ГУБЕРНАТОР ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА - ЮГРЫ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 16 мая 2014 года N 57
В целях совершенствования системы документационного обеспечения деятельности в государственных органах Ханты-Мансийского автономного округа - Югры и исполнительных органах государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры постановляю:
1.1. В пункте 1.6 слова ", служебную или иную охраняемую законом" исключить.
1.2. В разделе II:
1.2.1. После абзаца второго дополнить абзацем следующего содержания:
"конфиденциальное делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание конфиденциальных официальных документов и организацию работы с ними в органах государственной власти автономного округа;".
1.2.2. После абзаца седьмого дополнить абзацами следующего содержания:
"конфиденциальный документ - зафиксированная на материальном носителе конфиденциальная информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
конфиденциальная информация - информация с ограниченным доступом, не содержащая сведений, составляющих государственную тайну, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации;".
1.3. В абзаце первом пункта 4.1, абзацах первом и втором пункта 4.2 после слов "учет служебной корреспонденции," дополнить словами "в том числе конфиденциальных документов,".
1.4. В пункте 7.1.17 слова "штамп с грифом "Конфиденциально" заменить словами "пометка "Для служебного пользования".
1.5. Дополнить разделом XI следующего содержания:
"Раздел XI. ПОРЯДОК ОБРАЩЕНИЯ С КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ
11.1. Прием, регистрация и учет конфиденциальных документов осуществляется отдельно от иной документации.
Размещение (опубликование) документов с пометкой "Для служебного пользования" (в том числе их проектов) на официальных сайтах органов государственной власти, иных сайтах сети Интернет, а также в средствах массовой информации запрещается.
11.2. Конфиденциальные документы передаются для исполнения только работникам, которым они отписаны руководителем органа государственной власти (начальником структурного подразделения), под подпись в соответствующих учетных формах.
11.3. Особенности оформления конфиденциальных документов.
11.3.1. Конфиденциальные документы, независимо от их формы представления, должны включать реквизиты согласно приложению 26 к Инструкции:
пометка конфиденциальности "Для служебного пользования";
номер экземпляра;
регистрационный номер, присвоенный по журналу учета в системе конфиденциального делопроизводства;
сведения об исполнителе.
Пометка конфиденциальности "Для служебного пользования" проставляется на первом листе конфиденциального документа в правом верхнем углу, на обложке и титульном листе издания, дела, а также на первой странице сопроводительного письма, без кавычек и сокращений:
Для служебного пользования
Если в тексте сопроводительного письма к конфиденциальным документам не содержится конфиденциальная информация, на нем под пометкой "Для служебного пользования" в скобках указывается: "Без приложения не конфиденциально", например:
Для служебного пользования
(без приложения 1 не конфиденциально)
Экз. N ____
Пометка конфиденциальности "Для служебного пользования" на машинных носителях конфиденциальной информации проставляется аббревиатурой "дсп".
В органах государственной власти не допускается использование иных пометок конфиденциальности, кроме как "Для служебного пользования".
11.3.2. На входящем (поступившем) конфиденциальном документе регистрационные данные о поступлении в орган государственной власти содержат:
индекс "Вх";
порядковый учетный номер, присвоенный по журналу учета входящих (поступивших) конфиденциальных документов;
пометку конфиденциальности "Для служебного пользования";
дату поступления и количество листов.
При наличии сопроводительного письма указывается отдельно количество его листов, а также знаком "+" общее количество листов в приложении. Количество листов приложения, не содержащего конфиденциальной информации, указывается отдельно. Отметки о поступлении данных документов проставляются в правом нижнем углу первого листа, например:
Вх. N 123дсп
00.00.0000
1 + 22 + 13н/к,
где 1 - количество листов сопроводительного документа, 22 - количество листов приложения, 13н/к - количество листов приложения, не содержащего конфиденциальной информации.
В приложениях в правом нижнем углу документа первого листа проставляется штампом или от руки отметка:
приложение к вх. N ____ от "___" ________ 20___,
с указанием номера, присвоенного конфиденциальному документу, и даты регистрации документа.
11.3.3. Регистрационный номер исходящего (отправляемого) конфиденциального документа проставляется на первом листе и последнем листе документа в реквизите "Отметка об исполнителе". На остальных листах регистрационный номер проставляется в середине нижнего поля (нижний колонтитул). На всех листах, кроме первого, рядом с номером проставляется пометка конфиденциальности аббревиатурой ("дсп"), например:
N 173дсп,
где 173 - номер по журналу учета подготовленных документов, "дсп" - аббревиатура пометки конфиденциальности документа.
11.3.4. Номер экземпляра конфиденциального документа.
