ГУБЕРНАТОР САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 27 декабря 2023 года N 323-р
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Губернатора Самарской области и органах исполнительной власти Самарской области
(с изменениями на 5 августа 2024 года)
(в ред. Распоряжений Губернатора Самарской области от 02.04.2024 N 137-р, от 05.08.2024 N 323-р)
В целях приведения в соответствие с действующим законодательством требований к документированию деятельности и организации работы с документами в Администрации Губернатора Самарской области и органах исполнительной власти Самарской области:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Администрации Губернатора Самарской области и органах исполнительной власти Самарской области.
2. Признать утратившими силу следующие распоряжения Губернатора Самарской области:
3. Администрации Губернатора Самарской области, органам исполнительной власти Самарской области привести свои правовые акты в соответствие с настоящим распоряжением.
4. Настоящее распоряжение вступает в силу со дня его подписания.
И.о. Губернатора
Самарской области
Ю.А.РОЖИН
Утверждена
Распоряжением
Правительства Самарской области
от 27 декабря 2023 г. N 323-р
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ И ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ
(в ред. Распоряжений Губернатора Самарской области от 02.04.2024 N 137-р, от 05.08.2024 N 323-р)
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Инструкция по делопроизводству в Администрации Губернатора Самарской области и органах исполнительной власти Самарской области (далее - Инструкция) разработана на единой методической основе ведения делопроизводства и учитывает положения основных законодательных и иных правовых актов в сфере информации, делопроизводства и архивного дела, национальных стандартов по управлению документами.
Инструкция разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности, устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности, подготовке, обработке, хранению и использованию документов и организации работы с документами при ведении делопроизводства в Администрации Губернатора Самарской области и органах исполнительной власти Самарской области (далее - ОИВ).
1.2. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами на бумажном носителе и электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий.
Для автоматизации делопроизводства посредством применения информационно-телекоммуникационных технологий в ОИВ используется система электронного документооборота (далее - СЭД).
Применяемая СЭД должна обеспечивать выполнение требований Инструкции.
1.3. Техническое сопровождение СЭД и развитие ее программно-аппаратного комплекса осуществляется департаментом управления делами Губернатора Самарской области и Правительства Самарской области (далее - департамент управления делами).
Нормативно-методическое сопровождение СЭД осуществляется управлением делопроизводства секретариата Губернатора Самарской области и Правительства Самарской области Администрации Губернатора Самарской области (далее соответственно - управление делопроизводства секретариата, секретариат Губернатора области, Администрация Губернатора области).
Методические рекомендации и предписания департамента управления делами и управления делопроизводства секретариата по вопросам делопроизводства и электронного документооборота обязательны для исполнения.
1.4. При ведении делопроизводства, документировании управленческой деятельности сотрудники ОИВ руководствуются настоящей Инструкцией и приложениями 1 - 45 к ней.
1.5. Проекты документов, подготовленные ОИВ, подлежат согласованию должностными лицами, которым они направлены, в рамках своих полномочий. Согласование проекта документа оформляется визой должностного лица или визой лица, исполняющего его обязанности на основании соответствующего распорядительного акта. Лица, визирующие проекты документов, определены Инструкцией.
Согласование проекта документа, созданного в ОИВ совместно с другими ОИВ, организациями, оформляется грифом либо листом согласования, протоколом, письмом о согласовании, а также в установленных законодательством Российской Федерации случаях в форме заключений, отзывов, поправок <1>.
________________
Согласование проекта документа на бумажном носителе равнозначно его согласованию в СЭД. Лица, несогласные с предложением, изложенным в документе, не имеют права отказываться от визирования.
Проект документа, имеющего длительный срок хранения и подлежащего подписанию (утверждению) и последующему хранению на бумажном носителе, в случае его согласования в СЭД помещается на хранение в дело вместе с листом согласования, составляющим его неотъемлемую часть. Лист согласования, распечатанный из СЭД, должен содержать сведения о дате его формирования и наименовании системы, в которой проводилось электронное согласование.
1.6. Текст подготовленного документа должен быть отредактирован исполнителем в соответствии с правилами русской орфографии и пунктуации. Исполнитель должен осуществить проверку правописания проекта документа с использованием программных средств.
При поступлении в управление делопроизводства секретариата все проекты документов за подписью Губернатора Самарской области (далее - Губернатор области), первого вице-губернатора - председателя Правительства Самарской области (далее - первый вице-губернатор - председатель Правительства области), подготовленные в ОИВ, проходят проверку на соответствие требованиям к оформлению электронной регистрационной карточки документа (далее - ЭРК) и реквизитов проекта документа (за исключением его юридико-технического оформления), установленным Инструкцией (входной контроль). Срок проведения входного контроля проектов документов, поступивших в управление делопроизводства секретариата первично, - до 1 рабочего дня, следующего за днем поступления. Проекты документов признаются не подготовленными к подписанию и возвращаются исполнителю на доработку в случаях:
неправильного заполнения полей ЭРК проекта документа;
отсутствия необходимых приложений, справок, пояснительной записки, иных документов, разъясняющих содержание подготовленного документа и необходимых для его подписания (утверждения);
грубого нарушения в проекте документа норм и правил русского языка, предусмотренных основной образовательной программой среднего общего образования (в том числе наличие слов, словосочетаний, фраз или предложений, не позволяющих понять текст, немотивированных нарушений императивных (строго обязательных) норм русского языка, затрагивающих систему языка и не допускающих варианты).
1.7. Подготовленные, оформленные и согласованные в ОИВ проекты документов подписываются (утверждаются) руководителем ОИВ или иным уполномоченным им должностным лицом.
Подготовленные, оформленные и согласованные в ОИВ проекты правовых актов Губернатора области подписываются (утверждаются) Губернатором области (лицом, исполняющим его обязанности), проекты правовых актов Правительства Самарской области (далее - Правительство области) - первым вице-губернатором - председателем Правительства области (лицом, исполняющим его обязанности). Акты Правительства области подписываются Губернатором области в случае его председательства на заседании Правительства области <2>.
________________
Подписанию не подлежат документы с отсутствующим, неполным или некачественно пропечатанным или отсканированным приложением, а также нечитаемые документы либо документы, содержащие нечитаемые фрагменты текста и иные реквизиты.
Документы на бумажном носителе подписываются собственноручной подписью руководителя ОИВ, Губернатором области или иными уполномоченными ими должностными лицами. Собственноручная подпись лица, подписавшего правовой акт Губернатора области, Правительства области, не воспроизводится при обнародовании (официальном опубликовании) документа в печатных средствах массовой информации и сетевых изданиях, а также при его тиражировании в соответствии с листом рассылки.
Документы, подготавливаемые в ОИВ в электронной форме посредством СЭД (за исключением правовых актов Губернатора области и Правительства области), подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью (далее - УКЭП), порядок применения которой установлен действующим законодательством <3>.
________________
<3> Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи".
Для подтверждения действий с электронными документами в СЭД могут использоваться иные виды электронных подписей <4>.
