ГУБЕРНАТОР ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА - ЮГРЫ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 30 декабря 2012 года N 176
Об Инструкции по делопроизводству в исполнительных органах Ханты-Мансийского автономного округа - Югры
(с изменениями на 16 января 2024 года)
(в ред. постановлений Губернатора ХМАО - Югры от 06.06.2013 N 75, от 10.06.2013 N 79, от 30.08.2013 N 113, от 21.02.2014 N 18, от 19.03.2014 N 28, от 16.05.2014 N 57, от 06.06.2014 N 68, от 11.08.2014 N 85, от 09.09.2014 N 102, от 24.02.2015 N 14, от 08.05.2015 N 45, от 22.06.2015 N 62, от 28.10.2015 N 135, от 11.12.2015 N 160, от 25.03.2016 N 32, от 16.05.2016 N 53, от 22.06.2016 N 73, от 02.09.2016 N 107, от 24.04.2017 N 47, от 11.05.2017 N 53, от 03.08.2017 N 90, от 15.08.2017 N 97, от 18.08.2017 N 99, от 28.12.2017 N 139, от 12.11.2018 N 112, от 08.10.2019 N 74, от 15.04.2020 N 31, от 15.02.2021 N 18, от 25.03.2021 N 36, от 29.07.2021 N 103, от 24.03.2022 N 28, от 11.07.2022 N 78, от 21.12.2022 N 184, от 08.02.2023 N 14, от 16.03.2023 N 36, от 19.04.2023 N 49, от 22.06.2023 N 85, от 25.09.2023 N 154, от 01.11.2023 N 170, от 28.11.2023 N 176, от 18.12.2023 N 193, от 16.01.2024 N 4)
В целях совершенствования системы документационного обеспечения деятельности в исполнительных органах Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, установления единого порядка ведения делопроизводства постановляю:
(в ред. постановления Губернатора ХМАО - Югры от 11.07.2022 N 78)
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в исполнительных органах Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.
(в ред. постановления Губернатора ХМАО - Югры от 11.07.2022 N 78)
2. Признать утратившими силу постановления Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры:
от 7 октября 2011 года N 154 "О мерах по совершенствованию организации исполнения поручений".
3. Руководителям исполнительных органов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры:
(в ред. постановления Губернатора ХМАО - Югры от 11.07.2022 N 78)
3.1. Организовывать своевременное получение сертификатов ключей проверки усиленной квалифицированной электронной подписи для использования в системе электронного документооборота Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.
(п. 3.1 в ред. постановления Губернатора ХМАО - Югры от 25.03.2021 N 36)
3.2. Привести акты, регулирующие вопросы организации и ведения делопроизводства, в соответствие с настоящим постановлением.
Губернатор
Ханты-Мансийского
автономного округа - Югры
Н.В.КОМАРОВА
Приложение
к постановлению Губернатора
Ханты-Мансийского
автономного округа - Югры
от 30 декабря 2012 года N 176
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА - ЮГРЫ
(в ред. постановлений Губернатора ХМАО - Югры от 06.06.2013 N 75, от 10.06.2013 N 79, от 30.08.2013 N 113, от 21.02.2014 N 18, от 19.03.2014 N 28, от 16.05.2014 N 57, от 06.06.2014 N 68, от 11.08.2014 N 85, от 09.09.2014 N 102, от 24.02.2015 N 14, от 08.05.2015 N 45, от 22.06.2015 N 62, от 28.10.2015 N 135, от 11.12.2015 N 160, от 25.03.2016 N 32, от 16.05.2016 N 53, от 22.06.2016 N 73, от 02.09.2016 N 107, от 24.04.2017 N 47, от 11.05.2017 N 53, от 03.08.2017 N 90, от 15.08.2017 N 97, от 18.08.2017 N 99, от 28.12.2017 N 139, от 12.11.2018 N 112, от 08.10.2019 N 74, от 15.04.2020 N 31, от 15.02.2021 N 18, от 25.03.2021 N 36, от 29.07.2021 N 103, от 24.03.2022 N 28, от 11.07.2022 N 78, от 21.12.2022 N 184, от 08.02.2023 N 14, от 16.03.2023 N 36, от 19.04.2023 N 49, от 22.06.2023 N 85, от 25.09.2023 N 154, от 01.11.2023 N 170, от 28.11.2023 N 176, от 18.12.2023 N 193, от 16.01.2024 N 4)
Раздел I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в исполнительных органах Ханты-Мансийского автономного округа - Югры (далее - Инструкция) разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации и Ханты-Мансийского автономного округа - Югры (далее - автономный округ) в сфере делопроизводства и архивного дела, Федеральными законами от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи", от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Указом Президента Российской Федерации от 28 марта 2011 года N 352 "О мерах по совершенствованию организации исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации", Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 24 декабря 2020 года N 199, Национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (далее - ГОСТ Р 7.0.97-2016).
