Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве здравоохранения Российской Федерации (с изменениями на 26 июля 2022 года)

III. Документирование управленческой деятельности

1. Состав документов, образующихся в Министерстве, определяется его полномочиями, кругом выполняемых государственных функций и предоставляемых государственных услуг, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с иными государственными органами, органами местного самоуправления, организациями, гражданами.

2. Документы создаются на бумажном носителе, в электронной форме (документы, созданные в электронной форме и имеющие статус подлинника документа) и электронные копии документов, полученные в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе.

3. Для создания документов, отражающих специфику деятельности структурных подразделений Министерства, и управления данными документами могут использоваться другие информационные системы.

4. Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные (утвержденные) документы не допускается.

5. Документы в Министерстве оформляются на бланках или стандартных листах бумаги формата A4.

6. Электронные документы Министерства должны создаваться в форматах, обеспечивающих аутентичность, достоверность, целостность и неизменность электронных документов, пригодность их для использования.

7. Программное обеспечение текстовых и табличных редакторов, используемых для создания, редактирования и сохранения документов, должно обеспечивать:

а) создание электронных текстовых документов, в том числе с возможностью использования форматов Open Document Format и Office Open XML (OOXML, DOCX);

б) открытие существующих электронных текстовых документов, в том числе с возможностью использования форматов Open Document Format и Office Open XML (OOXML, DOCX);

в) сохранение электронного текстового документа в форматах, поддерживаемых программным обеспечением, в том числе с возможностью использования форматов Open Document Format, Office Open XML (OOXML, DOCX) и Portable Document Format (PDF);

г) создание новых электронных табличных документов, в том числе с возможностью использования форматов Open Document Format и Office Open XML (OOXML, XLSX);

д) открытие существующих электронных табличных документов, в том числе с возможностью использования форматов Open Document Format и Office Open XML (OOXML, XLSX);

ж)* сохранение таблиц в форматах, поддерживаемых программным обеспечением, в том числе с возможностью использования форматов Open Document Format, Office Open XML (OOXML, XLSX) и Portable Document Format (PDF).

_________________

* Нумерация соответствует оригиналу. - Примечание изготовителя базы данных.

Программное обеспечение, используемое для создания электронных документов с использованием формата Portable Document Format (PDF).

Файлы электронных документов и электронных копий документов, передаваемых посредством системы МЭДО, с внедренными графическими элементами регистрационных данных (даты документа и регистрационного номера документа) и отметок об электронной подписи должны иметь формат PDF/A-1.

Электронные документы, создаваемые в Министерстве, состоят из контента (содержания) и метаданных.

Обязательной составной частью метаданных являются данные, фиксируемые в регистрационной карточке документа (далее - РК).

8. Бланки документов.

8.1. Для создания документов в Министерстве используются:

а) бланк письма Министерства;

б) бланк письма Министра;

в) бланк письма первого заместителя Министра;

г) бланк письма статс-секретаря - заместителя Министра;

д) бланк письма заместителя Министра;

е) бланк приказа Министерства.

8.2. Бланки документов Министерства изготавливаются полиграфическим и штемпельно-граверным предприятием, имеющим сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне, на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются сверху в левом углу документа, при продольном - посередине листа вдоль верхнего поля документа.