АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ИРКУТСКА

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 21 декабря 2022 года N 031-06-431/22


Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Иркутска

В целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами в администрации города Иркутска, оптимизации документооборота, приведения Инструкции по делопроизводству в администрации города Иркутска в соответствие с законодательством, учитывая изменения структуры администрации города Иркутска, руководствуясь статьей 16 Федерального закона от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 года N 71, статьями 37, 38, 42 Устава города Иркутска:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в администрации города Иркутска (прилагается).

2. Отменить:

1) распоряжение мэра города Иркутска от 9 декабря 2003 года N 031-10-1715/3 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Иркутска";

2) распоряжение мэра города Иркутска от 16 ноября 2005 года N 031-10-1357/5 "О внесении дополнений и изменений в распоряжение мэра г. Иркутска от 09.12.2003 N 031-10-1715/3";

3) распоряжение мэра города Иркутска от 18 апреля 2006 года N 031-10-481/6 "О бланках, печатях и штампах администрации г. Иркутска";

4) распоряжение мэра города Иркутска от 27 июня 2008 года N 031-10-743/8 "О внесении изменений в распоряжение мэра города Иркутска от 09.12.2003 N 031-10-1715/3";

5) распоряжение мэра города Иркутска от 27 марта 2009 года N 031-10-313/9 "О внесении изменений в распоряжение мэра города Иркутска от 09.12.2003 N 031-10-1715/3";

6) распоряжение администрации города Иркутска от 1 апреля 2016 года N 031-10-170/6 "О внесении изменений в распоряжение мэра города Иркутска от 09.12.2003 N 031-10-1715/3";

7) распоряжение администрации города Иркутска от 3 сентября 2018 года N 031-10-252/8 "О Положении о регистрационных номерах документов в администрации города Иркутска";

8) распоряжение администрации города Иркутска от 31 октября 2018 года N 031-10-338/8 "О внесении изменения в Положение о регистрационных номерах документов в администрации города Иркутска, утвержденное распоряжением администрации города Иркутска от 3 сентября 2018 года N 031-10-252/8";

9) распоряжение администрации города Иркутска от 24 марта 2021 года N 031-10-216/21 "О внесении изменений в Положение о регистрационных номерах документов в администрации города Иркутска, утвержденное распоряжением администрации города Иркутска от 3 сентября 2018 года N 031-10-252/8".

3. Руководителям органов (структурных подразделений органов) администрации города Иркутска:

1) в течение 10 рабочих дней с момента подписания настоящего Распоряжения ознакомить с ним под роспись сотрудников соответствующих органов (структурных подразделений органов) администрации города Иркутска и представить документы об ознакомлении в департамент муниципальной службы и кадров аппарата администрации города Иркутска;

2) обеспечить ознакомление с настоящим Распоряжением вновь принимаемых сотрудников и представление документов об их ознакомлении в департамент муниципальной службы и кадров аппарата администрации города Иркутска в течение 3 рабочих дней со дня приема указанных сотрудников.

4. Отделу документационного обеспечения и архива организационного управления аппарата администрации города Иркутска внести в оригиналы правовых актов, указанных в пункте 2 настоящего Распоряжения, информационные справки об утрате их силы в связи с отменой настоящим Распоряжением.

5. Контроль за исполнением настоящего Распоряжения возложить на заместителя мэра - руководителя аппарата администрации города Иркутска.

Мэр города Иркутска
Р.Н.БОЛОТОВ

Утверждена
распоряжением администрации
города Иркутска
от 21 декабря 2022 г. N 031-06-431/22

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ИРКУТСКА

Глава 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Инструкция по делопроизводству в администрации города Иркутска разработана в целях установления в администрации города Иркутска (далее - администрация) единых требований к созданию документов, работе с ними, организации текущего хранения документов и подготовки к передаче в архив администрации.

2. Настоящая Инструкция разработана на основе Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 года N 71 (далее - Правила делопроизводства).

При разработке настоящей Инструкции учтены положения Федеральных законов от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (далее - Национальный стандарт).

3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами в администрации независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, учет, хранение, использование и контроль исполнения, осуществляемые с помощью информационных технологий.

