ПРАВИТЕЛЬСТВО РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 27 августа 2014 года N 401

О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В РАСПОРЯЖЕНИЕ ПРАВИТЕЛЬСТВА РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ ОТ 23.08.2012 N 365

____________________________________________________________________
Утратил силу на основании распоряжения Правительства РО от 15.03.2017 N 131.
____________________________________________________________________

В целях совершенствования организации межведомственного электронного документооборота:

1. Внести в приложение N 1 к распоряжению Правительства Ростовской области от 23.08.2012 N 365 "О межведомственном электронном документообороте" изменения согласно приложению.

2. Руководителям органов исполнительной власти Ростовской области обеспечить внесение в срок до 1 января 2015 г. соответствующих изменений в правовые акты, регулирующие вопросы организации делопроизводства.

3. Рекомендовать главам муниципальных образований Ростовской области внести в срок до 1 января 2015 г. соответствующие изменения в правовые акты, регулирующие вопросы организации делопроизводства.

4. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя Губернатора Ростовской области Ищенко А.В.

Губернатор
Ростовской области
В.Ю.ГОЛУБЕВ

  Распоряжение вносит
     министерство информационных
     технологий и связи
     Ростовской области

Приложение
к распоряжению
Правительства
Ростовской области
от 27.08.2014 N 401

ИЗМЕНЕНИЯ, ВНОСИМЫЕ В ПРИЛОЖЕНИЕ N 1 К РАСПОРЯЖЕНИЮ ПРАВИТЕЛЬСТВА РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ ОТ 23.08.2012 N 365 "О МЕЖВЕДОМСТВЕННОМ ЭЛЕКТРОННОМ ДОКУМЕНТООБОРОТЕ"

1. Пункт 1.2 раздела 1 дополнить абзацами следующего содержания:

"файл электронного документа - сочетание визуальных отображений бланка, текста и других реквизитов (исключая регистрационный номер, дату регистрации и подпись) электронного документа и его приложений;

файл электронного образа документа - сканированный образ документа на бумажном носителе.".

2. В разделе 5:

2.1. В абзаце втором пункта 5.1 слово "нормативных" исключить.

2.2. Пункт 5.2 изложить в редакции:

"5.2. Перечень документов участников, создание, хранение и использование которых осуществляется исключительно в форме электронных документов, определяется согласно приложению к настоящему Положению и учитывается в номенклатуре дел участников с указанием, что дело ведется в электронном виде (с отметкой - ЭД). Выписка из номенклатуры дел участника с указанием дел, которые ведутся в электронном виде, после согласования с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) комитета по управлению архивным делом Ростовской области представляется министерству.".

3. Пункт 6.5 раздела 6 изложить в редакции:

"6.5. К РК (РКПД) документа в обязательном порядке присоединяется файл (файлы) электронного документа или электронного образа документа. Файл электронного образа документа должен обеспечить визуальную идентичность его бумажному оригиналу в масштабе 1:1. Качество присоединенного файла электронного образа документа должно позволять в полном объеме прочитать текст документа и распознать его реквизиты. Если бумажный документ состоит из двух или более листов, электронный образ такого бумажного документа формируется в виде одного файла.

Допустимый формат и размер прикрепляемых файлов определяется министерством.

Пересмотр перечня регистрационных данных электронных документов, формата и размера прикрепляемых файлов в процессе использования системы "Дело", а также своевременное доведение их до участников возлагаются на министерство.".

4. Пункт 7.2 раздела 7 изложить в редакции:

"7.2. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел участника и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.".

5. Пункт 7.3 раздела 7 признать утратившим силу.

6. В разделе 9:

6.1. Пункт 9.2 изложить в редакции:

"9.2. Резервное копирование базы данных системы "Дело" производится не реже чем 1 раз в сутки.

Серверы должны функционировать в круглосуточном режиме. Допускается отключение серверов на профилактику сроком до 6 часов 1 раз в месяц, а также для проведения работ по обновлению системы "Дело" сроком до 2 суток не более 2 раз в год.".

3.2. Дополнить пунктом 9.5 следующего содержания:

"9.5. В случае возникновения чрезвычайных ситуаций или катастроф, повлекших прекращение функционирования системы "Дело", передача документов между участниками осуществляется с использованием всех доступных каналов связи и (или) на бумажном носителе до момента восстановления работоспособности системы "Дело". После восстановления работоспособности участники вносят информацию о документах, переданных по каналам связи и (или) на бумажном носителе, в систему "Дело".".

7. Дополнить разделом 10 следующего содержания:

"10. Порядок обмена электронными документами, отправляемыми и поступающими от организаций и граждан, не являющихся участниками межведомственного электронного документооборота

10.1. Обмен электронными документами, отправляемыми и поступающими участникам информационного взаимодействия по системе МЭДО, осуществляется в соответствии с нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации, а также методическими рекомендациями Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федеральной службы охраны Российской Федерации.

