18.1. Доступ к работе в СЭД должны иметь только зарегистрированные пользователи с обязательной процедурой идентификации и аутентификации.
18.2. Внесение сведений о документе в СЭД осуществляется посредством заполнения полей РК, оцифровки (сканирования) документа, если он создан на бумажном носителе, присоединения электронной копии документа к РК.
18.3. В процессе движения документа в Министерстве (создание проекта документа, внесение созданного или полученного документа в СЭД, рассмотрение документа и вынесение резолюций (поручений) по документу, согласование проекта документа и др.) формируются сведения о документе, включаемые в СЭД.
18.4. Внесение сведений о документе (входящем, исходящем, внутреннем) и о процессах управления документом осуществляется посредством заполнения полей РК.
18.5. В РК вносятся следующие сведения о входящем документе:
- наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации (корреспондента);
- наименование вида документа;
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
- дата поступления документа;
- входящий регистрационный номер;
- способ доставки документа;
- краткое содержание документа;
- количество листов основного документа;
- отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);
- сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);
- резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, должностное лицо, давшее поручение, дата формирования поручения);
- срок исполнения документа;
- индекс дела по номенклатуре дел;
- сведения о переадресации документа;
- отметка о контроле;
- гриф ограничения доступа к документу;
- сведения об ЭП;
- результат проверки ЭП;
- электронный адрес адресата;
- ссылки на файл поступившего документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу.
18.6. В РК вносятся следующие сведения об исходящих документах: