АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА БАРНАУЛА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 25 мая 2012 года N 1563
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА И ИНЫХ ОРГАНАХ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ
____________________________________________________________________
Утратил силу с 3 мая 2018 года на основании Постановления администрации города Барнаула от 16.04.2018 N 700.
____________________________________________________________________
(в редакции Постановлений администрации города Барнаула от 28.01.2014 N 111, от 27.01.2015 N 87, от 04.12.2015 N 2310)
В целях упорядочения работы с документами, совершенствования делопроизводства в администрации города и иных органах местного самоуправления, руководствуясь Уставом городского округа - города Барнаула Алтайского края, на основании ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" постановляю:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в администрации города и иных органах местного самоуправления (приложение).
2. Руководителям органов администрации города, иных органов местного самоуправления довести до сведения специалистов данную Инструкцию по делопроизводству, организовать изучение и неукоснительное ее соблюдение.
3. Постановление главы администрации города от 09.07.2004 N 2043 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в городской, районных, сельских и поселковых администрациях, их отделах, управлениях и комитетах" считать утратившим силу.
4. Пресс-центру (Павлинова Ю.С.) разместить постановление на официальном Интернет-сайте города Барнаула.
5. Контроль за исполнением постановления возложить на первого заместителя главы администрации города, руководителя аппарата Фризена П.Д.
Глава администрации г. Барнаула
И.Г.САВИНЦЕВ
Приложение
к Постановлению
администрации города
от 25 мая 2012 года N 1563
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА И ИНЫХ ОРГАНАХ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ
(в редакции Постановлений администрации города Барнаула от 28.01.2014 N 111, от 27.01.2015 N 87, от 04.12.2015 N 2310)
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации города и иных органах местного самоуправления (далее - Инструкция) разработана в целях обеспечения и совершенствования документооборота, повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.
1.2. Инструкция составлена в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (далее - ГОСТ Р 6.30-2003) и определяет порядок ведения делопроизводства по приему, учету, подготовке, оформлению, размножению (тиражированию), движению, контролю исполнения, хранению и использованию документов в администрации города и иных органах местного самоуправления.
1.3. Установленные Инструкцией правила ведения делопроизводства распространяются на всю служебную документацию несекретного характера.
1.4. Порядок работы с документами с грифом "Для служебного пользования" определен Положением о порядке обращения с конфиденциальной информацией в администрации города, иных органах местного самоуправления города, утвержденным постановлением администрации города от 01.10.2010 N 3034. Ведение секретного делопроизводства осуществляется в соответствии со специальной инструкцией.
1.5. Составление, оформление и учет документов по кадрам, по записи актов гражданского состояния, нотариальным действиям, учету военнообязанных производится в порядке, установленном действующим законодательством, инструкциями, положениями, иными правовыми актами.
1.6. Ответственность за организацию делопроизводства в администрации города, иных органах местного самоуправления возлагается на их руководителей и (или) на заведующих общими отделами.
Муниципальные служащие органов администрации города, иных органов местного самоуправления (далее - органы) несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов. При утрате документа специалист обязан немедленно доложить об этом руководителю органа администрации города (иного органа местного самоуправления).
1.7. Вновь принятые специалисты должны быть ознакомлены руководителем с Регламентом администрации города и Инструкцией по делопроизводству.
1.8. Настоящая Инструкция не распространяется на порядок делопроизводства Барнаульской городской Думы, если правовыми актами не установлено иное.
2. Общие требования к оформлению документов
2.1. Бланки документов
При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать ряд требований и правил, обеспечивающих их юридическую силу, целесообразность и обоснованность, оперативное исполнение и использование.
Служебные документы печатаются на бланках. Бланки документов должны иметь поля не менее (мм):
левое - 20;
правое - 10;
верхнее - 20;
нижнее - 20.
Бланк документа - это лист бумаги с заранее напечатанными на нем типографским способом или при помощи штампа постоянными для данного документа информационными реквизитами. Штамп применителен только для служебных писем.
Бланки изготавливаются на белой бумаге форматов А4 (210 x 297 мм) и А5 (210 x 148 мм) и печатаются черной краской на основе продольного или углового расположения реквизитов (приложение 1, 2).
