ПРАВИТЕЛЬСТВО РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 23 августа 2012 года N 365
О межведомственном электронном документообороте
____________________________________________________________________
Утратил силу на основании распоряжения Правительства РО от 15.03.2017 N 131.
____________________________________________________________________
(Изменение:
распоряжение Правительства Ростовской области от 05.11.2013 N 464
распоряжение Правительства Ростовской области от 27.08.2014 N 401
В целях совершенствования документационного обеспечения управления, внедрения современных информационно-коммуникационных технологий в Правительстве Ростовской области, органах исполнительной власти Ростовской области:
1. Утвердить Положение о межведомственном электронном документообороте согласно приложению N 1.
2. Правительству Ростовской области, руководителям органов исполнительной власти Ростовской области организовать работу по ведению информационного обмена в соответствии с Положением о межведомственном электронном документообороте, утвержденным настоящим распоряжением.
3. Рекомендовать главам муниципальных образований Ростовской области организовать работу по ведению информационного обмена в соответствии с Положением о межведомственном электронном документообороте, утвержденным настоящим распоряжением.
4. Признать утратившими силу правовые акты Ростовской области по Перечню согласно приложению N 2.
5. Распоряжение вступает в силу с 1 сентября 2012 г.
6. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя Губернатора Ростовской области Гончарова В.Г.
Вице-губернатор
Ростовской области С.И. Горбань
Распоряжение вносит
министерство информационных
технологий и связи
Ростовской области
Приложение N 1
к распоряжению
Правительства
Ростовской области
от 23.08.2012 N 365
ПОЛОЖЕНИЕ о межведомственном электронном документообороте
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение определяет организацию межведомственного электронного документооборота с использованием межведомственной системы электронного документооборота и делопроизводства "Дело" (далее - система "Дело").
1.2. Для целей настоящего Положения используются следующие понятия:
участники межведомственного электронного документооборота (далее - участник) – органы исполнительной власти Ростовской области, другие государственные органы, являющиеся главными распорядителями средств областного бюджета, а также органы местного самоуправления и учреждения - получатели средств областного бюджета, подключенные к системе "Дело";
корпоративная сеть телекоммуникационной связи (далее - КСТС) – территориально распределенная информационно-телекоммуникационная сеть, включающая в себя совокупность каналов связи, маршрутизирующего и сервисного оборудования, узлов доступа к сети, компьютеров и терминального оборудования, предназначенных для передачи информации;
пользователь - работник участника, наделенный в установленном порядке правами доступа по работе в системе "Дело".
1.3. Органом исполнительной власти Ростовской области, обеспечивающим взаимодействие участников при межведомственном электронном документообороте, является министерство информационных технологий и связи Ростовской области (далее - министерство).
1.4. Межведомственный электронный документооборот с использованием системы "Дело" направлен на решение следующих задач:
объединение в единый процесс документационного обеспечения управления участников;
соблюдение единых правил регистрации, управления, доступа к электронным документам и проектов к ним (далее - электронный документ);
осуществление мониторинга, анализа и автоматизированного контроля хода исполнения электронных документов;
получение оперативной аналитической и статистической отчетности;
оперативная доставка электронных документов.
1.5. Основными принципами межведомственного электронного документооборота являются:
обеспечение технологической возможности использования системы "Дело" с переменным числом участников;
применение участниками единых технологий, форматов, протоколов информационного взаимодействия и унифицированных программно-технических средств;
правомерное использование участниками программного обеспечения и сертифицированных программно-технических средств;
обеспечение целостности и доступности передаваемой информации;
минимизация издержек, в том числе финансовых и временных, при осуществлении информационного взаимодействия.
1.6. Учет, контроль и анализ обращений граждан в системе "Дело" осуществляется с учетом требований федерального и областного законодательства, а также методических рекомендаций управления Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций, определяющих порядок работы и информационного обмена по работе с обращениями граждан.
1.7. В системе "Дело" создаются и используются:
электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов на бумажном носителе;
электронные документы и сообщения, отправляемые и поступающие по защищенной федеральной системе межведомственного электронного документооборота (далее - система МЭДО) от федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов.
1.8. Электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (далее - ЭП) должностного лица – автора документа, признается равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью и имеющему оттиск печати при выполнении следующих условий:
электронный документ соответствует требованиям, установленным инструкциями по делопроизводству участников;
электронный документ соответствует требованиям к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и имеющему оттиск печати, установленным разделом 6 настоящего Положения.
1.9. При передаче электронных документов между участниками документы заверяются ЭП должностного лица - автора документа. Электронный документ, созданный в виде электронного образа документа, может быть заверен ЭП должностного лица, зарегистрировавшего его в системе "Дело", или ЭП юридического лица – участника.
Получение электронного документа, подписанного ЭП, в соответствии с требованиями, предусмотренными настоящим Положением, является достаточным условием, позволяющим установить авторство документа и принять электронный документ к рассмотрению и исполнению.
1.10. Риск неправомерного подписания электронного документа ЭП несет участник системы "Дело" в лице владельца ключа ЭП.
