1.1. Инструкция о порядке организации делопроизводства и контроля в отдельных исполнительных органах Республики Хакасия (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования работы с документами, повышения качества их подготовки, сокращения количества документов на бумажных носителях, упорядочения документооборота и оптимизации управленческого труда.
Инструкция является нормативным документом, устанавливающим общие правила и порядок документирования и организации работы со служебными документами в отдельных исполнительных органах Республики Хакасия, в том числе в Правительстве Республики Хакасия (далее - Правительство) с документами Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия, Правительства Республики Хакасия, Президиума Правительства Республики Хакасия (далее - документы Правительства).
(п. 1.1 в ред. Постановления Правительства Республики Хакасия от 14.02.2023 N 108)
1.2. Организация, правила и порядок работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, установлены специальными инструкциями.
1.3. Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", правовыми актами, нормативными и методическими документами, регламентирующими создание, обработку, хранение и использование документов, с учетом особенностей постановки делопроизводства в Правительстве.
(п. 1.3 в ред. Постановления Правительства Республики Хакасия от 13.08.2018 N 440)
1.4. Делопроизводство в Правительстве организуется с использованием системы электронного документооборота Правительства Республики Хакасия (далее - СЭД Правительства) в соответствии с Регламентом информационного взаимодействия при обмене документами в электронной форме с использованием системы электронного документооборота Правительства Республики Хакасия, утвержденным постановлением Правительства Республики Хакасия от 20.07.2021 N 355 (далее - Регламент информационного взаимодействия).
(п. 1.4 в ред. Постановления Правительства Республики Хакасия от 25.10.2024 N 636)
1.5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией требований работы с документами возлагается на Аппарат Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия и Правительства Республики Хакасия (далее - Уполномоченный орган).
(в ред. Постановлений Правительства Республики Хакасия от 27.12.2017 N 687, от 20.05.2019 N 221, от 24.03.2020 N 132)
1.6. Требования Инструкции обязательны для государственных гражданских служащих Республики Хакасия и работников, замещающих должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы Республики Хакасия (далее - сотрудники).
1.7. Об утрате служебных документов немедленно информируется начальник структурного подразделения Уполномоченного органа, ответственного за ведение делопроизводства в Правительстве. По факту утери документа проводится проверка, о результатах которой информируется руководитель Уполномоченного органа.
(п. 1.7 в ред. Постановления Правительства Республики Хакасия от 20.05.2019 N 221)
1.8. Информация, содержащаяся в проектах документов и документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц.