ГУБЕРНАТОР ХАБАРОВСКОГО КРАЯ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 20 сентября 2016 года N 464-р
О внесении изменений в отдельные распоряжения Губернатора Хабаровского края
(с изменениями на 25 марта 2020 года)
________________________________
Документ с изменениями, внесенными:
Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 25 марта 2020 года N 125-р
________________________________
В целях совершенствования документационного обеспечения управления, приведения нормативных документов в соответствие с требованиями действующего законодательства:
1. Внести изменения в распоряжение Губернатора Хабаровского края от 13 мая 2013 г. N 200-р "Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах Хабаровского края, иных органах исполнительной власти Хабаровского края", признав пункты 2, 3 утратившими силу.
2. Пункт утратил силу - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 25 марта 2020 года N 125-р - см. предыдущую редакцию.
3. Внести в распоряжение Губернатора Хабаровского края от 05 февраля 2015 г. N 30-р "Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в органах местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Хабаровского края" следующие изменения:
3.1. Пункт 2 признать утратившим силу.
3.2. В пункте 3:
1) слова "(Завьялова О.В.)" исключить;
2) слово "оказать" заменить словом "оказывать".
4. Внести в Примерную инструкцию по делопроизводству в органах местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Хабаровского края, утвержденную распоряжением Губернатора Хабаровского края от 05 февраля 2015 г. N 30-р, следующие изменения:
4.1. В разделе 1:
4.1.1. Дополнить пунктом 1.1(1) следующего содержания:
"1.1(1). Инструкция по делопроизводству разработана в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях", Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. N 76, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".".
4.1.2. В абзаце втором пункта 1.2 слова "Система электронного документооборота (система автоматизированной обработки документов), применяемая в органе местного самоуправления, должна" заменить словами "Автоматизированные технологии обработки документов, применяемые в органе местного самоуправления, должны".
4.1.3. Пункт 1.11 дополнить словами ", при увольнении или переводе по службе специалиста передача документов и дел осуществляется по акту".
4.4. Раздел 2 изложить в следующей редакции:
"2. Термины и определения
Для целей настоящей Инструкции по делопроизводству используются следующие термины и определения:
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах местного самоуправления;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа местного самоуправления;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
реквизит документа - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;
номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа местного самоуправления;
служба делопроизводства - структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях;
электронная копия документа - копия документа, созданная в электронной форме;
система электронного документооборота - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;
электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы.
Иные понятия, используемые в Инструкции по делопроизводству, соответствуют понятиям, определенным законодательством Российской Федерации.".
4.5. В разделе 3:
4.5.1. В пункте 3.2:
1) абзац первый изложить в следующей редакции:
"3.2. Электронные шаблоны документов";
2) в абзацах третьем, четвертом слова "шаблонов электронных" заменить словами "электронных шаблонов";
4) абзац пятый признать утратившим силу;
5) в абзаце шестом слова "оттиск печати" заменить словом "печать".
4.5.2. Пункт 3.3 изложить в следующей редакции:
"3.3. Оформление реквизитов документов
Документы, создаваемые органом местного самоуправления, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление.
Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности в органах местного самоуправления, являются:
1) герб Хабаровского края, герб муниципального образования;
2) наименование органа местного самоуправления; наименование структурного подразделения органа местного самоуправления;
3) наименование должности;
4) справочные данные об органе местного самоуправления;
5) наименование вида документа;
6) дата документа;
7) регистрационный номер документа;
8) ссылка на регистрационный номер и дата входящего документа;
9) место составления (издания) документа;
10) гриф ограничения доступа к документу;
11) адресат;
12) гриф утверждения документа;
13) указания по исполнению документа (резолюция);
14) заголовок к тексту;
15) текст документа;
16) отметка о контроле;
17) отметка о приложении;
18) подпись;
19) отметка об электронной подписи;
20) гриф согласования документа;
21) виза;
22) печать;
23) отметка о заверении копии;
24) отметка об исполнителе;
25) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
26) отметка о поступлении документа;
27) ссылка на документ.
Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
Кроме перечисленных реквизитов при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметка о поступлении документа в орган местного самоуправления, отметки "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату" и другие.
При подготовке раздела индивидуальной инструкции по делопроизводству в органе местного самоуправления, устанавливающего порядок оформления реквизитов документов, рекомендуется основываться на Правилах оформления реквизитов документов в соответствии с приложением N 4 к настоящей Инструкции по делопроизводству.".
4.6. В разделе 5:
4.6.1. В пункте 5.1:
1) абзац второй подпункта 5.1.2 дополнить словами ", положительное экспертное заключение об оценке регулирующего воздействия проекта правового акта представительного органа муниципального образования";
2) абзац четвертый подпункта 5.1.5 изложить в следующей редакции:
"- наименование вида документа - РЕШЕНИЕ;".
4.6.2. Абзац четвертый подпункта 5.2.13 изложить в следующей редакции:
"- наименование вида документа - ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ;".
4.6.3. В подпункте 5.3.6 пункта 5.3 слова "электронного образа" заменить словами "электронной копии".
4.7. Подпункт 6.3.10 пункта 6.3 раздела 6 изложить в следующей редакции:
"6.3.10. Отметка о приложении оформляется в соответствии с пунктом 17 приложения N 4 к настоящей Инструкции по делопроизводству.".
4.8. В разделе 8:
4.8.1. В пункте 8.1:
1) подпункт 8.1.5 дополнить абзацем следующего содержания:
"Электронная копия документа, оригинал которого направляется на бумажном носителе не участникам системы электронного документооборота с собственноручной подписью должностного лица, может быть подписана в системе электронного документооборота простой электронной подписью данного должностного лица или простой электронной подписью исполнителя документа, заверяющей факт подписания оригинала этого документа на бумажном носителе.";
2) подпункт 8.1.6 изложить в следующей редакции:
"8.1.6. При передаче электронных документов организациям, не являющимся участниками системы электронного документооборота, посредством системы межведомственного электронного документооборота или других электронных каналов связи, документы заверяются усиленной электронной подписью должностного лица, кроме случаев, когда иное не установлено в регламентах и соглашениях, заключенных между участниками информационного взаимодействия.";
3) подпункт 8.1.7 признать утратившим силу.
4.8.2. Подпункт 8.3.12 пункта 8.3 изложить в следующей редакции:
"8.3.12. Прием и регистрация поступающих служебных писем в системе электронного документооборота включают:
- определение необходимости регистрации;
- проверку правильности адресования (доставки);
- проверку правильности выбора типа проекта и электронного шаблона документа;
- проверку подлинности электронной подписи;
