ПРАВИТЕЛЬСТВО РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 15 марта 2017 года N 131
О межведомственном электронном документообороте
(с изменениями на 30 марта 2023 года)
(в ред. распоряжений Правительства Ростовской области от 31.08.2020 N 694, от 09.11.2021 N 979, от 08.09.2022 N 690, от 30.03.2023 N 224)
В целях совершенствования документационного обеспечения управления, внедрения современных информационно-коммуникационных технологий в Правительстве Ростовской области и иных исполнительных органах Ростовской области:
(в ред. распоряжения Правительства Ростовской области от 08.09.2022 N 690)
1. Утвердить Положение о межведомственном электронном документообороте согласно приложению.
2. Правительству Ростовской области, руководителям исполнительных органов Ростовской области организовать работу по ведению информационного обмена и хранению документов в соответствии с Положением о межведомственном электронном документообороте, утвержденным настоящим распоряжением.
(в ред. распоряжения Правительства Ростовской области от 08.09.2022 N 690)
3. Рекомендовать главам муниципальных образований Ростовской области организовать работу по ведению информационного обмена и хранению документов в соответствии с Положением о межведомственном электронном документообороте, утвержденным настоящим распоряжением.
4. Признать утратившими силу распоряжения Правительства Ростовской области:
от 23.08.2012 N 365 "О межведомственном электронном документообороте";
5. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя Губернатора Ростовской области Хохлова А.А.
(п. 5 в ред. распоряжения Правительства Ростовской области от 08.09.2022 N 690)
Губернатор
Ростовской области
В.Ю.ГОЛУБЕВ
Распоряжение вносит
министерство информационных
технологий и связи
Ростовской области
Приложение
к распоряжению
Правительства
Ростовской области
от 15.03.2017 N 131
ПОЛОЖЕНИЕ О МЕЖВЕДОМСТВЕННОМ ЭЛЕКТРОННОМ ДОКУМЕНТООБОРОТЕ
(в ред. распоряжений Правительства Ростовской области от 09.11.2021 N 979, от 08.09.2022 N 690, от 30.03.2023 N 224)
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение определяет организацию межведомственного электронного документооборота с использованием межведомственной системы электронного документооборота и делопроизводства "Дело" (далее - система "Дело") и системы хранения документов в ведомственных архивах (архивах организации) (далее - система "Архивное дело") (далее - межведомственный электронный документооборот).
1.2. Для целей настоящего Положения используются следующие понятия:
участники межведомственного электронного документооборота (далее - участник) - исполнительные органы Ростовской области, другие органы государственной власти Ростовской области, являющиеся главными распорядителями средств областного бюджета, а также органы местного самоуправления и учреждения - получатели средств областного бюджета, подключенные к системам "Дело" и "Архивное дело";
(в ред. распоряжения Правительства Ростовской области от 08.09.2022 N 690)
корпоративная сеть телекоммуникационной связи (далее - КСТС) - территориально распределенная информационно-телекоммуникационная сеть, включающая в себя совокупность каналов связи, маршрутизирующего и сервисного оборудования, узлов доступа к сети, компьютеров и терминального оборудования, предназначенных для передачи информации;
пользователь - работник участника, наделенный в установленном порядке правами доступа по работе в системе "Дело" и (или) "Архивное дело";
файл регистрационной карточки - сочетание визуальных отображений бланка, текста и других реквизитов (регистрационный номер, дата регистрации и штамп электронной подписи) и (или) приложения;
(в ред. распоряжения Правительства Ростовской области от 30.03.2023 N 224)
файл электронной копии документа - сканированный образ документа на бумажном носителе.
1.3. Исполнительным органом Ростовской области, обеспечивающим взаимодействие участников при межведомственном электронном документообороте, является министерство цифрового развития, информационных технологий и связи Ростовской области (далее - министерство).
(в ред. распоряжения Правительства Ростовской области от 08.09.2022 N 690)
1.4. Межведомственный электронный документооборот направлен на решение следующих задач:
объединение в единый процесс документационного обеспечения управления участников;
соблюдение единых правил регистрации, управления, доступа к электронным документам и электронным копиям документов (далее - документ), а также проектов к ним;
осуществление мониторинга, анализа и автоматизированного контроля хода исполнения документов;
получение оперативной аналитической и статистической отчетности;
оперативная доставка документов и проектов к ним.
1.5. Основными принципами межведомственного электронного документооборота являются:
обеспечение технологической возможности использования системы "Дело" и "Архивное дело" с переменным числом участников;
применение участниками единых баз данных, технологий, форматов, протоколов информационного взаимодействия и программно-технических средств;
правомерное использование участниками программного обеспечения и программно-технических средств;
обеспечение целостности и доступности передаваемой информации;
минимизация издержек, в том числе финансовых и временных, при осуществлении информационного взаимодействия;
однократный ввод и многократное использование документов (однократная регистрация документов для всех участников без перерегистрации при передаче между участниками).
1.6. Электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (далее - УКЭП) должностного лица - автора документа, в межведомственном электронном документообороте признается равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью и имеющему оттиск печати, при выполнении следующих условий:
электронный документ соответствует требованиям, установленным инструкциями по делопроизводству участников;
электронный документ соответствует требованиям к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и имеющему оттиск печати, установленным разделом 6 настоящего Положения.
1.7. Ответственность за неправомерное подписание электронного документа УКЭП несет участник в лице владельца ключа УКЭП.
1.8. Ответственность за соответствие документа, размещенного в системе "Архивное дело", документу на бумажном носителе несет участник системы "Архивное дело" в лице работника, разместившего документ в системе "Архивное дело".
1.9. Документооборот между участниками осуществляется в электронном виде по системе "Дело". Передача документов по иным каналам связи и (или) на бумажном носителе не допускается, за исключением случаев, когда федеральными или областными законами либо принимаемыми в соответствии с ними правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
При передаче электронных документов между участниками документы заверяются УКЭП должностного лица - автора документа. Электронная копия документа может быть заверена УКЭП должностного лица, зарегистрировавшего его в системе "Дело", или УКЭП юридического лица - участника.
Получение электронного документа, подписанного УКЭП или созданного в виде электронной копии документа, в соответствии с требованиями, предусмотренными настоящим Положением, является достаточным условием, позволяющим установить авторство документа и принять электронный документ к рассмотрению и исполнению.
1.10. В системе "Дело" создаются и используются:
электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
электронные копии документов, полученные в результате сканирования документов на бумажном носителе;
документы и сообщения, отправляемые и поступающие по защищенной федеральной системе межведомственного электронного документооборота (далее - система МЭДО) от федеральных органов исполнительной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов.
(в ред. распоряжения Правительства Ростовской области от 08.09.2022 N 690)
1.11. Регистрация и отправка созданных электронных документов осуществляется в день создания (подписания или утверждения) либо на следующий рабочий день, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.
