Каждый вид документа должен иметь строго определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения. Оформление документов производится в соответствии с требованиями ГОСТ 6.10.1.88. "Унифицированные системы документации (УСД). Основные положения", государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ. Сборник плакатов и учебных форм основных организационно-распорядительных документов) и ГОСТ 6.38.90. "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (приложение 4).
3.3.1. Изображение Государственного герба Чувашской Республики при угловом расположении реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк наименования учреждений, а при продольном расположении реквизитов - в центре верхнего поля. Диаметр изображения не более 20 мм.
3.3.2. Наименование учреждения - автора документа указывается в точном соответствии с положением о нем. Сокращенное наименование помещается на бланке вслед за полным наименованием. Сокращенное наименование применяется только в том случае, если оно официально зафиксировано в Положении.
3.3.3. Название документа должно соответствовать компетенции учреждения, содержанию документируемого управленческого действия, а также Табелю унифицированных форм документов.
Совместные распорядительные документы учреждений, издающих одинаковые по форме документы (постановления, приказы и др.), оформляются с соответствующим названием.
Совместные распорядительные документы учреждений, издающие различные по форме документы, оформляются в виде "совместного решения", которое имеет правовую силу распорядительного документа каждого учреждения, принимавшего этот документ.
3.3.4. Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом - дата его принятия; для утверждаемого документа - дата утверждения.
Для документов, составленных совместно несколькими учреждениями, датой документа является дата подписания его последним учреждением.
Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, порядковый номер месяца, две последние цифры года. Если число и порядковый номер месяца состоят из одной цифры, то перед ними проставляется 0. Например:
12.07.92 или
04.11.93
В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат. Например:
3 сентября 1993 г.
Дата подписания указывается в левой верхней части документа вместе с индексом.
при центрованном размещении реквизитов:
-----------------------------------------------------------------
02.05.94 N 89
при флаговом способе:
-----------------------------------------------------------------
05.08.93 N 287-03/12
Если документ готовится не на бланке, его дата проставляется ниже текста рядом с подписью.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются.
3.3.5. Индексация документов в делопроизводстве - это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения (составления) и хранения.
Основу индексации составляют условные обозначения структурных подразделений, номера дел по номенклатуре, регистрационные номера документов. Так, индекс 186-02/15 входящего документа включает:
186 - порядковый номер входящего документа, присвоенный ему при регистрации;
02 - индекс структурного подразделения, к деятельности которого относится данный документ;
15 - номер соответствующего дела по номенклатуре.
Индексами предложений, жалоб и заявлений граждан являются порядковые номера поступивших документов с добавлением первой буквы фамилии заявителя, например К-45.