МЭР ГОРОДА ИРКУТСКА

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 9 декабря 2003 года N 031-10-1715/3

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Иркутска

____________________________________________________________________
Утратил силу на основании Распоряжения администрации г. Иркутска от 21.12.2022 N 031-06-431/22.
____________________________________________________________________

(с изменениями на 1 апреля 2016 года)

(в ред. Распоряжений мэра г. Иркутска от 16.11.2005 N 031-10-1357/5, от 18.04.2006 N 031-10-481/6, от 27.06.2008 N 031-10-743/8, от 27.03.2009 N 031-10-313/9, Распоряжения администрации г. Иркутска от 01.04.2016 N 031-10-170/6)

В целях установления общих требований к оформлению документов в администрации города Иркутска, с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", руководствуясь ст. 16 Федерального закона "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", ст.ст. 37, 38, 42 Устава города Иркутска:

(констатирующая часть в ред. Распоряжения администрации г. Иркутска от 01.04.2016 N 031-10-170/6)

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в администрации города Иркутска (приложение 1).

(в ред. Распоряжения мэра г. Иркутска от 27.06.2008 N 031-10-743/8)

2. Отменен. - Распоряжение администрации г. Иркутска от 01.04.2016 N 031-10-170/6.

3. Утратил силу. - Распоряжение мэра г. Иркутска от 27.06.2008 N 031-10-743/8.

4. Заместителям мэра - главам округов администрации города Иркутска, заместителю мэра - руководителю аппарата администрации города Иркутска, заместителям мэра - председателям комитетов администрации города Иркутска, начальникам управлений администрации города Иркутска, начальникам департаментов администрации города Иркутска обеспечить исполнение инструкции, утвержденной настоящим распоряжением, в подведомственных структурных подразделениях администрации города Иркутска.

(п. 4 в ред. Распоряжения администрации г. Иркутска от 01.04.2016 N 031-10-170/6)

5. Отменен. - Распоряжение администрации г. Иркутска от 01.04.2016 N 031-10-170/6.

6. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя мэра - руководителя аппарата администрации города Иркутска.

(п. 6 в ред. Распоряжения администрации г. Иркутска от 01.04.2016 N 031-10-170/6)

В.В.ЯКУБОВСКИЙ

Приложение 1
к распоряжению
мэра г. Иркутска
от 9 декабря 2003 года
N 031-10-1715/3

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ИРКУТСКА

(в ред. Распоряжения администрации г. Иркутска от 01.04.2016 N 031-10-170/6)

Глава 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Инструкция по делопроизводству в администрации города Иркутска (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава, форм управленческих документов и технологий работы с ними.

Инструкция устанавливает общие требования к оформлению документов в администрации города Иркутска.

2. Инструкция разработана с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

3. Организация и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях администрации города Иркутска осуществляется отделом регистрации и архива организационно-контрольного управления аппарата администрации города Иркутска.

Глава 2. ДОКУМЕНТАЦИЯ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ИРКУТСКА

3. Деятельность администрации города Иркутска обеспечивается системой взаимоувязанной документации. Ее состав определяется компетенцией органов местного самоуправления города Иркутска, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей между Думой города Иркутска, администрацией города Иркутска, Контрольно-счетной палатой города Иркутска, органами государственной власти Российской Федерации и организациями.

4. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman размером N 10 - 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14 Times DL размером N 12, 13, 14 через 1 - 2 интервала.

Глава 3. СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

5. При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - герб города Иркутска;

02 - наименование автора документа;

03 - справочные данные об авторе документа;

04 - наименование вида документа;

05 - дата документа;

06 - регистрационный номер документа;

07 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

08 - место составления или издания документа;

09 - адресат;

10 - гриф утверждения документа;

11 - резолюция;

12 - заголовок к тексту;

13 - отметка о контроле;

14 - текст документа;

15 - отметка о наличии приложения;

16 - подпись;

17 - гриф согласования документа;

18 - визы;

19 - рассылка;

20 - оттиск печати;

21 - отметка о заверении копии;

22 - отметка об исполнителе документа;

23 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

24 - отметка о поступлении документа;

25 - идентификатор электронной копии документа.

Глава 4. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

6. Герб города Иркутска помещают на бланках документов в соответствии с решением городской Думы города Иркутска от 27.02.1996 N 165-гД "О символике города Иркутска".

7. Наименование автора документа (мэр города Иркутска, администрация города Иркутска, структурное подразделение или должностное лицо администрации города Иркутска) указывается согласно наименованию, предусмотренному соответствующими муниципальными правовыми актами города Иркутска.

8. Справочные данные об авторе документа включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению автора документа (номера факсов, адрес электронной почты и др.).

9. Наименование вида документа определено Уставом города, Положениями о структурных подразделениях администрации города Иркутска, Положением о муниципальных правовых актах города Иркутска.

10. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более структурными подразделениями администрации города Иркутска, должны иметь одну (единую) дату.

11. Даты в муниципальных правовых актах города Иркутска оформляются словесно-цифровым или цифровым способом.

При использовании словесно-цифрового способа обозначения даты указываются в следующей последовательности: число (цифрой или цифрами), месяц (словом), год (цифрами) с добавлением слова "год" в соответствующем падеже без сокращения.

При использовании цифрового способа обозначения даты указываются в следующей последовательности: число и месяц (обозначенные двумя цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем), год (обозначенный четырьмя цифрами или двумя последними цифрами) с добавлением слова "год" с сокращением до первой буквы с точкой.

12. Регистрационный номер документа оформляют в соответствии с Инструкцией о порядке регистрации документов в администрации города Иркутска, утвержденной распоряжением мэра от 20.10.2006 N 031-10-1463/6 (далее - Инструкция о порядке регистрации документов).

13. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более структурными подразделениями администрации города Иркутска, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

14. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

15. Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления города Иркутска, оно включает в себя только общепринятые сокращения. Например: г. Иркутск.

16. В качестве адресата могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные лица, граждане. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например:

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма организации указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

17. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. Порядок утверждения документов определяется соответствующими муниципальными правовыми актами города Иркутска, инструкциями.