ГУБЕРНАТОР САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 24 апреля 2017 года N 250-р
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Губернатора Самарской области, секретариате Правительства Самарской области и органах исполнительной власти Самарской области
____________________________________________________________________
Утратил силу на основании Распоряжения Губернатора Самарской области от 27.12.2023 N 323-р.
____________________________________________________________________
(с изменениями на 30 марта 2022 года)
(в ред. Распоряжений Губернатора Самарской области от 07.02.2018 N 57-р, от 27.03.2018 N 141-р от 04.06.2019 N 256-р, от 27.11.2019 N 538-р, от 19.03.2020 N 87-р, от 17.08.2020 N 270-р, от 22.10.2020 N 352-р, от 29.12.2020 N 427-р, от 30.03.2022 N 75-р)
В целях приведения в соответствие с действующим законодательством требований к документированию деятельности и организации работы с документами в Администрации Губернатора Самарской области, секретариате Правительства Самарской области и органах исполнительной власти Самарской области:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Администрации Губернатора Самарской области, секретариате Правительства Самарской области и органах исполнительной власти Самарской области (далее - Инструкция).
2. Администрации Губернатора Самарской области, секретариату Правительства Самарской области, органам исполнительной власти Самарской области привести свои нормативные правовые акты в соответствие с настоящим Распоряжением, обеспечить формирование архива в электронной форме с 01.01.2017.
3. Признать утратившими силу следующие распоряжения Губернатора Самарской области:
от 29.04.2013 N 234-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Губернатора Самарской области, секретариате Правительства Самарской области и органах исполнительной власти Самарской области";
от 12.08.2013 N 467-р "О внесении изменений в распоряжение Губернатора Самарской области от 29.04.2013 N 234-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Губернатора Самарской области, секретариате Правительства Самарской области и органах исполнительной власти Самарской области";
от 30.10.2013 N 652-р "О внесении изменения в распоряжение Губернатора Самарской области от 29.04.2013 N 234-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Губернатора Самарской области, секретариате Правительства Самарской области и органах исполнительной власти Самарской области";
от 15.11.2013 N 676-р "О внесении изменений в распоряжение Губернатора Самарской области от 29.04.2013 N 234-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Губернатора Самарской области, секретариате Правительства Самарской области и органах исполнительной власти Самарской области";
от 16.12.2013 N 735-р "О внесении изменений в распоряжение Губернатора Самарской области от 29.04.2013 N 234-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Губернатора Самарской области, секретариате Правительства Самарской области и органах исполнительной власти Самарской области";
от 11.07.2014 N 366-р "О внесении изменений в распоряжение Губернатора Самарской области от 29.04.2013 N 234-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Губернатора Самарской области, секретариате Правительства Самарской области и органах исполнительной власти Самарской области".
Губернатор
Самарской области
Н.И.МЕРКУШКИН
Утверждена
Распоряжением
Губернатора Самарской области
от 24 апреля 2017 г. N 250-р
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ, СЕКРЕТАРИАТЕ ПРАВИТЕЛЬСТВА САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ И ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ
(в ред. Распоряжений Губернатора Самарской области от 07.02.2018 N 57-р, от 27.03.2018 N 141-р от 04.06.2019 N 256-р, от 27.11.2019 N 538-р, от 19.03.2020 N 87-р, от 17.08.2020 N 270-р, от 22.10.2020 N 352-р, от 29.12.2020 N 427-р, от 30.03.2022 N 75-р)
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Инструкция по делопроизводству в Администрации Губернатора Самарской области, секретариате Правительства Самарской области и органах исполнительной власти Самарской области (далее - Инструкция) устанавливает единые требования к документированию и порядку работы с документами, общие требования по организации документооборота в Администрации Губернатора Самарской области, секретариате Правительства Самарской области и органах исполнительной власти Самарской области (далее - органы исполнительной власти).
Применение Инструкции способствует унификации применяемых форм документов, структуры текстов и шрифтов, сокращению затрат труда и средств в процессе создания документов, формированию официально-делового стиля документов в органах исполнительной власти.
При составлении и оформлении документов сотрудники органов исполнительной власти руководствуются настоящей Инструкцией и приложениями 1 - 89 к ней.
(в ред. Распоряжения Губернатора Самарской области от 27.11.2019 N 538-р)
1.2. Инструкция разработана в соответствии с нормативными правовыми актами, нормативно-методическими документами, ГОСТами (приложение 1).
