2.5.1. Факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.
Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов организациям (от организаций).
Служебная информация, передаваемая и принимаемая по каналам факсимильной связи, не является официальным документом.
Последующая досылка оригинала документа (кроме информации для сведения) обязательна.
2.5.2. Передача с использованием средств факсимильной связи документов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометками "Для служебного пользования", "Не для печати" и "Снятие копий запрещено", не разрешается.
Категорически запрещается передача по средствам факсимильной связи секретных документов.
2.5.3. С использованием средств факсимильной связи могут быть переданы материалы текстового, табличного или графического характера, исполненные типографским, машинописным или рукописным способом в черном или темно-синем цвете с четким и контрастным изображением (первые экземпляры или их ксерокопии) на белой бумаге шрифтом не менее N 8. Объем передаваемого в течение 1 сеанса связи документа, выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 5 листов.
2.5.4. Подготовленный для передачи оригинал факсограммы визируется исполнителем и подписывается руководителем подразделения.
Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.
2.5.5. Непосредственно передачу и прием факсограмм, а также их учет осуществляет лицо, назначенное ответственным за использование факсимильных аппаратов.
Факсограмма передается руководителю подразделения (его заместителю) и направляется с резолюцией руководителя (его заместителя) исполнителю.
2.5.6. Ответственность за правильность передачи (приема), учет и подшивку в дела факсограмм возлагается на лиц, ответственных за использование факсимильных аппаратов.
Работник, отправивший факсограмму, на подлиннике документа делает отметку с указанием своей фамилии, даты и времени отправления. Отметка оформляется на обороте последнего листа подлинника. Если регистрация документа не требуется, подлинник документа остается у исполнителя. При необходимости регистрации и последующей отправки подлинника документа адресату он передается в отдел делопроизводства для регистрации и отправки.
Ответственность за содержание информации, передаваемой по средствам факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего факсограмму для передачи, и руководителя соответствующего подразделения.
Вся информация о принятых и отправленных факсограммах заносится в журнал учета факсограмм.
2.5.7. Электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте.
Для передачи и получения информации может использоваться электронная почта как внутри аппарата Правительства, так и между исполнительными органами власти, учреждениями и организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.
2.5.8. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях при наличии определенной специфики в процессе исполнения.
2.5.9. Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем рассылки.
Адресат получает изображение документа на экране компьютера, в случае если полученное сообщение адресовано Правительству, исполнительному органу власти и требует ответа (не является рекламой) - сохраняет его на своем компьютере и после регистрации прикрепляет сохраненный файл сообщения к регистрационно-контрольной карточке (далее - РКК) документа в СЭД, при этом в поле "Вид доставки" указывается, что документ поступил электронной почтой. Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик, которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.
2.5.10. Телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи.
Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем. Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.).
В тексте телефонограммы должно быть не более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.
Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.
Для записи телефонограмм целесообразно использовать специальные бланки (образец прилагается), если специальные бланки отсутствуют, телефонограмма записывается в журнал по следующей форме:
Должность, фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму, и номер его телефона | Должность, фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, и номер его телефона | Дата, номер телефонограммы | Время передачи | Текст телефонограммы |