ИНСПЕКЦИЯ ГОСУДАРСТВЕННОГО ЖИЛИЩНОГО НАДЗОРА ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 4 апреля 2013 года N 50
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в инспекции государственного жилищного надзора Волгоградской области
____________________________________________________________________
Утратил силу с 25.01.2021 на основании приказа инспекции государственного жилищного надзора Волгоградской обл. от 25.01.2021 N 11.
____________________________________________________________________
(с изменениями на 29 мая 2019 года)
(в ред. приказов инспекции государственного жилищного надзора Волгоградской области от 11.02.2014 N 17, от 24.06.2014 N 76, от 01.08.2014 N 86, от 09.10.2014 N 119, от 13.03.2015 N 21, от 07.04.2015 N 48, от 28.09.2015 N 358, от 09.03.2017 N 32, от 15.02.2018 N 21, от 04.03.2019 N 48, от 29.05.2019 N 118)
На основании выписки из протокола заседания экспертно-проверочной и методической комиссии Министерства культуры Волгоградской области от 29.03.2013 N 3 приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в инспекции государственного жилищного надзора Волгоградской области.
2. Признать утратившим силу приказ инспекции государственного жилищного надзора Волгоградской области от 01 апреля 2011 года N 40 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Государственной жилищной инспекции Волгоградской области".
3. Настоящий приказ вступает в силу через 10 дней после его официального опубликования.
Руководитель
Н.П.КАМИНСКАЯ
Утверждена
приказом
инспекции государственного
жилищного надзора
Волгоградской области
от 04 апреля 2013 г. N 50
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ИНСПЕКЦИИ ГОСУДАРСТВЕННОГО ЖИЛИЩНОГО НАДЗОРА ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
(в ред. приказов инспекции государственного жилищного надзора Волгоградской области от 11.02.2014 N 17, от 24.06.2014 N 76, от 01.08.2014 N 86, от 09.10.2014 N 119, от 13.03.2015 N 21, от 07.04.2015 N 48, от 28.09.2015 N 358, от 09.03.2017 N 32, от 15.02.2018 N 21, от 04.03.2019 N 48, от 29.05.2019 N 118)
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству инспекции государственного жилищного надзора Волгоградской области (далее именуется - Инструкция) - совокупность правовых норм, регулирующих деятельность по созданию и организации работы с созданными официальными документами в инспекции государственного жилищного надзора Волгоградской области.
Инструкция разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности инспекции государственного жилищного надзора Волгоградской области (далее именуется - Инспекция) и поступающих в Инспекцию документов, а также совершенствования и повышения эффективности делопроизводства Инспекции.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с постановлением Правительства Волгоградской области от 23 апреля 2013 г. N 189-п "Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области", постановлением Правительства Волгоградской области от 25.08.2014 N 478-п "Об утверждении Положения об инспекции государственного жилищного надзора Волгоградской области", постановлением Правительства Волгоградской области от 26 февраля 2013 г. N 78-п "Об утверждении Положения о межведомственном электронном (безбумажном) документообороте в органах исполнительной власти Волгоградской области" и иными правовыми актами, регулирующими деятельность в сфере делопроизводства и документооборота.
(в ред. приказов инспекции государственного жилищного надзора Волгоградской области от 01.08.2014 N 86, от 09.10.2014 N 119)
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий.
Особенности работы с документами, содержащими сведения конфиденциального характера (сведения о персональных данных гражданина; сведения, составляющие служебную тайну; сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами), регулируются нормативными правовыми актами Российской Федерации и Волгоградской области.
1.4. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
В отношении бухгалтерской, научно-технической и иной специальной документации требования Инструкции распространяются в части, не противоречащей нормативным правовым документам, устанавливающим специальные требования к работе с указанной документацией.
1.5. Делопроизводство Инспекции, независимо от типа носителя документированной информации, ведется с использованием единой автоматизированной системы электронного документооборота (далее именуется - АСЭД), предназначенной в том числе для осуществления межведомственного документооборота органов исполнительной власти Волгоградской области.
1.6. Организацию, контроль, методическое руководство и совершенствование делопроизводства в Инспекции осуществляет уполномоченное структурное подразделение Инспекции (далее именуется - служба делопроизводства).
