МИНИСТЕРСТВО ЭКОНОМИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ И ПРОМЫШЛЕННОСТИ ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 12 апреля 2024 года N 62-9-мпр
Об утверждении Положения об архиве министерства экономического развития и промышленности Иркутской области и Положения об экспертной комиссии министерства экономического развития и промышленности Иркутской области
Зарегистрировано в Иркутском областном государственном казенном учреждении "Институт муниципальной правовой информации имени М.М.Сперанского" 15 апреля 2024 г. N 03-0766/24
В целях обеспечения сохранности, учета, систематизации документов в министерстве экономического развития и промышленности Иркутской области, организации методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к своевременной передаче на государственное хранение в областное государственное казенное учреждение "Государственный архив Иркутской области" документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в процессе деятельности министерства экономического развития и промышленности Иркутской области, в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Положением о министерстве экономического развития и промышленности Иркутской области, утвержденным постановлением Правительства Иркутской области от 26 мая 2021 года N 361-пп, руководствуясь статьей 21 Устава Иркутской области, приказываю:
1. Утвердить Положение об архиве министерства экономического развития и промышленности Иркутской области (прилагается).
2. Утвердить Положение об экспертной комиссии министерства экономического развития и промышленности Иркутской области (прилагается).
3. Признать утратившими силу:
4. Настоящий приказ подлежит официальному опубликованию в сетевом издании "Официальный интернет-портал правовой информации Иркутской области" (ogirk.ru), а также на "Официальном интернет-портале правовой информации" (www.pravo.gov.ru) после его государственной регистрации.
Министр экономического развития и
промышленности Иркутской области
Н.Г.ГЕРШУН
Утверждено
приказом
министерства экономического развития
и промышленности Иркутской области
от 12 апреля 2024 г. N 62-9-мпр
ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АРХИВЕ МИНИСТЕРСТВА ЭКОНОМИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ И ПРОМЫШЛЕННОСТИ ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ
Глава 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Документы министерства экономического развития и промышленности Иркутской области (далее - министерство), представляющие историческую, научную, социальную, экономическую, политическую и культурную ценность, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации и подлежат постоянному хранению в Государственном архиве Иркутской области.
2. Архив министерства образован в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Иркутской области от 4 апреля 2008 года N 4-оз "Об архивном деле в Иркутской области".
3. Архив министерства создан для хранения законченных делопроизводством документов, их отбора на постоянное и долговременное хранение, учета, научного и практического использования документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности министерства, а также для подготовки документов к передаче на постоянное хранение в областное государственное казенное учреждение "Государственный архив Иркутской области" (далее - ОГКУ "Государственный архив Иркутской области").
4. Требования настоящего Положения распространяются на организацию работы с документами министерства вне зависимости от вида носителя информации.
5. Архив министерства возглавляет ответственный за архив, который назначается министром экономического развития и промышленности Иркутской области (далее - министр) или лицом, его замещающим.
6. В своей работе ответственный за архив руководствуется Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Иркутской области от 4 апреля 2008 года N 4-оз "Об архивном деле в Иркутской области", Указом Губернатора Иркутской области от 10 августа 2016 года N 179-уг "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в системе исполнительных органов государственной власти Иркутской области", Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 N 236, иными приказами, указаниями Федерального архивного агентства, методическими рекомендациями архивного агентства Иркутской области и ОГКУ "Государственный архив Иркутской области", настоящим Положением.
7. Контроль над деятельностью архива осуществляет министр или лицо, его замещающее.
Глава 2. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА
8. В состав архива входят:
1) законченные делопроизводством документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности министерства;
2) архивные фонды личного происхождения, образовавшиеся в результате деятельности сотрудников министерства и имеющие историческую, культурную или иную ценность;
3) фонд пользования (архива);
4) научно-справочный аппарат, раскрывающий состав и содержание документов архива (описи, исторические справки, каталоги).
Глава 3. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ АРХИВА
9. К задачам архива относятся:
1) организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой 2 настоящего Положения;
2) комплектование законченными делопроизводством документами постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, и по личному составу, образовавшимися в результате деятельности министерства;
3) учет, обеспечение сохранности, использование документов, находящихся на хранении в архиве;
4) использование документов, находящихся на хранении в архиве;
5) подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в ОГКУ "Государственный архив Иркутской области";
6) методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в делопроизводстве министерства и своевременной передачей их в архив;
7) внедрение в практику работы новых архивных технологий с применением средств электронно-вычислительной техники.
10. В соответствии с возложенными на него задачами ответственный за архив осуществляет следующие функции:
1) организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности министерства, в соответствии с утвержденным графиком и несет ответственность за их сохранность;
2) ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в министерстве;
3) систематизирует документы, поступающие на хранение, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности министерства;
4) совместно с сотрудниками структурных подразделений министерства, в том числе ответственными за ведение делопроизводства, сбор и подготовку к своевременной передаче на государственное хранение в ОГКУ "Государственный архив Иркутской области" документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в процессе деятельности министерства в соответствующих структурных подразделениях министерства (далее - гражданские служащие, ответственные за ведение делопроизводства в структурном подразделении министерства), контролирует сохранность и правильность оформления дел в управлениях и отделах министерства, принимает участие в составлении номенклатуры дел и проверяет правильность формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой;
5) осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение документов, периодически (1 раз в 5 лет) организует проверку наличия и состояния дел в архиве;
6) осуществляет подготовку и представляет:
на рассмотрение и согласование экспертной комиссии министерства не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством документов проекты описей дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также проекты актов о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, актов о неисправимых повреждениях архивных документов, актов о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны, проекты перечней проектов (объектов, проблем, тем), научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение;
на утверждение экспертно-проверочной комиссии архивного агентства Иркутской области (далее - ЭПК) проекты описей дел, документов (годовые разделы), проекты актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, проекты перечней проектов (объектов, проблем, тем), научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение, акты о неисправимых повреждениях документов Архивного фонда Российской Федерации, акты о необнаружении документов Архивного фонда Российской Федерации, пути розыска которых исчерпаны;
на утверждение министру или лицу, его замещающему, документы, указанные в абзаце третьем настоящего подпункта, после их утверждения ЭПК;
7) организует и проводит экспертизу ценности документов:
на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формирования дел;
временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в архиве в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению;
8) совместно с гражданскими служащими, ответственными за ведение делопроизводства в структурном подразделении министерства, подготавливает и передает на государственное хранение документы постоянного хранения в ОГКУ "Государственный архив Иркутской области" в установленные сроки и в установленном порядке;
9) организует использование документов:
информирует сотрудников министерства о составе и содержании документов архива;
информирует сторонние органы, организации по вопросам местонахождения архивных документов;
выдает в установленном порядке архивные документы и дела для работы сотрудником министерства во временное пользование;
ведет учет использования документов;