Номер экземпляра конфиденциального документа оформляется без кавычек и указывается на первом листе документа ниже пометки конфиденциальности, например:
Для служебного пользования
Экз. N ____
На конфиденциальном документе, подготовленном в одном экземпляре, указывается:
Экз. единственный
При подготовке конфиденциального документа в нескольких экземплярах на каждом из них проставляется персональный (очередной) порядковый номер в соответствии с количеством экземпляров подготовленного конфиденциального документа.
11.3.5. Если к конфиденциальному документу прилагаются другие документы, то они перечисляются в конце текста сопроводительного письма в реквизите "Приложения" с указанием краткого наименования, номера, номера экземпляра, количества листов (по каждому приложению отдельно, в том числе и не содержащему конфиденциальной информации), например:
Приложения:
1. Сведения о запасах..., уч. N __ от "___" ____ 20__, экз. N __, на 4 л., для служебного пользования.
2. Справка..., экз. N __, на 2 л.
В тех случаях, когда приложение направляется без оставления копии в деле отправителя, после перечисления реквизитов приложения указывается: "только в адрес", например:
Приложение:
Сведения о запасах..., уч. N __ от "__" ____ 20__, экз. N __, на 4 л., для служебного пользования, только в адрес.
11.3.6. Отметка об исполнителе проставляется на последней странице конфиденциального документа в левом нижнем углу либо на оборотной стороне.
Указанная отметка включает в себя:
учетный номер;
количество изготовленных экземпляров с указанием краткого перечня рассылки;
отметку об уничтожении чернового документа;
должность, ФИО, контактный телефон работника, исполнившего документ;
должность, ФИО, контактный телефон работника, отпечатавшего документ;
дату подготовки документа, например:
Уч. N 173дсп
исполнено 2 экз.
Экз. N 1 - в адрес,
экз. N 2 - в дело
ч/м - уничтожен.
Исполнил:
должность, ФИО, тел. -
Отпечатал:
должность, ФИО, тел. -
00.00.0000
Или
Уч. N 173дсп
исполнено 23 экз.
Экз. N 1 - в дело,
экз. N 2 - 23 - в администрации муниципальных
образований автономного округа
согласно рассылке,
ч/м - уничтожен.
Исполнил:
должность, ФИО, тел. -
Отпечатал:
должность, ФИО, тел. -
00.00.0000
В случае если конфиденциальный документ подготовлен и отпечатан одним работником, в отметке об исполнителе указывается:
Уч. N 173дсп
исполнено 23 экз.
Экз. N 1 - в дело,
экз. N 2 - 23 - в администрации муниципальных
образований автономного округа
согласно рассылке
ч/м - уничтожен.
Исп. и отп.:
должность, ФИО, тел. -
00.00.0000
11.3.7. Снятие пометки "Для служебного пользования" осуществляется руководителем органа государственной власти или лицом, его замещающим.
Снятие пометки "Для служебного пользования" осуществляется путем зачеркивания данной пометки на подлиннике конфиденциального документа, с указанием даты, должности и фамилии лица, снявшего пометку конфиденциальности, например:
Пометка "Для служебного пользования" снята,
должность
______________ ФИО
00.00.0000
О снятии пометки "Для служебного пользования" на конфиденциальных документах, а также в учетных формах делается соответствующая запись, и информируются все адресаты, которым эти конфиденциальные документы направлялись.
11.4. Учет конфиденциальных документов.
11.4.1. Входящие (поступившие) и исходящие (отправляемые) конфиденциальные документы подлежат учету путем присвоения и проставления на них регистрационных номеров, а также внесения учетных данных в журналы учета конфиденциальных документов согласно приложению 27, 28 к Инструкции (далее - журнал, журналы).
11.4.2. Журналы нумеруются, прошнуровываются и опечатываются печатью органа государственной власти.
Регистрация конфиденциальных документов начинается в журналах с первого номера ежегодно, а по окончании календарного года делается итоговая запись.
В учетных формах отражаются данные о движении конфиденциальных документов с момента их получения (создания) до завершения исполнения и подшивки в дело, отправки адресатам, уничтожения или перерегистрации.
11.4.3. В формах учета конфиденциальных документов запрещается осуществлять исправления с применением корректирующей жидкости. Ошибочная запись зачеркивается одной чертой. Вносимые исправления заверяются подписью лица, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства.
Журналы заполняются разборчивым почерком с расшифровкой подписей работников, которым был передан конфиденциальный документ. Исправления в журналах заверяются подписью лица, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства, и печатью органа государственной власти.
На оборотной стороне последнего листа журнала проставляется заверительная надпись с указанием количества листов, подписываемая лицом, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства, например:
В настоящем журнале пронумеровано,
прошнуровано и опечатано
______________ листов
(прописью)
__________________________________________
(подпись, инициалы, фамилия, должность лица,
оформившего заверительную подпись, дата).
