14.1. Деловые (служебные) письма (далее - письма) готовятся Министерством как:
- доклады о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
- ответы на запросы ФОИВ;
- ответы на запросы органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации;
- ответы на запросы иных государственных органов;
- ответы на запросы членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;
- ответы на парламентские запросы;
- ответы на запросы депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов представительного органа государственной власти субъектов Российской Федерации;
- ответы на обращения гражданина или организации;
- ответы на запрос граждан или организаций о предоставлении информации о деятельности Министерства;
- запросы о предоставлении дополнительной информации в ходе исполнения государственной услуги или об отказе в предоставлении государственной услуги и др.;
- сопроводительные письма к проектам федеральных законов, проектам актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, проектам законов и иных нормативных правовых актов субъекта Российской Федерации;
- инициативные письма, направляемые в целях исполнения функций Министерства;
14.2. При составлении писем оформляются следующие реквизиты:
- адресат;
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
- заголовок к тексту;
- текст документа;
- отметка о наличии приложений;
- виза;
- подпись;
- отметка об электронной подписи (в случае подготовки и отправки делового (служебного) письма в форме электронного документа);
- отметка об исполнителе.
Если письмо является ответом на поступивший запрос или просьбу, заполняется реквизит "ссылка на исходящий регистрационный номер и дату поступившего письма".
Наименование вида документа ("письмо") и разновидность письма (например, "просьба", "информационное", "сопроводительное", "запрос", "напоминание") в деловых (служебных) письмах не указываются.
Если письмо направляется адресату по электронной почте или по факсу без досылки по почте, вместо почтового адреса указывается адрес электронной почты или номер телефона-факса.