1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации Волгограда (далее - Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в процессе деятельности администрации Волгограда документов.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, Волгоградской области в сфере информации и архивного дела, в том числе в соответствии с приказами Федерального архивного агентства от 25 декабря 2020 г. N 199 "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления", от 22 мая 2019 г. N 71 "Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления", от 31 июля 2023 г. N 77 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях", Уставом города-героя Волгограда, распоряжением администрации Волгограда от 19 апреля 2016 г. N 274-р "Об утверждении Положения об электронном (безбумажном) документообороте в структурных подразделениях администрации Волгограда" и иными правовыми актами, регулирующими деятельность в сфере делопроизводства и документооборота.
1.3. Действие Инструкции распространяется на структурные подразделения администрации Волгограда, не обладающие правами юридического лица (далее - структурные подразделения).
1.4. Ответственность за организацию, состояние делопроизводства и соблюдение требований Инструкции в администрации Волгограда возлагается на руководителя аппарата главы Волгограда.
Организацию и ведение делопроизводства, контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляет отдел документационного обеспечения аппарата главы Волгограда (далее - отдел документационного обеспечения), в части полномочий обращений граждан - отдел обращений граждан контрольного управления аппарата главы Волгограда (далее - отдел обращений граждан), в структурных подразделениях - службы делопроизводства.
Функции, задачи, права и ответственность службы делопроизводства регламентируются положением о ней. Должностные обязанности работников службы делопроизводства и ответственных работников за делопроизводство структурных подразделений устанавливаются должностными инструкциями.
Общий отдел аппарата главы Волгограда (далее - общий отдел) - структурное подразделение, обеспечивающее деятельность архива администрации Волгограда.
Должностные обязанности работника общего отдела, обеспечивающего деятельность архива администрации Волгограда (далее - работник общего отдела, обеспечивающий деятельность архива), устанавливаются должностной инструкцией.
1.5. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий.
1.6. Система автоматизированного документооборота и делопроизводства "Дело" (далее - САДД), применяемая в администрации Волгограда, структурных подразделениях, должна обеспечивать выполнение требований Инструкции.
1.7. Доступ к работе в САДД должны иметь только зарегистрированные пользователи. Права работникам администрации Волгограда в САДД предоставляются согласно должностным обязанностям.
1.8. Инструкция не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, и на оформление документов, формы которых утверждаются федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти.
1.9. Особенности работы с документами, содержащими сведения конфиденциального характера (сведения о персональных данных гражданина; сведения, составляющие служебную тайну; сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами), регулируются нормативными правовыми актами Российской Федерации.
1.10. Правила, определяющие порядок работы с документами, имеющими ограничительную пометку доступа к документу "Для служебного пользования", утверждаются соответствующими инструкциями.