ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ТВЕРИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 20 июля 2001 года N 692
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ТВЕРИ
(в редакции Постановлений Главы города Твери от 31.08.2004 N 3206, от 15.11.2004 N 4080, от 18.05.2006 N 1910, распоряжения Главы администрации города Твери от 09.06.2006 N 300 (редакции 02.08.2006))
В целях совершенствования организации работы с документами, более эффективного функционирования службы документационного обеспечения управления администрации города Твери:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в администрации города Твери (прилагается).
2. Заместителям Главы администрации города, руководителям отделов, комитетов и управлений привести порядок работы с документами в своих подразделениях в соответствие с требованиями настоящей Инструкции.
3. Отделу по работе с документами администрации города (Белякова O.B.) осуществить введение в действие Инструкции по делопроизводству во всех структурных подразделениях администрации.
4. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя Главы администрации города, руководителя аппарата Иванову Л.В.
И.о. Главы администрации города
С.А.ИСАЕВ
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ТВЕРИ
(в редакции Постановлений Главы города Твери от 31.08.2004 N 3206, от 15.11.2004 N 4080, от 18.05.2006 N 1910, распоряжения Главы администрации города Твери от 09.06.2006 N 300 (ред. 02.08.2006))
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации города Твери (далее именуется - инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.
Инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в администрации города, ее структурных и территориальных подразделениях (далее - подразделения администрации).
1.2. Инструкция разработана на основе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Федеральной архивной службы России 27.11.2000 N 68, в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации по делопроизводству и архивному делу, методическими и нормативными документами Госстандарта России и Росархива, Уставом города Твери.
1.3. Положения инструкции распространяются на организацию работы о документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в администрации города, должны отвечать требованиям данной инструкции.
1.4. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях администрации города осуществляется отделом по работе с документами.
II. ТРЕБОВАНИЯ К ПОДГОТОВКЕ ДОКУМЕНТОВ
1. Подготовка и издание постановлений и распоряжений Главы города Твери, администрации города Твери
(в редакции распоряжения Главы администрации города Твери от 09.06.2006 N 300 (редакции 02.08.2006))
1. Проекты постановлений и распоряжений готовятся:
- по указанию Главы города, заместителей Главы администрации города;
- по инициативе структурных и территориальных подразделений администрации города.
2. Проект постановления и распоряжения по объему не должен превышать трех страниц печатного текста без приложения.
3. Проект постановления или распоряжения печатается на продольном бланке формата А4 шрифтом размером N 12 или N 14 и должен иметь поля:
20 мм - верхнее,
27 - 30 мм - левое,
15 мм - правое,
20 мм - нижнее.
Образец оформления постановления (распоряжения) приведен в приложении N 1.
4. Проект постановления (распоряжения) имеет следующие реквизиты:
4.1. Наименование вида акта - постановление или распоряжение.
4.2. Дата акта отделяется от наименования вида акта межстрочным интервалом 24 пт, оформляется словесно-цифровым способом, печатается от левой границы текстового поля, проставляется после подписания постановления (распоряжения).
4.3. Индекс (номер) записывается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера документа, например, N 143, печатается от правой границы текстового поля.
4.4. Место издания отделяется от реквизитов "Дата" и "Номер" межстрочным интервалом 24 пт и оформляется центрованным способом.
4.5. Заголовок, содержащий основную мысль, печатается на расстоянии не менее 8 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов "Постановление" или "Распоряжение".
4.6. Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 - 36 пт, печатается шрифтом размером N 12 или N 14 с интервалом 18 пт от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля <*>. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.
________________
<*> Допускается уменьшение интервалов между реквизитами "Заголовок", "Текст", "Подпись" и "Место издания" при необходимости размещения текста проекта постановления (распоряжения) на одной странице.
4.6.1. Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу), в которой кратко излагаются мотивы, цели и задачи издания документа, и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную). Преамбула в проектах постановлений завершается словами "постановляю", которое печатается полужирным шрифтом в разрядку. Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
4.6.2. Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений), как правило, подразделяется на пункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
4.6.3. В постановляющей части даются конкретные указания исполнителям о характере и содержании их действий, указываются сроки исполнения.
4.6.4. Текст пунктов постановляющей части излагается в повелительной форме ("Обязать", "Поручить" и т.п.).
4.6.5. В случаях, когда исполнителем в документе является орган или организация, не подчиненные администрации города, применяется рекомендательная форма ("Предложить", "Рекомендовать" и т.п.).
4.6.6. Срок исполнения указывается конкретной датой ("до 1 июля 2001 года", "1 сентября 2001 года" и т.п.).
4.6.7. При наличии приложений к постановлению (распоряжению) в тексте на них обязательно делается ссылка.
4.6.8. Если в тексте проекта постановления (распоряжения) упоминаются правовые акты, то делается ссылка на дату, номер, заголовок акта и орган, его издавший.
4.6.9. В случае изменения, отмены или дополнения ранее изданного документа или какого-то его положения один из пунктов постановляющей части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта об отмене должен начинаться словами "Признать утратившим силу..."
4.6.10. Последний пункт постановления (распоряжения), как правило, устанавливает ответственного за исполнение документа в целом.