Министерство предоставляет право на ведение обмена электронными документами по системе МЭДО уполномоченным сотрудникам участников на основании представленных заявок, при наличии организационно-технических возможностей организации взаимодействия по системе МЭДО.

10.1.1. Обмен электронными документами по системе МЭДО осуществляется путем выполнения следующих процедур:

создание РКПД в системе "Дело";

согласование (визирование) электронного документа должностными лицами в системе "Дело";

подписание файла электронного документа ЭП должностного лица (должностных лиц) отправителя электронного документа;

регистрация электронного документа в системе "Дело";

подписание регистрационных данных электронного документа ЭП должностного лица - регистратора документа или ЭП юридического лица либо создание электронного образа документа;

формирование в системе "Дело" транспортного контейнера (формат транспортного контейнера определяется методическими рекомендациями Федеральной службы охраны Российской Федерации по согласованию с Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации);

направление транспортного контейнера в информационную систему электронного документооборота получателя электронного документа по системе МЭДО;

получение транспортного контейнера участником, проверка целостности транспортного контейнера, проверка транспортного контейнера на отсутствие вредоносных программ;

проверка действительности ЭП и регистрация полученного электронного документа в системе "Дело" с формированием и направлением уведомления о регистрации или отказе в регистрации.

10.1.2. Для организации получения информации о статусе прохождения электронного документа предусматривается передача электронных сообщений.

10.1.3. В случае отказа в регистрации получателем электронного документа формируются и направляются соответствующие уведомления отправителю электронного документа с указанием причины отказа в регистрации.

10.1.4. В случае необходимости при получении уведомления об отказе в регистрации документа отправитель электронного документа принимает меры по устранению причин отказа и направляет его получателю повторно.

10.2. Обмен электронными документами участников с организациями, не являющимися участниками, и гражданами может осуществляться с использованием электронной почты. Право на отправку электронных документов из системы "Дело" по электронной почте предоставляется пользователям участника на основании соответствующих заявок.

Участник передает по электронной почте файл электронного документа и файл реквизитов электронного документа. Состав файла реквизитов электронного документа определяется участником.

Порядок регистрации электронных документов, поступивших по электронной почте, определяется участниками.".

8. Дополнить разделом 11 следующего содержания:

"11. Обеспечение информационной безопасности при осуществлении межведомственного электронного документооборота

11.1. При осуществлении электронного документооборота между участниками допускается обмен электронными документами, содержащими общедоступную информацию и информацию, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации. Обмен информацией между участниками, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации, осуществляется при выполнении ими требований по защите такой информации, установленных в отношении информационных систем электронного документооборота.

11.2. Поддержание технико-технологической инфраструктуры системы "Дело" в работоспособном состоянии осуществляется министерством посредством выполнения комплекса работ, включающих:

обеспечение работоспособности программно-технических средств;

анализ и устранение выявляемых в ходе эксплуатации сбоев и ошибок программно-технических средств;

ремонт или замену вышедших из строя программно-технических средств;

обеспечение соответствующего уровня информационной безопасности.

11.3. Информационная безопасность при осуществлении МЭДО обеспечивается комплексом технических и организационных мероприятий.

11.4. К техническим мероприятиям относятся:

организация и использование средств защиты информации в полном объеме их функциональных возможностей;

обеспечение целостности обрабатываемых данных;

обеспечение антивирусной защиты информации.

11.5. К организационным мероприятиям относятся:

контроль выполнения требований нормативных документов, регламентирующих обеспечение защиты информации;

определение должностных лиц участников МЭДО и министерства, ответственных за обеспечение информационной безопасности;

установление порядка резервного копирования, восстановления и архивирования базы данных системы "Дело", а также порядка обновления антивирусных баз;

установление порядка допуска к программно-техническим средствам для проведения ремонтно-восстановительных работ;

организация режимных мероприятий в отношении помещений, в которых размещены узлы участников МЭДО, и технических средств этих узлов.".

9. Приложение изложить в редакции:

"Приложение
к Положению
о межведомственном
электронном
документообороте

ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ УЧАСТНИКОВ, СОЗДАНИЕ, ХРАНЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ КОТОРЫХ ОСУЩЕСТВЛЯЕТСЯ ИСКЛЮЧИТЕЛЬНО В ФОРМЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

________________

<*> Отметка "ЭПК" означает, что часть документов экспертно-проверочной комиссий комитета по управлению архивным делом Ростовской области может быть отнесена к сроку хранения - постоянно.

<**> ДМН - до минования надобности.".

Начальник управления
документационного обеспечения
Правительства Ростовской области
Т.А.РОДИОНЧЕНКО