На продольных бланках (бланки постановлений, распоряжений) все реквизиты располагаются по центру текстового поля, на угловых (бланки писем) - в левом верхнем углу бланка, при этом каждый элемент реквизита центрируется относительно самой длинной строки.
На бланках постановлений, распоряжений администрации, писем администрации в верхней части, перед наименованием органа печатаются слова "Российская Федерация", между ними располагается герб города Барнаула.
2.2. Реквизиты документов
Каждый вид документа должен иметь строго определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения, соответствующий требованиям ГОСТ Р 6.30-2003 и настоящей Инструкции.
При составлении и оформлении документов могут использоваться следующие реквизиты:
1. Государственный герб Российской Федерации;
2. Герб города Барнаула;
3. Наименование органа - автора (как правило, воспроизводится на бланке учреждения);
4. Справочные данные об организации (почтовый адрес, индекс, телефон, факс);
5. Наименование вида документа (постановление, распоряжение, приказ и т.д.);
6. Дата документа;
7. Регистрационный номер документа;
8. Ссылка на регистрационный номер документа, дату;
9. Место составления или издания документа;
10. Адресат;
11. Утверждение документа;
12. Резолюция;
13. Заголовок к тексту;
14. Отметка о контроле;
15. Текст документа;
16. Отметка о наличии приложения;
17. Подпись;
18. Гриф согласования документа;
19. Визы согласования документа;
20. Оттиск печати;
21. Отметка о заверении копии;
22. Отметка об исполнителе;
23. Отметка об исполнении документа и списании его в дело;
24. Отметка о поступлении документа в организацию;
25. Идентификатор электронной копии документа.
2.3. Реквизит "Наименование органа-автора"
Важным реквизитом документа является правильное указание наименования учреждения - автора документа, оно указывается на бланках, в соответствии с учредительными документами организации (Уставом или Положением).
Для постановлений и распоряжений администрации города Барнаула - наименование администрации города Барнаула (приложение 3).
Для отделов, управлений и комитетов - полное наименование отдела, управления, комитета.
По вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию нескольких органов местного самоуправления, принимается совместный правовой акт - распоряжение или приказ.
Документы, издающиеся совместно, оформляются не на бланках. В заголовочной части этих документов указывается полное наименование всех органов, участвующих в их принятии, например:
Комитет по управлению Комитет по образованию
муниципальной собственностью г. Барнаула
г. Барнаула
РАСПОРЯЖЕНИЕ
05.04.2012 N 42/34
Подписи на этих документах располагаются на одном уровне с указанием полных наименований должностей, включая наименования органов, принявших документ, например:
Председатель комитета по Председатель комитета по
управлению муниципальной образованию г. Барнаула
собственностью г. Барнаула
подпись И.О.Фамилия подпись И.О.Фамилия
Все экземпляры этих документов, в том числе и приложения, остающиеся в делах органов, должны содержать подписи должностных лиц с указанием их должностей.
Индексом данных документов являются порядковые регистрационные номера, присвоенные данными органами, разделенные косой чертой. При этом, первым указывается номер того органа, который подготовил проект документа.
2.4. Реквизит "Справочные данные об организации"
Этот реквизит, как правило, является принадлежностью бланка органа и включает почтовый адрес (в т.ч. индекс), номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, адрес электронной почты и др.).
2.5. Реквизит "Наименование вида документа"
Обязательным реквизитом служебных документов, за исключением писем, является указание их вида, например: постановление, распоряжение, протокол, план работы, докладная записка, информация. Данный реквизит указывается под наименованием учреждения, от верхнего поля, по центру. В протоколе - ниже наименования коллегиального органа, в заявлении, служебной записке - ниже реквизита "Адресат", в акте - ниже реквизита "Гриф утверждения".
2.5.1. Виды правовых актов:
Постановление - правовой акт, принимаемый главой администрации города (района, села, поселка), заместителями главы администрации района в пределах их полномочий в целях решения вопросов местного значения, полномочия по которым закреплены за администрацией.
(в ред. Постановления администрации города Барнаула от 04.12.2015 N 2310)
Распоряжение - правовой акт администрации города, иного органа местного самоуправления, издаваемый для решения оперативных, организационных, кадровых и других текущих вопросов.