1.11. При регистрации, передаче, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов во внутреннем документообороте участника могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых ЭП не используется. При этом идентификация пользователя происходит на основании логина и пароля, предоставляемого министерством. Пароль является уникальным идентификатором (простой электронной подписью) пользователя и не подлежит разглашению.
1.12. Участники обеспечивают достоверность и актуальность информации, содержащейся в системе "Дело", выполняют все организационные и технические мероприятия по доступу, уничтожению, модифицированию, блокированию, копированию, предоставлению, распространению информации, размещаемой в системе "Дело", в соответствии с методическими рекомендациями, разрабатываемыми министерством.
1.13. При осуществлении автоматизированного контроля хода исполнений документов и поручений участники руководствуются Инструкцией по использованию системы электронного документооборота и делопроизводства "Дело" для организации автоматизированного контроля исполнения документов и поручений, утвержденной министерством.
1.14. Деятельность министерства по организации взаимодействия между участниками осуществляется министерством в рамках выполнения возложенных на него полномочий и в пределах установленной компетенции.
2. Функции, права и обязанности министерства и участников
2.1. Основными функциями министерства являются:
обеспечение работоспособности и корректности функционирования аппаратных и программных средств системы "Дело", ее развитие и модификация;
резервное копирование информации, размещенной в системе "Дело";
организационное, методическое и финансовое обеспечение системы "Дело";
формирование и актуализация справочников системы "Дело";
регистрация и предоставление прав пользователей для размещения, редактирования, просмотра и удаления информации в системе "Дело", прекращение их действия;
управление выдачей и отзывом квалифицированных сертификатов ключа проверки ЭП (далее - квалифицированный сертификат) для пользователей системы "Дело" в целях обеспечения возможности криптографической защиты и формирования ЭП электронных документов. Смена сертификатов ключей производится ежегодно, как правило, за 10 дней до истечения установленного срока действия;
организация защиты информации, размещаемой в системе "Дело", от неправомерного доступа;
мониторинг состояния и управления работой системы "Дело";
исполнение иных функций, связанных с программно-техническим обеспечением системы "Дело".
2.2. Министерство обязано:
обеспечивать функционирование системы "Дело" в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и Ростовской области;
регистрировать в системе "Дело" работников участника путем предоставления простой электронной подписи пользователя при выполнении следующих условий:
предоставлять заявку участника на подключение по форме, установленной министерством;
обеспечивать выполнение участником технических требований к оборудованию автоматизированного рабочего места пользователя, установленных министерством;
предоставлять ЭП и квалифицированные сертификаты работникам участников согласно предоставляемой заявке на изготовление квалифицированного сертификата по форме, установленной министерством;
обеспечивать координацию деятельности участников при создании, обработке, управлении и хранении электронных документов и организации доступа к ним с использованием системы "Дело";
обеспечивать соблюдение прав доступа к электронным документам участников;
обеспечивать целостность и неизменность электронных документов, передаваемых между участниками с использованием системы "Дело";
самостоятельно или путем привлечения работников, осуществляющих техническую поддержку, обеспечивать предоставление информационной и методической поддержки участнику по вопросам использования системы "Дело";
проводить технические мероприятия по обслуживанию системы "Дело", требующие прекращения доступа к системе "Дело", в нерабочее время и оповещать участников не менее чем за 1 рабочий день до даты прекращения доступа.
2.3. Участник обязан:
определить должностное лицо, ответственное за работу пользователей, и направить министерству копию соответствующего документа;
представить министерству информацию, необходимую для информационного сопровождения системы "Дело":
заявку на подключение к системе "Дело" своих работников по форме, установленной министерством;
заявку на изготовление квалифицированного сертификата для владельцев ключа ЭП, в случаях и по форме, установленной министерством;
оперативные сведения о работниках участника с целью поддержания в актуальном состоянии справочников системы "Дело" по форме, установленной министерством;
иную информацию, необходимую для функционирования системы "Дело", запрашиваемую министерством;
обеспечивать достоверность информации, передаваемой по системе "Дело". Ответственность за неправомерное подписание электронного документа ЭП несет участник системы "Дело" в лице руководителя, работником которого является владелец соответствующего ключа ЭП;
обеспечивать работоспособность и безопасность всех программно-аппаратных средств, необходимых для функционирования системы "Дело", а также иных программно-аппаратных средств, обеспечивающих возможность подписания документов ЭП в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и настоящего Положения;
принимать к исполнению электронные документы, зарегистрированные в системе "Дело" и заверенные ЭП при соблюдении условий равнозначности ЭП собственноручной подписи, а также дополнительных требований к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и имеющему оттиск печати;
обеспечивать строгое соблюдение установленного законодательством Российской Федерации порядка ограниченного доступа к отдельным видам информации и не допускать ее размещения в системе "Дело";
при передаче электронных документов между участниками использовать, принимать и признавать квалифицированные сертификаты;
проводить установку и настройку программного обеспечения системы "Дело" и средств ЭП на рабочих станциях пользователей;