1.3. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, установление единых требований к документированию деятельности и организации работы с документами в системе органов исполнительной власти, нормативно-методическое руководство и контроль соблюдения требований Инструкции осуществляются управлением делопроизводства и документооборота секретариата Правительства Самарской области (далее соответственно - управление делопроизводства и документооборота, секретариат Правительства области).
1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий.
1.5. Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в органах исполнительной власти (далее - АИС ДД), должны обеспечивать выполнение требований Инструкции.
1.6. Ведение делопроизводства в органах исполнительной власти осуществляется ответственным за делопроизводство, иными сотрудниками, на которых возлагаются эти обязанности (далее - ответственный за делопроизводство). Ответственный за делопроизводство несет ответственность за выполнение возложенных на него функций, а также осуществляет контроль за общим состоянием делопроизводства, прохождением и исполнением документов в органе исполнительной власти и его подразделениях.
На ответственного за делопроизводство возлагаются следующие основные функции:
прием поступающих документов, проверка соответствия количества документов, фактически полученных органом исполнительной власти, количеству документов, зарегистрированных в АИС ДД, а также правильности их регистрации;
передача зарегистрированных документов на рассмотрение руководителю органа исполнительной власти или по решению руководителя иным должностным лицам органа исполнительной власти, документов с указаниями по исполнению - исполнителям;
оформление проектов резолюций, служебных писем и других документов за подписью руководителя;
контроль исполнения документов в подразделениях органа исполнительной власти с использованием электронного документооборота;
организация справочно-информационной работы по вопросам исполнения документов;
подготовка сводной информации об исполненных и находящихся на исполнении документах;
контроль исполнения сотрудниками органа исполнительной власти функции ввода в АИС ДД информации о ходе и результатах исполнения документов;
учет и регистрация исходящих документов, проверка правильности их оформления и передача на отправку;
ежегодный учет документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования";
списание в дело исполненных документов;
составление номенклатуры дел органа исполнительной власти;
формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;
ознакомление сотрудников с копиями федеральных законов, актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации, актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации, актов палат Федерального Собрания Российской Федерации, постановлений и распоряжений Губернатора Самарской области (далее - Губернатор области) и Правительства Самарской области (далее - Правительство области), других документов и информационных материалов, поступивших в орган исполнительной власти;
организация использования средств факсимильной связи и копировальной техники;
проведение инструктажа вновь принятых сотрудников по вопросам организации работы с документами, в том числе с использованием АИС ДД.
1.7. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения, перемещения по службе сотрудники обязаны передать все находящиеся у них на исполнении (на контроле) документы лицу, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другому сотруднику по указанию руководителя подразделения. При увольнении сотрудника или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту.
1.8. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного Инструкцией порядка работы с документами возлагается на руководителей органов исполнительной власти.
1.9. При работе с документами не разрешается вносить в них исправления, делать пометки, за исключением случаев, предусмотренных настоящей Инструкцией.
1.10. Работать с оригиналами документов вне служебных помещений запрещается. Исключением с разрешения руководителя органа исполнительной власти являются суд, иные юрисдикционные органы, иные органы исполнительной власти и органы местного самоуправления, выездные семинары, совещания и т.п.
1.11. Об утрате или неисправимом повреждении документа немедленно докладывается руководителю подразделения. По распоряжению руководителя подразделения проводится проверка, о результатах которой информируется руководитель соответствующего органа исполнительной власти.
1.12. Содержание служебных документов, а также содержание принятых по ним решений до опубликования документов в установленном законодательством Самарской области порядке относится к материалам, содержащим служебную информацию, и не подлежит разглашению. Передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения руководителя органа исполнительной власти.
Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с информацией.
Сотрудники структурных подразделений органа исполнительной власти несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение настоящих требований.
1.13. Переписка между подразделениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном (рабочем) порядке и не требуют документального оформления, не допускается, за исключением случаев, определенных распоряжениями или указаниями руководителя органа исполнительной власти.
Для совместной проработки проектов документов и рассылки информационных материалов используются АИС ДД, электронная почта Администрации Губернатора Самарской области (далее - Администрация Губернатора области) и Правительства области с доменным именем samregion.ru.
