ПРАВИТЕЛЬСТВО РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 9 ноября 2021 года N 979
О внесении изменения в распоряжение Правительства Ростовской области от 15.03.2017 N 131
В целях совершенствования организации межведомственного электронного документооборота:
1. Внести в распоряжение Правительства Ростовской области от 15.03.2017 N 131 "О межведомственном электронном документообороте" изменение, изложив приложение к нему в редакции согласно приложению к настоящему распоряжению.
2. Правительству Ростовской области, органам исполнительной власти Ростовской области обеспечить соблюдение распоряжения Правительства Ростовской области от 15.03.2017 N 131 "О межведомственном электронном документообороте" (в редакции настоящего распоряжения Правительства Ростовской области).
3. Рекомендовать органам местного самоуправления муниципальных образований в Ростовской области обеспечить соблюдение распоряжения Правительства Ростовской области от 15.03.2017 N 131 "О межведомственном электронном документообороте" (в редакции настоящего распоряжения Правительства Ростовской области).
4. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя Губернатора Ростовской области Хохлова А.А.
Губернатор
Ростовской области
В.Ю.ГОЛУБЕВ
Распоряжение вносит
министерство цифрового
развития, информационных
технологий и связи
Ростовской области
Приложение
к распоряжению
Правительства
Ростовской области
от 09.11.2021 N 979
ПОЛОЖЕНИЕ О МЕЖВЕДОМСТВЕННОМ ЭЛЕКТРОННОМ ДОКУМЕНТООБОРОТЕ
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение определяет организацию межведомственного электронного документооборота с использованием межведомственной системы электронного документооборота и делопроизводства "Дело" (далее - система "Дело") и системы хранения документов в ведомственных архивах (архивах организации) (далее - система "Архивное дело") (далее - межведомственный электронный документооборот).
1.2. Для целей настоящего Положения используются следующие понятия:
участники межведомственного электронного документооборота (далее - участник) - органы исполнительной власти Ростовской области, другие государственные органы, являющиеся главными распорядителями средств областного бюджета, а также органы местного самоуправления и учреждения - получатели средств областного бюджета, подключенные к системам "Дело" и "Архивное дело";
корпоративная сеть телекоммуникационной связи (далее - КСТС) - территориально распределенная информационно-телекоммуникационная сеть, включающая в себя совокупность каналов связи, маршрутизирующего и сервисного оборудования, узлов доступа к сети, компьютеров и терминального оборудования, предназначенных для передачи информации;
пользователь - работник участника, наделенный в установленном порядке правами доступа по работе в системе "Дело" и (или) "Архивное дело";
файл электронного документа - сочетание визуальных отображений бланка, текста и других реквизитов (исключая регистрационный номер, дату регистрации и подпись) электронного документа и его приложений;
файл электронной копии документа - сканированный образ документа на бумажном носителе.
1.3. Органом исполнительной власти Ростовской области, обеспечивающим взаимодействие участников при межведомственном электронном документообороте, является министерство цифрового развития, информационных технологий и связи Ростовской области (далее - министерство).
1.4. Межведомственный электронный документооборот направлен на решение следующих задач:
объединение в единый процесс документационного обеспечения управления участников;
соблюдение единых правил регистрации, управления, доступа к электронным документам и электронным копиям документов (далее - документ), а также проектов к ним;
осуществление мониторинга, анализа и автоматизированного контроля хода исполнения документов;
получение оперативной аналитической и статистической отчетности;
оперативная доставка документов и проектов к ним.
1.5. Основными принципами межведомственного электронного документооборота являются:
обеспечение технологической возможности использования системы "Дело" и "Архивное дело" с переменным числом участников;
применение участниками единых баз данных, технологий, форматов, протоколов информационного взаимодействия и программно-технических средств;
правомерное использование участниками программного обеспечения и программно-технических средств;
обеспечение целостности и доступности передаваемой информации;
минимизация издержек, в том числе финансовых и временных, при осуществлении информационного взаимодействия;
однократный ввод и многократное использование документов (однократная регистрация документов для всех участников без перерегистрации при передаче между участниками).
1.6. Электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (далее - УКЭП) должностного лица - автора документа, в межведомственном электронном документообороте признается равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью и имеющему оттиск печати, при выполнении следующих условий:
электронный документ соответствует требованиям, установленным инструкциями по делопроизводству участников;
электронный документ соответствует требованиям к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и имеющему оттиск печати, установленным разделом 6 настоящего Положения.
1.7. Ответственность за неправомерное подписание электронного документа УКЭП несет участник в лице владельца ключа УКЭП.
1.8. Ответственность за соответствие документа, размещенного в системе "Архивное дело", документу на бумажном носителе несет участник системы "Архивное дело" в лице работника, разместившего документ в системе "Архивное дело".
1.9. Документооборот между участниками осуществляется в электронном виде по системе "Дело". Передача документов по иным каналам связи и (или) на бумажном носителе не допускается, за исключением случаев, когда федеральными или областными законами либо принимаемыми в соответствии с ними правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
При передаче электронных документов между участниками документы заверяются УКЭП должностного лица - автора документа. Электронная копия документа может быть заверена УКЭП должностного лица, зарегистрировавшего его в системе "Дело", или УКЭП юридического лица - участника.
Получение электронного документа, подписанного УКЭП или созданного в виде электронной копии документа, в соответствии с требованиями, предусмотренными настоящим Положением, является достаточным условием, позволяющим установить авторство документа и принять электронный документ к рассмотрению и исполнению.
1.10. В системе "Дело" создаются и используются:
электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
электронные копии документов, полученные в результате сканирования документов на бумажном носителе;
документы и сообщения, отправляемые и поступающие по защищенной федеральной системе межведомственного электронного документооборота (далее - система МЭДО) от федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов.
1.11. Регистрация и отправка созданных электронных документов осуществляется в день создания (подписания или утверждения) либо на следующий рабочий день, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.
Документы, создаваемые участником и (или) поступившие участнику на бумажном носителе, регистрируются в системе "Дело" с созданием в ней электронной копии такого документа.
1.12. При регистрации, передаче, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов и проектов к ним во внутреннем документообороте участника могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых УКЭП не используется. При этом идентификация пользователя происходит на основании логина и пароля, предоставляемого министерством. Пароль является уникальным идентификатором (простой электронной подписью) пользователя и не подлежит разглашению.
Порядок работы с документами во внутреннем документообороте участника определяется правовыми актами участника.
1.13. Участниками для хранения документов постоянного хранения, временного хранения применяется система "Архивное дело".
1.14. В системе "Архивное дело" хранятся:
электронные документы постоянного хранения, временного срока хранения;
электронные копии документов постоянного хранения, временного срока хранения, полученные в результате сканирования документов на бумажном носителе.
1.15. Порядок архивного хранения документов постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения определяется правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях".
1.16. При осуществлении автоматизированного контроля хода исполнения документов и поручений участники руководствуются методическими рекомендациями по использованию системы "Дело" для организации автоматизированного контроля исполнения документов и поручений, утвержденными министерством.
1.17. Учет, контроль и анализ обращений граждан осуществляется в системе "Дело" с учетом требований федерального и областного законодательства, а также методических рекомендаций Управления Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций, определяющих порядок работы и информационного обмена по работе с обращениями граждан.