1.7. Должностные права и обязанности государственных гражданских служащих (работников), отвечающих за организацию работы и (или) осуществляющих работу с документами в структурных подразделениях Инспекции, устанавливаются должностными регламентами (должностными инструкциями) и совмещаются с другими функциональными обязанностями и правами указанных служащих (работников) и полномочиями службы делопроизводства.
1.8. Сведения, содержащиеся в документах, могут быть использованы только в служебных целях в соответствии с полномочиями сотрудника, работающего с документами.
Работа со служебными документами вне помещений Инспекции не допускается.
При утрате документов проводится служебная проверка.
1.9. При уходе в отпуск, переводе (перемещении) по службе, работе или в случае увольнения сотрудник обязан передать все находящиеся у него документы иному сотруднику, определенному в соответствии с указанием непосредственного руководителя увольняемого, уходящего в отпуск или переводящегося (перемещаемого) по службе, работе сотрудника.
1.10. Инструкция обязательна для соблюдения всеми сотрудниками Инспекции.
Сотрудники Инспекции несут дисциплинарную и иную установленную законодательством ответственность за несоблюдение требований Инструкции.
Вновь принятые на службу (работу) сотрудники в течение трех рабочих дней со дня издания приказа о назначении на должность должны быть ознакомлены службой делопроизводства с Инструкцией под роспись.
2. Порядок разработки, утверждения, внесения изменений в Инструкцию по делопроизводству
2.1. Инструкция и изменения к ней разрабатываются службой делопроизводства в соответствии с действующими правовыми актами Российской Федерации, Волгоградской области и Инспекции, регулирующими деятельность по созданию и организации работы с созданными официальными документами в органах исполнительной власти.
2.2. Проект Инструкции или проект ее изменений в установленном порядке направляется на рассмотрение постоянно действующей экспертной комиссии Инспекции (далее именуется - ЭК) и на согласование экспертно-проверочной и методической комиссии комитета культуры Волгоградской области (далее именуется - ЭПМК).
(в ред. приказа инспекции государственного жилищного надзора Волгоградской области от 07.04.2015 N 48)
2.3. Решение о согласовании Инструкции оформляется проставлением штампа о согласовании в нижней части лицевой стороны последнего листа текста Инструкции.
2.4. После согласования ЭПМК Инструкция утверждается приказом Инспекции и доводится до сведения сотрудников Инспекции.
3. Основные термины и определения
(в ред. приказа инспекции государственного жилищного надзора Волгоградской области от 09.03.2017 N 32)
В Инструкции используются следующие основные термины и определения:
(в ред. приказа инспекции государственного жилищного надзора Волгоградской области от 09.03.2017 N 32)
автоматизированная система обработки конфиденциальной информации Волгоградской области (далее именуется - АСОКИ) - государственная информационная система Волгоградской области, предназначенная для обработки информации, не содержащей сведения, составляющие государственную тайну, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также информации, ограничение на распространение которой определяется служебной необходимостью;
(абзац введен приказом инспекции государственного жилищного надзора Волгоградской области от 28.09.2015 N 358)
автор документа (проекта документа) - физическое или юридическое лицо, создавшее документ (проект документа);
бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Инспекции;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Инспекции;
документ - материальный носитель с зафиксированной на нем в установленной форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения;
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
запрос информации - обращение пользователя информацией в устной или письменной форме, а также в виде электронного документа в Инспекцию и другие органы исполнительной власти Волгоградской области, иные государственные органы, органы местного самоуправления либо к их должностным лицам, а также к иным юридическим и физическим лицам (индивидуальным предпринимателям) о предоставлении необходимой пользователю информации;
межведомственный электронный (безбумажный) документооборот в органах исполнительной власти Волгоградской области - обмен электронными документами, подписанными средствами электронной подписи, создание, хранение, использование которых в органах исполнительной власти Волгоградской области осуществляется исключительно в электронной форме в системе электронного документооборота;
(абзац введен приказом инспекции государственного жилищного надзора Волгоградской области от 28.09.2015 N 358)
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
