Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом. Дата и номер протокола печатаются полужирным шрифтом справа через 1 интервал ниже предыдущего реквизита.
Номера протоколов заседаний Правительства состоят из знака N и порядкового номера протокола, оформляемого арабскими цифрами.
Номер протокола совещания у Губернатора состоит из знака N и порядкового номера протокола, оформляемого арабскими цифрами. Номер оперативного совещания у Губернатора состоит из буквенного обозначения ОС и порядкового номера протокола, оформляемого арабскими цифрами.
Номер протокола совещания у первых заместителей и заместителей Председателя Правительства состоит из знака N, инициалов имени и фамилии председательствовавшего, индекса подразделения, ответственного за подготовку совещания, а также порядкового номера протокола в пределах календарного года, например: N ПК-2-10. Допускается также сокращенный вид нумерации протоколов (без инициалов имени и фамилии председательствовавшего).
Протоколы заседаний комиссий нумеруются арабскими цифрами в пределах календарного года.
Например: от 14 марта 2010 года N 12 или от 17 апреля 2010 года N ПК-2-10.
Текст полного протокола состоит из 2 частей: вводной и основной.
В вводной части указываются: председатель или председательствующий, секретарь.
Присутствовали (подчеркивается) - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек.
Слово "Присутствовали" печатается полужирным шрифтом от границы левого поля, в конце слова ставится двоеточие - "Присутствовали:". Затем 1 интервалом ниже печатаются наименования должностей присутствовавших (по старшинству), а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии (межстрочный интервал - 1). Наименования должностей могут быть указаны обобщенно (фамилии могут быть указаны в алфавитном порядке), например:
члены Правительства;
сотрудники аппарата Правительства Ивановской области.
Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их рассмотрения, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, его наименование начинается с предлога "О" ("Об") и печатается от границы левого поля.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочного интервала и включает вопросы, рассматриваемые на заседании (совещании), и принятые по ним решения.
Каждый вопрос нумеруется римской цифрой, его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрированно полужирным шрифтом и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании) при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по этому вопросу решение.
При проведении заседаний, совещаний, комиссий (советов) оформление текстов разделов протокола может строиться по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ.
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола. Решение в тексте протокола печатается полностью. При необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения либо оформляется в виде приложения к протоколу.
Подпись отделяется от текста 2 - 3 интервалами и включает должность, фамилию, инициалы имени и отчества и печатается полужирным шрифтом.
Для информирования заинтересованных организаций и лиц о принятых решениях, а также в целях подтверждения принятых решений могут оформляться выписки из протокола.
Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение. В этом случае название документа будет оформлено как "Выписка из протокола".
Выписка из протокола заверяется простой печатью отдела делопроизводства (соответствующего подразделения).
При необходимости на протоколе проставляется гриф "Для служебного пользования", который печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через 1,5 межстрочного интервала и центрируется по отношению к нему.
Образцы протоколов:
Образец 1
ПРОТОКОЛ
заседания Правительства Ивановской области
от ______________ N ________
ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ
ВРЕМЕННО ИСПОЛНЯЮЩИЙ ОБЯЗАННОСТИ ГУБЕРНАТОРА
ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ
П.А. КОНЬКОВ
Присутствовали:
члены Правительства Ивановской
области:
наименование должности инициалы и фамилии в алфавитном
порядке
руководители государственных инициалы и фамилии в алфавитном
органов власти и управления, порядке
принимающие участие в заседаниях
Правительства Ивановской области
выступающие по соответствующим инициалы и фамилии в алфавитном
вопросам порядке
ответственные работники органов
исполнительной власти и аппарата
Правительства Ивановской области
представители средств массовой
информации
I. О реорганизации приемников-распределителей
органов внутренних дел и создании на их базе учреждений
социальной помощи для лиц без определенного места
жительства в системе органов социальной защиты населения
(Смирнов В.В., Никитин А.Д.)
Принять к сведению информацию о реорганизации
приемников-распределителей органов внутренних дел и создании на их базе
учреждений социальной помощи для лиц без определенного места жительства в
системе органов социальной защиты населения.
Временно исполняющий
обязанности Губернатора
Ивановской области П.А. Коньков