МИНИСТЕРСТВО ЭКОНОМИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 14 апреля 2017 года N 21-мпр
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВЕ МИНИСТЕРСТВА ЭКОНОМИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ И ПОЛОЖЕНИЯ О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ МИНИСТЕРСТВА ЭКОНОМИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ
____________________________________________________________________
Утратил силу на основании Приказа министерства экономического развития и промышленности Иркутской области от 12.04.2024 N 62-9-мпр.
____________________________________________________________________
В целях организации методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к своевременной передаче на государственное хранение в областное государственное казенное учреждение "Государственный архив Иркутской области" документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в процессе деятельности министерства экономического развития Иркутской области, в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Иркутской области от 4 апреля 2008 года N 4-оз "Об архивном деле в Иркутской области", руководствуясь Положением о министерстве экономического развития Иркутской области, утвержденным постановлением Правительства Иркутской области от 25 ноября 2014 года N 589-пп, статьей 21 Устава Иркутской области, приказываю:
1. Утвердить:
1) Положение об архиве министерства экономического развития Иркутской области (прилагается);
2) Положение о постоянно действующей экспертной комиссии (прилагается).
2. Настоящий приказ подлежит официальному опубликованию.
Заместитель министра экономического
развития Иркутской области
Е.А.ОРАЧЕВСКИЙ
Утверждено
приказом министерства экономического
развития Иркутской области
от 14 апреля 2017 года N 21-мпр
ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АРХИВЕ МИНИСТЕРСТВА ЭКОНОМИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ
Глава 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Документы министерства экономического развития Иркутской области (далее - министерство), представляющие историческую, научную, социальную, экономическую, политическую и культурную ценность, являющиеся государственной собственностью Иркутской области, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации и подлежат постоянному хранению в Государственном архиве Иркутской области.
2. До передачи на государственное хранение документы временно (в течение 10 лет) хранятся в архиве министерства.
3. Архив министерства образован в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Иркутской области от 4 апреля 2008 года N 4-оз "Об архивном деле в Иркутской области".
4. Архив министерства создан для хранения законченных делопроизводством документов, их отбора на постоянное и долговременное хранение, учета, научного и практического использования, подготовки и своевременной передачи документов на хранение в областное государственное казенное учреждение "Государственный архив Иркутской области" (далее - ОГКУ "Государственный архив Иркутской области").
5. Архив министерства находится в помещении министерства по адресу: г. Иркутск, ул. Горького, 31.
6. Архив министерства возглавляет ответственный за архив, который назначается министром экономического развития Иркутской области (далее - министр) или лицом, его замещающим.
7. В своей работе ответственный за архив руководствуется Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Иркутской области от 4 апреля 2008 года N 4-оз "Об архивном деле в Иркутской области", Указом Губернатора Иркутской области от 10 августа 2016 года N 179-уг "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в системе исполнительных органов государственной власти Иркутской области" (далее - Инструкция), Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года N 558, приказами, указаниями Федерального архивного агентства, методическими рекомендациями архивного агентства Иркутской области и ОГКУ "Государственный архив Иркутской области", настоящим Положением.
8. Контроль над деятельностью архива осуществляет министр или лицо, его замещающее.
Глава 2. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА
9. В состав архива входят:
1) законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в результате деятельности министерства;
2) документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности министерства;
3) документы по личному составу;
4) научно-справочный аппарат, раскрывающий состав и содержание документов архива (описи, исторические справки, каталоги и т.д.);
5) документы личного происхождения, образовавшиеся в результате деятельности сотрудников министерства и имеющие историческую, культурную или иную ценность.
Глава 3. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ АРХИВА
10. Основными задачами архива являются:
1) комплектование законченными делопроизводством документами постоянного, долговременного хранения и по личному составу, образовавшимися в результате деятельности министерства;
2) учет, обеспечение сохранности, использование документов, находящихся в архиве;
3) подготовка и своевременная передача документов на хранение в ОГКУ "Государственный архив Иркутской области";
4) осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве министерства;
5) внедрение в практику работы новых архивных технологий с применением средств электронно-вычислительной техники.
