ГУБЕРНАТОР ХАБАРОВСКОГО КРАЯ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 13 мая 2013 года N 200-р

Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах Хабаровского края,
иных органах исполнительной власти Хабаровского края

(с изменениями на 20 сентября 2016 года)

__________________________
Утратило силу на основании
Распоряжения Губернатора Хабаровского края
 от 25 марта 2020 года N 125-р
__________________________

В целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности в министерствах края, иных органах исполнительной власти края:

1. Утвердить прилагаемую Примерную инструкцию по делопроизводству в министерствах Хабаровского края, иных органах исполнительной власти Хабаровского края (далее - Примерная инструкция).

2. Пункт утратил силу - Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 сентября 2016 года N 464-р - см. предыдущую редакцию.

2(1). Экспертно-проверочной методической комиссии управления по делам архивов Правительства края в срок до 01 апреля 2014 г. обеспечить согласование индивидуальных инструкций по делопроизводству, представленных министерствами края, иными органами исполнительной власти края. (Пункт дополнительно включен Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 26 августа 2013 года N 425-р).

3. Пункт утратил силу - Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 сентября 2016 года N 464-р - см. предыдущую редакцию.     

Вр.и.о. Губернатора
В.И. Шпорт

     


УТВЕРЖДЕНА
распоряжением
Губернатора Хабаровского края
от 13 мая 2013 года N 200-р

ПРИМЕРНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в министерствах Хабаровского края, иных органах исполнительной власти Хабаровского края

(с изменениями на 20 сентября 2016 года)

1. Общие положения

1.1. Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах Хабаровского края, иных органах исполнительной власти Хабаровского края (далее - Инструкция по делопроизводству) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

Инструкция по делопроизводству устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в министерствах Хабаровского края, иных органах исполнительной власти Хабаровского края (далее также - органы исполнительной власти края и край соответственно), носит рекомендательный характер и используется при составлении индивидуальной инструкции по делопроизводству в органе исполнительной власти края. (Пункт изменен Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 сентября 2016 года N 464-р - см. предыдущую редакцию).

1.2. Инструкция по делопроизводству разработана в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях", Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. N 76, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", Регламентом Правительства Хабаровского края, утвержденным постановлением Правительства Хабаровского края от 20 июля 2006 г. N 117-пр (далее - Регламент Правительства края), законами Хабаровского края, постановлениями и распоряжениями Губернатора Хабаровского края, Правительства Хабаровского края, Инструкцией по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края, утвержденной распоряжением Губернатора Хабаровского края от 15 ноября 2013 г. N 610-р (далее - Инструкция по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства края). (Пункт изменен Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 сентября 2016 года N 464-р - см. предыдущую редакцию).

1.3. Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, в том числе и электронных документов, подготовка, обработка, хранение и использование которых осуществляется в системе электронного документооборота.

Автоматизированные технологии обработки документов, применяемые в органе исполнительной власти края, должны обеспечивать выполнение требований Индивидуальной инструкции по делопроизводству в органе исполнительной власти края. (Пункт изменен Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 сентября 2016 года N 464-р - см. предыдущую редакцию).

1.4. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в органах исполнительной власти края осуществляется структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления, либо лицом, назначенным приказом руководителя ответственным за делопроизводство (далее - служба делопроизводства).

1.5. Функции, задачи, права и ответственность службы делопроизводства регламентируются положением о ней; должностные обязанности специалистов службы делопроизводства и специалистов, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях органа исполнительной власти края, устанавливаются должностными регламентами, должностными инструкциями. (Пункт изменен Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 сентября 2016 года N 464-р - см. предыдущую редакцию).

1.6. Органы исполнительной власти края организуют и ведут делопроизводство на основе Индивидуальных инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти края, регламентов органов исполнительной власти края, других нормативно-методических документов.

Индивидуальные инструкции по делопроизводству в органе исполнительной власти края утверждаются руководителями органов исполнительной власти края после согласования с экспертно-проверочной методической комиссией органа исполнительной власти края, уполномоченного в области архивного дела (далее - ЭПМК). (Пункт изменен Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 сентября 2016 года N 464-р - см. предыдущую редакцию).

1.7. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного Индивидуальной инструкцией по делопроизводству органа исполнительной власти края порядка работы с документами в органах исполнительной власти края возлагается на их руководителей.

1.8. Положения Инструкции по делопроизводству не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.9. Работа с секретными документами и шифротелеграммами осуществляется в соответствии со специальными инструкциями.

