Недействующий

О системе документационного обеспечения деятельности государственных учреждений Чувашской Республики

3.3. Оформление реквизитов документов


Каждый вид документа должен иметь строго определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения. Оформление документов производится в соответствии с требованиями ГОСТ 6.10.1.88. "Унифицированные системы документации (УСД). Основные положения", государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ. Сборник плакатов и учебных форм основных организационно-распорядительных документов) и ГОСТ 6.38.90. "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (приложение 4).

3.3.1. Изображение Государственного герба Чувашской Республики при угловом расположении реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк наименования учреждений, а при продольном расположении реквизитов - в центре верхнего поля. Диаметр изображения не более 20 мм.

3.3.2. Наименование учреждения - автора документа указывается в точном соответствии с положением о нем. Сокращенное наименование помещается на бланке вслед за полным наименованием. Сокращенное наименование применяется только в том случае, если оно официально зафиксировано в Положении.

3.3.3. Название документа должно соответствовать компетенции учреждения, содержанию документируемого управленческого действия, а также Табелю унифицированных форм документов.

Совместные распорядительные документы учреждений, издающих одинаковые по форме документы (постановления, приказы и др.), оформляются с соответствующим названием.

Совместные распорядительные документы учреждений, издающие различные по форме документы, оформляются в виде "совместного решения", которое имеет правовую силу распорядительного документа каждого учреждения, принимавшего этот документ.

3.3.4. Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом - дата его принятия; для утверждаемого документа - дата утверждения.

Для документов, составленных совместно несколькими учреждениями, датой документа является дата подписания его последним учреждением.

Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, порядковый номер месяца, две последние цифры года. Если число и порядковый номер месяца состоят из одной цифры, то перед ними проставляется 0. Например:

12.07.92 или

04.11.93

В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат. Например:

3 сентября 1993 г.

Дата подписания указывается в левой верхней части документа вместе с индексом.

при центрованном размещении реквизитов:

-----------------------------------------------------------------

02.05.94            N 89

при флаговом способе:

-----------------------------------------------------------------

05.08.93            N 287-03/12

Если документ готовится не на бланке, его дата проставляется ниже текста рядом с подписью.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются.

3.3.5. Индексация документов в делопроизводстве - это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения (составления) и хранения.

Основу индексации составляют условные обозначения структурных подразделений, номера дел по номенклатуре, регистрационные номера документов. Так, индекс 186-02/15 входящего документа включает:

186 - порядковый номер входящего документа, присвоенный ему при регистрации;

02 - индекс структурного подразделения, к деятельности которого относится данный документ;

15 - номер соответствующего дела по номенклатуре.

Индексами предложений, жалоб и заявлений граждан являются порядковые номера поступивших документов с добавлением первой буквы фамилии заявителя, например К-45.