11. В соответствии с возложенными на него задачами ответственный за архив осуществляет следующие функции:
1) принимает, учитывает и хранит законченные делопроизводством документы, обработанные в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления, одобренной коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 года, приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 года N 33, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организаций, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года N 526, Инструкцией, и несет ответственность за их сохранность;
2) совместно с работниками министерства, ответственными за делопроизводство в своих структурных подразделениях, контролирует сохранность и правильность оформления дел в управлениях и отделах министерства, принимает участие в составлении номенклатуры дел и проверяет правильность формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой;
3) ежегодно (к 1 июня) организует экспертизу научной и практической ценности документов, находящихся в архиве министерства;
4) создает и пополняет научно-справочный аппарат к документам, подлежащим передаче на государственное хранение. Представляет не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством документов на рассмотрение постоянно действующей экспертной комиссии министерства и экспертно-проверочной комиссии архивного агентства Иркутской области (далее - ЭПК) описи дел постоянного хранения и по личному составу;
5) после утверждения ЭПК описей дел постоянного хранения и согласования дел по личному составу составляет акты о выделении к уничтожению дел с истекшим сроком хранения за соответствующий период;
6) осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение документов, периодически (1 раз в 5 лет) организует проверку наличия и состояния дел в архиве;
7) организует использование документов:
информирует руководство и работников о составе и содержании документов архива;
выдает в установленном порядке дела для работы в министерстве;
ведет учет использования документов;
выдает в установленном порядке копии документов;
8) принимает участие в разработке методических пособий по делопроизводству и архивному делу министерства;
9) консультирует сотрудников министерства по вопросам делопроизводства и архива;
10) совместно с ответственными за ведение делопроизводства, сбор и подготовку к своевременной передаче на государственное хранение в ОГКУ "Государственный архив Иркутской области" документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в процессе деятельности министерства, в соответствующем структурном подразделении министерства подготавливает и передает на государственное хранение документы постоянного хранения в ОГКУ "Государственный архив Иркутской области" в установленные сроки и в установленном порядке;
11) ежегодно (к 1 декабря) представляет в ОГКУ "Государственный архив Иркутской области" паспорт архива министерства и сведения об изменениях в составе и объеме фондов.
Глава 4. ПРАВА ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА АРХИВ
12. Для выполнения возложенных задач и функций ответственный за архив имеет право:
1) контролировать выполнение установленных правил работы с документами в управлениях и отделах министерства;
2) запрашивать от сотрудников министерства сведения, необходимые для работы с архивом;
3) привлекать в необходимых случаях в качестве экспертов и консультантов специалистов, работающих в министерстве;
4) требовать от сотрудников министерства письменные объяснения причин отсутствия документов;
5) информировать министра или лицо, его замещающее, об условиях обеспечения сохранности документов и выносить предложения по их улучшению.
Глава 5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА АРХИВ
13. Ответственный за архив несет ответственность в соответствии с законодательством.
Заместитель министра экономического
развития Иркутской области
Е.А.ОРАЧЕВСКИЙ
Утверждено
приказом министерства экономического
развития Иркутской области
от 14 апреля 2017 года N 21-мпр
ПОЛОЖЕНИЕ О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ МИНИСТЕРСТВА ЭКОНОМИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ
Глава 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Настоящее Положение устанавливает порядок организации работы постоянно действующей экспертной комиссии министерства экономического развития Иркутской области (далее - экспертная комиссия).
2. Экспертная комиссия создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую специальную документацию, образующуюся в процессе деятельности министерства экономического развития Иркутской области (далее - министерство).
3. Экспертная комиссия является совещательным органом при министре экономического развития Иркутской области (далее - министр).
Решения экспертной комиссии фиксируются в протоколах и вступают в силу после их утверждения министром или лицом, его замещающим. В необходимых случаях решения экспертной комиссии утверждаются после их предварительного согласования с областным государственным казенным учреждением "Государственный архив Иркутской области" (далее - ОГКУ "Государственный архив Иркутской области").
4. В своей работе экспертная комиссия руководствуется Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Иркутской области от 4 апреля 2008 года N 4-оз "Об архивном деле в Иркутской области", Указом Губернатора Иркутской области от 10 августа 2016 года N 179-уг "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в системе исполнительных органов государственной власти Иркутской области", Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года N 558 (далее - Перечень), методическими рекомендациями архивного агентства Иркутской области и ОГКУ "Государственный архив Иркутской области", а также настоящим Положением.
5. Экспертную комиссию возглавляет министр. Секретарем экспертной комиссии является лицо, ответственное за архив.
Персональный состав экспертной комиссии назначается распоряжением министра из числа сотрудников структурных подразделений министерства, в том числе ответственных за ведение делопроизводства, сбор и подготовку к своевременной передаче на государственное хранение в ОГКУ "Государственный архив Иркутской области" документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в процессе деятельности министерства в соответствующем структурном подразделении министерства (далее - гражданские служащие, ответственные за ведение делопроизводства в структурном подразделении министерства).
В качестве экспертов к работе экспертной комиссии могут привлекаться представители любых сторонних организаций, в качестве консультантов - представители ОГКУ "Государственный архив Иркутской области".
Глава 2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ
6. Основными задачами экспертной комиссии являются:
1) организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формирования дел;
2) организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению;
3) организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение, в том числе научно-технической, аудиовизуальной и другой документации.
Глава 3. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ
