3.1. Прием и отправка служебных документов, запросов и обращений в Правительстве и исполнительных органах власти осуществляется следующими способами:
фельдъегерской службой;
через почтовое отделение связи;
нарочными;
с использованием СЭД;
с использованием телеграфной, телефонной и факсимильной связи;
с использованием электронной почты.
Прием и отправка документов в Правительстве и исполнительных органах власти производится централизованно, за исключением факсимильной, телефонной и электронной почты.
Документы, переданные (полученные) с использованием факсимильной связи и электронной почты без использования технологии электронной цифровой подписи, не имеют юридической силы, поэтому указанные способы не могут быть использованы для передачи документов, требующих удостоверения подлинности документа.
Допускается применение факсимильной связи и электронной почты для приема и отправки документов, не требующих централизованной регистрации либо с последующей их регистрацией.
Служебные документы, лично передаваемые в отдел делопроизводства, соответствующие подразделения, принимаются только при вскрытых конвертах.
При приеме служебных, принесенных нарочным, документов при наличии копии обращения на ней по просьбе нарочного может проставляться штамп Правительства или исполнительного органа власти с указанием даты поступления документа в Правительство или исполнительный орган власти.
Документы, поступившие в Правительство во внеслужебное время, в выходные и праздничные дни, принимаются в Правительстве дежурной службой Губернатора с последующей передачей в отдел делопроизводства. Указанные документы передаются в отдел делопроизводства для их обработки не позднее 9-30 следующего рабочего дня.
3.2. Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающих в Правительство и исполнительные органы власти документов производятся в централизованном порядке отделом делопроизводства или соответствующим подразделением. Ошибочно доставленные документы возвращаются отправителю с пояснением причины возврата не позднее 3 рабочих дней со дня получения.
Все конверты с поступившими в Правительство и исполнительные органы власти документами, за исключением конвертов, имеющих пометку "Лично", вскрываются. Конверт с пометкой "Лично" вскрывается самим адресатом или уполномоченным им лицом.
Прием документов на регистрацию в Правительстве производится ежедневно с 9-00 до 12-00 и с 15-00 до 17-00. В исполнительных органах власти руководитель обязан утвердить приказом порядок и время приема корреспонденции соответствующим подразделением.
При вскрытии конвертов со служебными документами проверяется наличие документов, указанных в них приложений, а также наличие удостоверяющих реквизитов (подписи, печати и др.). В случае обнаружения недостачи либо отсутствия необходимых реквизитов служебные документы возвращаются отправителю с указанием причин возврата. При приеме корреспонденции проверяется правильность ее адресования и целостность упаковок. При обнаружении повреждения, при отсутствии документов или приложений к ним составляется акт в 3 экземплярах: первый остается в отделе делопроизводства (соответствующем подразделении), второй приобщается к поступившему материалу, третий направляется отправителю документа.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним возможно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов.
На всех документах, поступивших в отдел делопроизводства, соответствующее подразделение до 14-00 текущего дня, как правило, проставляется штамп с указанием даты текущего дня (даты поступления).
На документах, поступивших в отдел делопроизводства после 14-00, может проставляться штамп с указанием даты следующего рабочего дня. На документы, требующие срочного рассмотрения: с грифами "Срочно", "Весьма срочно", "Вручить немедленно", а также на документы и телеграммы, в тексте которых указан срок, предусматривающий представление ответа в течение не более 10 дней, проставляется штамп с указанием даты текущего дня (вне зависимости от времени поступления). Представление указанных документов на рассмотрение руководства или соответствующим должностным лицам осуществляется незамедлительно.
Доставка входящих документов в Правительство и исполнительные органы власти осуществляется сотрудниками отдела делопроизводства (соответствующего подразделения) в соответствии с внутренними регламентами, срочные документы доставляются исполнителям незамедлительно, вне данного графика.
Отправка документов из Правительства, исполнительного органа власти производится централизованно через отдел делопроизводства (соответствующее подразделение) после регистрации.
При отправке документов проверяется наличие:
адреса с индексом;
исходящего номера;
заголовка к письму;
фамилии исполнителя с указанием номера его телефона;
указанных в тексте приложений;