Требования настоящей Инструкции применяются к работе с бухгалтерской, кадровой и другой специальной документацией в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

Действие настоящей Инструкции не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Требования настоящей Инструкции применяются к ведению делопроизводства по обращениям граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее - обращения граждан и организаций), по запросам о предоставлении информации о деятельности администрации, по заявлениям (запросам) о предоставлении государственных (муниципальных) услуг и межведомственным запросам для предоставления государственных или муниципальных услуг, а также по поручениям и указаниям Президента Российской Федерации постольку, поскольку иное не предусмотрено законодательством и муниципальными нормативными правовыми актами города Иркутска.

Муниципальными нормативными правовыми актами города Иркутска могут быть предусмотрены особенности ведения делопроизводства по иным категориям документов.

Руководители органов (структурных подразделений органов) администрации вправе устанавливать своими правовыми актами особенности делопроизводства в соответствующих органах (структурных подразделениях органов) администрации в части, не противоречащей настоящей Инструкции.

4. Методическое руководство по исполнению установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами, координацию работы по совершенствованию делопроизводства на основе единой политики и принципов, применения современных информационных технологий в работе с документами в администрации осуществляет организационное управление аппарата администрации города Иркутска (далее - организационное управление).

Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в органах (структурных подразделениях органов) администрации возлагается на руководителей данных органов (структурных подразделений органов) администрации.

Ведение делопроизводства в органах (структурных подразделениях органов) администрации возлагается на сотрудников данных органов (структурных подразделений органов) администрации, назначенных ответственными за делопроизводство и контроль (далее - делопроизводители органов, подразделений).

Должностные обязанности сотрудников организационного управления и делопроизводителей органов, подразделений устанавливаются их должностными инструкциями.

5. Сотрудники администрации несут персональную ответственность за исполнение, а также сохранность находящихся у них на исполнении (рассмотрении) документов.

На период отпуска, командировки, в случае увольнения, перемещения (перевода) сотрудник администрации обязан передать все находящиеся у него на исполнении (рассмотрении) документы сотруднику, на которого возлагается исполнение его обязанностей, делопроизводителю органа, подразделения или иному работнику по указанию руководителя соответствующего органа (структурного подразделения органа) администрации с соответствующей отметкой в учетных формах (в акте приема - передачи), а дела, полученные во временное пользование из архива администрации, вернуть в архив администрации.

При смене делопроизводителя органа, подразделения составляется акт приема - передачи документов и дел.

В случае утраты документа сотрудник администрации, ответственный за его сохранность, немедленно докладывает об этом непосредственному руководителю, который в свою очередь информирует о данном факте руководителя соответствующего органа (структурного подразделения органа) администрации. При получении такой информации руководитель соответствующего органа (структурного подразделения органа) администрации принимает меры, направленные на предотвращение и (или) минимизацию ущерба, который может быть причинен администрации, иным лицам в результате утраты документа, а также на недопущение подобных фактов впредь. При необходимости с учетом значимости и важности утраченного документа, а также ущерба, который может быть причинен администрации, иным лицам в результате его утраты, руководитель соответствующего органа (структурного подразделения органа) администрации информирует о факте утраты документа мэра города Иркутска. По факту утраты документа может быть назначена служебная проверка.

Глава 2. ДОКУМЕНТАЦИЯ АДМИНИСТРАЦИИ

6. Деятельность администрации обеспечивается системой взаимоувязанной документации. Ее состав определяется компетенцией администрации, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с Думой города Иркутска, Контрольно-счетной палатой города Иркутска, государственными органами, органами местного самоуправления, организациями, гражданами.

7. В администрации создаются документы на бумажном носителе, электронные документы и электронные копии документов, полученные в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе.

Глава 3. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

8. Документооборот включает всю последовательность перемещений документов, а также операции, совершаемые с документами в процессе их создания и исполнения.

9. В документообороте администрации выделяются следующие документопотоки: входящие (поступающие) документы; исходящие (отправляемые) документы; внутренние документы.

10. В процессе документооборота обеспечивается:

прием и первичная обработка входящих документов;

предварительное рассмотрение входящих документов;

регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;

рассмотрение документов руководством;

доведение документов до исполнителей;

подготовка проектов документов;

согласование проектов документов;