4.7. Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля. Инициалы имени, отчества и фамилия печатаются у правой границы текстового поля.
4.8. Приложения к проектам постановлений (распоряжений) оформляются на отдельных листах бумаги. Несколько приложений нумеруются арабскими цифрами. Дата и номер заполняются при регистрации.
Приложения подписываются руководителем структурного подразделения или должностным лицом, подготовившим (внесшим) проект постановления (распоряжения) по направлениям их деятельности.
5. Документы (программы, положения, регламенты, планы, нормы и т.п.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту постановления (распоряжения).
6. В тексте постановления (распоряжения) и приложения применяются только общепринятые сокращения; аббревиатуры названий учреждений, ассоциаций и т.п. расшифровываются; сокращения могут употребляться при повторении наименований в тексте.
7. К проекту постановления или распоряжения может прилагаться пояснительная записка или аналитическая справка объемом до пяти страниц. Оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты:
7.1. Наименование вида документа. Печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
7.2. Заголовок. Отделяется от наименования 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится. В заголовке указывается полное название проекта постановления (распоряжения), к которому подготовлена записка или справка.
7.3. Текст. Отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами, печатается шрифтом размером N 12 или N 14 через 1,5 интервала. Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
7.4. Подпись. Отделяется от текста 3 межстрочными интервалами. Включает наименование должности лица, подписывающего записку (справку), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию), дату. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. При наличии нескольких подписей они располагаются одна под другой в соответствии с занимаемыми должностями. Подписи отделяются одна от другой 1 - 2 пустыми строками.
8. Проект постановления (распоряжения) должен быть согласован со всеми организациями и должностными лицами, имеющими непосредственное отношение к вопросам, содержащимся в проекте документа. Допускаются визы только руководителей или лиц, исполняющих их обязанности.
8.1. Согласование документа с должностными лицами, визирующими его, осуществляется исключительно должностным лицом администрации города.
8.2. Срок согласования проекта постановления (распоряжения) в инстанции не должен превышать двух дней.
8.3. Визы проставляются на оборотной стороне первого листа первого экземпляра (подлинника) проекта постановления (распоряжения), расшифровываются с указанием должности, инициалов и фамилии визирующего, с обязательным указанием даты визирования. Образец оформления приведен в приложении N 1а.
8.4. Виза должностного лица, подготовившего проект постановления (распоряжения), расшифровывается с указанием структурного подразделения, должности, инициалов и фамилии, с обязательным обозначением даты подготовки документа, номера телефона.
8.5. Замечания по проектам постановлений (распоряжений) оформляются на отдельном листе, подписываются, датируются. На оборотной стороне первого листа делается запись о замечаниях.
9. В правовом управлении администрации города подлежат согласованию:
- проекты кадровых распорядительных документов по вопросам расторжения трудового договора работников аппарата Главы города и администрации города по инициативе работодателя и по истечении срока трудового договора, применения дисциплинарных взысканий, депремирования;
- иные распорядительные документы, кроме касающихся вопросов предоставления и изъятия земельных участков в составе существующей индивидуальной жилой застройки, гаражных и садоводческих кооперативов; предоставления в аренду земельных участков под нежилыми строениями, жилыми домами с нежилыми помещениями, торговыми киосками; присвоения и изменения адреса объектов недвижимости, расположенных на территории города; организации перевозок в городе; распределения свободной площади в муниципальных общежитиях.
10. Список рассылки оформляется на оборотной стороне первого листа первого экземпляра (подлинника) постановления (распоряжения).
11. После подписания постановления (распоряжения) поступают в отдел по работе с документами для регистрации.
12. Согласно списку рассылки отдел по работе с документами обеспечивает в трехдневный срок рассылку постановлений и распоряжений. Они в обязательном порядке направляются в Тверскую городскую Думу не позднее чем в десятидневный срок с момента принятия решения. В администрацию Тверской области постановления направляются до 5 числа каждого месяца за прошедший месяц.
13. Постановления (распоряжения), затрагивающие права, свободы и обязанности жителей города Твери, доводятся до сведения населения города управлением информации, взаимодействия с межмуниципальными объединениями и координации международных связей.
2. Оформление проектов решений Тверской городской Думы
(в редакции Постановления Главы города Твери от 18.05.2006 N 1910)
1. Проект решения Тверской городской Думы (далее - Дума), представляемый в администрацию города, печатается шрифтом размером N 14 на стандартных листах бумаги формата А4. В правом верхнем углу текстового поля печатается слово "Проект", ниже в скобках "(внесен Главой города Твери)" или "(внесен Главой администрации города)".
2. Проект решения Думы имеет следующие реквизиты (приложение 12):
- наименование представительного органа местного самоуправления города Твери - Тверская городская Дума - печатается прописными буквами и выделяется полужирным шрифтом. Выравнивается по центру;
наименование вида акта - решение - отделяется от первого реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается прописными буквами в разрядку и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру;
- форма для даты, номера решения, наименование муниципального образования - г. Тверь - отделяются от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами, печатаются в две строки через один интервал и выравниваются по левому краю;
- заголовок отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по левому краю. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос "О чем?" принято решение.
