1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве имущественных отношений Омской области (далее - Инструкция) устанавливает единые требования к созданию официальных документов и организации работы с указанными документами в Министерстве имущественных отношений Омской области (далее - Министерство).
2. Настоящая Инструкция разработана в соответствии Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Росархива от 22 мая 2019 года N 71, Указом Губернатора Омской области от 2 августа 2013 года N 113 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Омской области", Регламентом Правительства Омской области, утвержденным Указом Губернатора Омской области от 24 февраля 2004 года N 34, Указом Губернатора Омской области от 8 мая 2003 года N 82 "О Правилах подготовки проектов правовых актов", Положением о Министерстве имущественных отношений Омской области, утвержденным Указом Губернатора Омской области от 10 февраля 2004 года N 26.
(в ред. Приказов Министерства имущественных отношений Омской области от 11.11.2019 N 69-п, от 12.12.2022 N 113-п)
3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью системы электронного документооборота (далее - СЭДО) и других компьютерных технологий.
Электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (далее - ЭП), признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью соответствующего должностного лица, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
(в ред. Приказа Министерства имущественных отношений Омской области от 11.11.2019 N 69-п)
Состав электронных документов, обращающихся в СЭДО Министерства, определяется перечнем документов, создание, хранение и использование которых при организации деятельности Министерства осуществляется в форме электронных документов (Приложение N 13 к Инструкции).
4. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются в соответствии с федеральным законодательством.
Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
5. Ведение делопроизводства и координацию деятельности структурных подразделений Министерства по вопросам ведения делопроизводства и документооборота, на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях Министерства осуществляет отдел по работе со служебной документацией управления организационно-кадрового и информационного обеспечения департамента правового, организационно-кадрового и информационного обеспечения Министерства (далее - Управление).
(в ред. Приказов Министерства имущественных отношений Омской области от 11.11.2019 N 69-п, от 12.12.2022 N 113-п)
6. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в структурных подразделениях Министерства, соблюдение Инструкции в структурных подразделениях Министерства возлагается на их руководителей.
Назначаемые распоряжением Министерства, по представлению руководителей структурных подразделений, работники Министерства, ответственные за делопроизводство (далее - ответственные за делопроизводство), обеспечивают учет и сохранность документов, информируют руководителя структурного подразделения о состоянии исполнения контрольных документов, осуществляют ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурами дел, передачу их на хранение в архив Министерства, а также ознакомление работников Министерства с правовыми актами в сфере делопроизводства.
7. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. С документами следует знакомить работников, имеющих непосредственное отношение к их исполнению; в открытой переписке не должны содержаться данные, составляющие государственную тайну, а также сведения ограниченного распространения.