(в ред. постановлений Губернатора ХМАО - Югры от 28.12.2017 N 139, от 15.02.2021 N 18, от 11.07.2022 N 78)
1.2. Инструкция устанавливает в исполнительных органах автономного округа (далее также - органы государственной власти, органы государственной власти автономного округа) единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности органов государственной власти документов, организации и ведению делопроизводства, а также осуществлению контроля за исполнением документов в органах государственной власти, обязательные для исполнения всеми лицами, замещающими государственные должности автономного округа, должности государственной гражданской службы автономного округа и должности, не отнесенные к должностям гражданской службы, и осуществляющими техническое обеспечение деятельности органов государственной власти автономного округа (далее - работники органов государственной власти автономного округа, работники, сотрудники, специалисты).
(в ред. постановления Губернатора ХМАО - Югры от 11.07.2022 N 78)
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий.
1.4. Для создания единого информационного пространства в части документационного обеспечения и обеспечения автоматизированной обработки и контроля исполнения документов в органах государственной власти используется система электронного документооборота автономного округа.
(в ред. постановления Губернатора ХМАО - Югры от 25.09.2023 N 154)
1.5. Органы государственной власти вправе разрабатывать методические рекомендации, инструкции и иные документы и материалы по отдельным вопросам организации делопроизводства, не противоречащие настоящей Инструкции, а также использовать в работе официальные методические документы, конкретизирующие отдельные вопросы организации делопроизводства.
1.6. Инструкция не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, за исключением раздела VIII, применяемого для организации контроля исполнения документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну в части, не противоречащей требованиям законодательства Российской Федерации о государственной тайне.
(п. 1.6 в ред. постановления Губернатора ХМАО - Югры от 24.04.2017 N 47)
1.7. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, кадровой, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
1.8. Типы документов, порядок оформления которых не оговаривается настоящей Инструкцией, оформляются в соответствии с правилами (инструкциями, порядком и т.д.), утвержденными нормативными правовыми актами Российской Федерации или автономного округа для данного типа документов, с учетом требований ГОСТ Р 7.0.97-2016.
(в ред. постановления Губернатора ХМАО - Югры от 28.12.2017 N 139)
1.9. Порядок работы с обращениями граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, осуществляется на основании постановления Губернатора автономного округа от 24 августа 2012 года N 130 "О Порядке рассмотрения обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, поступающих Губернатору Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, первым заместителям Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, заместителям Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, в Правительство Ханты-Мансийского автономного округа - Югры".
(в ред. постановления Губернатора ХМАО - Югры от 06.06.2013 N 75)
1.10. При работе с документами лица, работающие в органах государственной власти, несут ответственность за сохранность документов. Сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях и в пределах полномочий, имеющихся у служащего органа государственной власти автономного округа.
1.11. При уходе в отпуск, в случае увольнения или перемещения по службе сотрудники обязаны передать находящиеся у них документы сотруднику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другому сотруднику по указанию руководителя подразделения.
1.12. Передача документов и дел осуществляется по акту, утверждаемому руководителем структурного подразделения органа государственной власти (приложение 39 к настоящей Инструкции).
(в ред. постановления Губернатора ХМАО - Югры от 24.02.2015 N 14)
1.13. При уходе сотрудников в отпуск, увольнении или перемещении по службе представитель нанимателя в случае необходимости должен уведомить оператора системы электронного документооборота автономного округа об изменении направления документопотоков или организации доступа к документам другим сотрудникам органа государственной власти.
(п. 1.13 в ред. постановления Губернатора ХМАО - Югры от 25.09.2023 N 154)
1.14. Утратил силу с 25 сентября 2023 года. - Постановление Губернатора ХМАО - Югры от 25.09.2023 N 154.
Раздел II. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ
В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах государственной власти автономного округа;
конфиденциальное делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание конфиденциальных официальных документов и организацию работы с ними в органах государственной власти автономного округа;
(абзац введен постановлением Губернатора ХМАО - Югры от 16.05.2014 N 57)
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления;
электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы;
система электронного документооборота автономного округа (СЭД) - государственная информационная система, обеспечивающая автоматизацию процессов делопроизводства и организацию межведомственного электронного документооборота за счет создания единой инфраструктуры, отвечающей современным требованиям, создающей условия для оптимального и эффективного взаимодействия органов государственной власти, органов местного самоуправления, государственных учреждений, муниципальных учреждений в части документационного обеспечения при реализации задач и исполнении возложенных на них полномочий в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством автономного округа;
