АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА БАРНАУЛА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 16 апреля 2018 года N 700
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города и иных органах местного самоуправления города
(с изменениями на 7 июля 2023 года)
(в ред. Постановлений администрации города Барнаула от 19.06.2019 N 992, от 20.05.2020 N 760, от 02.07.2020 N 1040, от 07.09.2020 N 1478, от 10.03.2021 N 325, от 21.06.2021 N 910, от 01.02.2022 N 105, от 07.07.2023 N 955)
В целях упорядочения работы с документами, совершенствования делопроизводства в администрации города и иных органах местного самоуправления города, руководствуясь Уставом городского округа - города Барнаула Алтайского края, постановляю:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в администрации города и иных органах местного самоуправления города (далее - Инструкция) (приложение).
2. Руководителям органов администрации города и иных органов местного самоуправления города довести до сведения специалистов Инструкцию, организовать ее изучение и неукоснительное соблюдение.
3. Признать утратившими силу постановления администрации города:
от 27.01.2015 N 87 "О внесении изменений и дополнений в приложение к постановлению администрации города от 25.05.2012 N 1563 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города и иных органах местного самоуправления" (в редакции постановления от 28.01.2014 N 111)".
4. Постановление вступает в силу с 03.05.2018.
5. Пресс-центру (Павлинова Ю.С.) разместить постановление на официальном Интернет-сайте города Барнаула.
6. Контроль за исполнением постановления возложить на заместителя главы администрации города, руководителя аппарата.
(п. 6 в ред. Постановления администрации города Барнаула от 20.05.2020 N 760)
Глава города
С.И.ДУГИН
Приложение
к Постановлению
администрации города
от 16 апреля 2018 г. N 700
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА И ИНЫХ ОРГАНАХ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ ГОРОДА
(в ред. Постановлений администрации города Барнаула от 01.02.2022 N 105, от 07.07.2023 N 955)
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации города и иных органах местного самоуправления города (далее - Инструкция) разработана в целях обеспечения и совершенствования документооборота, повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.
1.2. Инструкция определяет порядок ведения делопроизводства по приему, учету, подготовке, оформлению, движению, контролю исполнения, хранению и использованию документов в администрации города и иных органах местного самоуправления города (далее - органы).
1.3. Установленные Инструкцией правила ведения делопроизводства распространяются на всю служебную документацию, не содержащую сведения, относящиеся к государственной тайне.
Под служебной документацией подразумеваются правовые акты, входящая и исходящая корреспонденция и иные служебные документы на бумажном носителе и в электронной форме, созданные и оформленные в установленном порядке.
1.4. Порядок работы с документами с грифом "Для служебного пользования" определен Положением о порядке обращения с конфиденциальной информацией в администрации города, иных органах местного самоуправления города, утвержденным постановлением администрации города от 01.10.2010 N 3034.
Ведение секретного делопроизводства осуществляется в соответствии со специальной инструкцией, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации.
1.5. Составление, оформление и учет документов по кадрам, учету военнообязанных, бухгалтерскому учету проводится в порядке, установленном действующим законодательством, инструкциями, положениями, иными правовыми актами.
1.6. Ответственность за организацию работы с документами и состояние делопроизводства по ним, в том числе за прохождение и исполнение документов, за соблюдение установленных Инструкцией правил документирования и документооборота, а также за обеспечение сохранности служебных документов и информации, содержащейся в них, в органах возлагается на их руководителей.
Непосредственное ведение делопроизводства в органах осуществляется служащими, ответственными за выполнение данной функции в соответствии с их должностными обязанностями.
Муниципальные служащие органов несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов.
При увольнении, изменении должностных обязанностей муниципального служащего передача документов осуществляется лицу, определенному руководителем органа.
В случае временного отсутствия муниципальный служащий передает документы, подлежащие исполнению, лицу, определенному руководителем органа.
При утрате документа муниципальный служащий обязан немедленно доложить об этом руководителю органа.
1.7. Вновь принятые муниципальные служащие должны быть ознакомлены непосредственным руководителем с Регламентом администрации города и Инструкцией в течение пяти рабочих дней со дня приема на работу.
1.8. Инструкция не распространяется на порядок делопроизводства Барнаульской городской Думы, если правовыми актами не установлено иное.
1.9. Ведение делопроизводства в органах осуществляется в Единой системе электронного документооборота Алтайского края (далее - ЕСЭД).
В ЕСЭД отражается процесс прохождения (создания) документа на бумажном носителе, осуществляется создание электронных документов и обмен ими между участниками ЕСЭД.
Обмен электронными документами между участниками ЕСЭД осуществляется без дублирования по электронной почте и дублирования на бумажном носителе (за исключением случаев, установленных Инструкцией и другими правовыми актами).
2. Документирование управленческой деятельности
При подготовке документов необходимо соблюдать требования и правила, обеспечивающие их юридическую силу, целесообразность и обоснованность, оперативное исполнение и использование.
В органах создаются документы на бумажном носителе, электронные документы и электронные копии документов, полученные в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе.
Электронные шаблоны (унифицированные формы) документов, используемые при создании электронных документов, по составу реквизитов должны быть идентичны документам на бумажном носителе.
2.1. Бланки документов
При подготовке документов за подписью главы города, первого заместителя главы администрации города, заместителей главы администрации города (далее - заместители главы администрации города), управляющего делами администрации города Барнаула, председателя организационно-контрольного комитета (далее - управляющий делами, председатель организационно-контрольного комитета) используются следующие виды бланков с воспроизведением герба города Барнаула:
бланк постановления главы города (приложение 1);
бланк распоряжения главы города (приложение 2);
бланк постановления администрации города (приложение 3);
бланк распоряжения администрации города (приложение 4);
бланк письма (приложения 5, 6).
Образцы расположения реквизитов в бланках документов представлены в приложениях 7, 8, 9.
Формы бланков документов органов администрации города, являющихся юридическими лицами, иных органов местного самоуправления города утверждаются правовыми актами руководителей органов администрации города, являющихся юридическими лицами, правовыми актами иных органов местного самоуправления.
2.2. Формат бумаги
Бланки оформляются на белой бумаге форматов А4 (210 x 297 мм), в отдельных случаях, предусмотренных формой документа, - на листах формата А3 (297 x 420 мм) и А5 (148 x 210 мм) и печатаются черной краской на основе продольного или углового расположения реквизитов.
2.3. Общие требования к созданию (изготовлению) документов
Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля следующих размеров:
левое - 20 мм;
правое - 10 мм;
верхнее - 20 мм;
нижнее - 20 мм.
Документы длительных сроков хранения (свыше 10 лет) должны иметь левое поле не менее 30 мм.
Документы на бумажных носителях оформляются на лицевой стороне листа без оборота, за исключением случаев, установленных типовыми формами и образцами документов.