Обработка такой информации, подготовка и изготовление ее копий осуществляются только на специальных технических средствах.

1.10. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми руководителем органа исполнительной власти края.

1.11. Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения руководителя органа исполнительной власти края.

1.12. Пункт утратил силу -  Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 20 сентября 2016 года N 464-р - см. предыдущую редакцию.

1.13. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе специалисты обязаны передать все находящиеся у них документы специалисту, ответственному за делопроизводство, или другому специалисту по указанию руководителя; при увольнении или переводе по службе специалиста передача документов и дел осуществляется по акту. (Пункт изменен Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 сентября 2016 года N 464-р - см. предыдущую редакцию).

2. Термины и определения     

Для целей настоящей Инструкции по делопроизводству используются следующие термины и определения:

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах исполнительной власти края;

документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа исполнительной власти края;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

реквизит документа - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;

номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа исполнительной власти края;

служба делопроизводства - структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях;

электронная копия документа - копия документа, созданная в электронной форме;

система электронного документооборота - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;

электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы.

Иные понятия, используемые в Инструкции по делопроизводству, соответствуют понятиям, определенным законодательством Российской Федерации.

(Раздел изменен Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 сентября 2016 года N 464-р - см. предыдущую редакцию).

3. Создание документов в органе исполнительной власти края

Правила документирования информации и оформления документов являются едиными для оформления документов как на традиционном бумажном носителе, так и в электронном виде (электронных документов).

3.1. Бланки документов

3.1.1. Документы, создаваемые в органе исполнительной власти края на бумажном носителе, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм) и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

Образцы бланков документов органа исполнительной власти края утверждаются руководителем органа исполнительной власти края по согласованию с органом исполнительной власти края, уполномоченным в области архивного дела. (Пункт изменен Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 сентября 2016 года N 464-р - см. предыдущую редакцию).

3.1.2. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов A4, A5.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

35 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

3.1.3. В органах исполнительной власти края применяются следующие бланки:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа.

3.1.4. В зависимости от расположения реквизитов устанавливаются два варианта бланков - угловой и продольный: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном - посередине листа вдоль верхнего поля.

Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равноудалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым способом (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

3.1.5. Бланки с воспроизведением герба края изготавливаются в соответствии с постановлением Губернатора края от 31 июля 2006 г. N 143 "О гербовых бланках, гербовых и простых печатях, штампах, вывесках исполнительных органов государственной власти Хабаровского края, краевых государственных предприятий и учреждений" полиграфическими предприятиями по заказам органов исполнительной власти края. Изготовление гербовых бланков средствами электронно-вычислительной техники запрещается.

3.1.6. Гербовые бланки органов исполнительной власти края подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журнале учета поступления бланков (приложение N 1). (Пункт изменен Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 сентября 2016 года N 464-р - см. предыдущую редакцию).

3.1.7. Номерные гербовые бланки используются строго по назначению, подлежат учету службой делопроизводства и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

3.1.8. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков осуществляется по разрешению (поручению) руководителя органа исполнительной власти края. Соответствующие предложения вносятся руководителем службы делопроизводства вместе с образцами предлагаемых бланков.

3.1.9. Гербовые бланки не применяются для подготовки документов, подписываемых несколькими руководителями различных органов управления. (Пункт изменен Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 сентября 2016 года N 464-р - см. предыдущую редакцию).

3.1.10. Организация работы по изготовлению и учету бланков органа исполнительной власти края возлагается на административно-хозяйственную службу, которая:

получает от службы делопроизводства заявки на изготовление бланков, а также, при необходимости, их образцы (макеты);

оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции в типографии;

осуществляет получение, учет поступления изготовленных бланков и выдачу их в службу делопроизводства (приложение N 2).

3.1.11. Индивидуальной инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной власти края необходимо установить, что:

бланки выдаются работникам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях, под роспись в журнале учета выдачи бланков (приложение N 2);

в структурных подразделениях бланки используются строго по назначению и хранятся в надежно запираемых шкафах;

передача бланков другим организациям и лицам не допускается;

ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, и руководители структурных подразделений;

по мере необходимости или с периодичностью, установленной Индивидуальной инструкцией по делопроизводству органа исполнительной власти края, комиссионно списываются испорченные номерные гербовые бланки с составлением акта, который подписывается членами комиссии (не менее трех человек) и утверждается руководителем структурного подразделения органа исполнительной власти края. После утверждения акта (приложение N 3) испорченные бланки уничтожаются. Один экземпляр акта передается в службу делопроизводства;