эффективного использования средств вычислительной техники устанавливаются единые правила оформления документов и их реквизитов, проводится унификация состава, форм документов и процессов работы с документами.
Для сокращения количества применяемых форм документов в каждом учреждении Чувашской Республики разрабатывается с учетом требований ГОСТ 6.10.1-88 Табель унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации основных задач и функций учреждения (приложение 3).
Табель утверждается руководителем учреждения.
Ведение Табеля, внесение в него изменений, контроль за применением осуществляет управление делами (общий отдел, канцелярия, технический секретарь) учреждения.
2.4. Основанием для создания документов являются:
законы и постановления органов представительной и исполнительной властей Российской Федерации и Чувашской Республики, приказы и указания вышестоящих отраслевых органов;
конкретные поручения Президента, Кабинета Министров, Администрации Президента Чувашской Республики, вышестоящих отраслевых органов и необходимость выработки распорядительных мер по их выполнению.
2.5. Распорядительные документы, поступающие в учреждение от вышестоящих органов, доводятся до подведомственных учреждений, предприятий и организаций посредством:
издания самостоятельных распорядительных документов (постановлений, приказов), в которых излагается содержание документа вышестоящего органа применительно к задачам учреждения, предприятия, организации и намечаются конкретные мероприятия, подлежащие осуществлению;
издания информационного письма (если распорядительный документ вышестоящего органа не требует конкретизации).