Исходящие письма (в том числе инициативные) подписываются Губернатором, руководителем аппарата, вице-Губернатором, первыми заместителями и заместителями Председателя Правительства, руководителями подразделений (если это право оговорено в положениях об этих подразделениях), руководителями исполнительных органов власти в соответствии с их компетенцией, а также их заместителями и лицами, их официально замещающими.
Исходящие документы оформляются на бланках писем на листах формата А4.
При большом количестве листов в приложении к документу допускается печатать текст приложения на листах формата А5 10 или 12 шрифтом.
В Правительстве используются следующие бланки, напечатанные и пронумерованные типографским способом:
угловые и продольные бланки Губернатора, право подписи на которых имеет Губернатор или лицо, официально замещающее Губернатора;
угловые бланки вице-Губернатора Ивановской области, право подписи на которых имеет вице-Губернатор;
угловые бланки первых заместителей и заместителей Председателя Правительства, право подписи на которых имеют указанные должностные лица;
угловые и продольные бланки Правительства, право подписи на которых имеют Губернатор, руководитель аппарата, вице-Губернатор, первые заместители и заместители Председателя Правительства;
угловые и продольные бланки аппарата Правительства, право подписи на которых имеют руководитель аппарата, первые заместители и заместители руководителя аппарата, руководители подразделений.
Использование ксерокопий данных бланков для создания документов не допускается.
В исполнительных органах власти используются бланки исполнительных органов власти установленного образца.
Исходящие документы принимаются к отправке: в случае направления документа в один адрес - в 2 экземплярах, в случае направления нескольким адресатам - в таком количестве экземпляров, которое соответствовало бы количеству адресатов на документе, плюс один.
Экземпляр исходящего документа (копия), остающийся в деле, оформляется на чистом листе бумаги и должен быть завизирован руководителем подразделения, подготовившего документ, и непосредственным исполнителем.
После исполнения документа при направлении ответа автору обращения исходящим номером этого ответа является входящий номер документа, данный при регистрации обращения.
Инициативным документам присваивается самостоятельный исходящий номер в соответствии с номенклатурой дел.