МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

от 14 декабря 2022 года N 397

Об утверждении Порядка хранения нотариальных документов в электронной форме, электронных образов нотариальных документов, созданных на бумажном носителе, содержащихся в единой информационной системе нотариата, включая технические требования к форматам таких документов, использования усиленной квалифицированной электронной подписи при их хранении и доступа к таким документам

(с изменениями на 9 августа 2023 года)

В соответствии с частью пятнадцатой статьи 34.3 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.1993 N 4462-I, подпунктом 4 пункта 2 Положения о Министерстве юстиции Российской Федерации, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 13.01.2023 N 10 "Вопросы Министерства юстиции Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2023, N 3, ст.553),

(Преамбула в редакции, введенной в действие с 12 августа 2023 года приказом Минюста России от 28 июля 2023 года N 203; в редакции, введенной в действие с 26 августа 2023 года приказом Минюста России от 9 августа 2023 года N 210. - См. предыдущую редакцию)

приказываю:

1. Утвердить Порядок хранения нотариальных документов в электронной форме, электронных образов нотариальных документов, созданных на бумажном носителе, содержащихся в единой информационной системе нотариата, включая технические требования к форматам таких документов, использования усиленной квалифицированной электронной подписи при их хранении и доступа к таким документам согласно приложению к настоящему приказу.

2. Настоящий приказ вступает в силу с 11.01.2023.

Министр
К.А.Чуйченко

Зарегистрировано

в Министерстве юстиции

Российской Федерации

15 декабря 2022 года,

регистрационный N 71554

УТВЕРЖДЕН
решением правления
Федеральной нотариальной палаты
от 28 ноября 2022 года N 21/22

УТВЕРЖДЕН
приказом Министерства юстиции
Российской Федерации
от 14 декабря 2022 года N 397

Порядок хранения нотариальных документов в электронной форме, электронных образов нотариальных документов, созданных на бумажном носителе, содержащихся в единой информационной системе нотариата, включая технические требования к форматам таких документов, использования усиленной квалифицированной электронной подписи при их хранении и доступа к таким документам

(с изменениями на 28 июля 2023 года)

I. Хранение нотариальных документов в электронной форме, электронных образов нотариальных документов, созданных на бумажном носителе, содержащихся в единой информационной системе нотариата

1. Нотариальный документ, созданный в электронной форме (далее - электронный нотариальный документ), считается переданным на хранение в единую информационную систему нотариата (далее - ЕИС) после подписания усиленной квалифицированной электронной подписью (далее - квалифицированная электронная подпись) нотариуса (нотариусов), лица, замещающего временно отсутствующего нотариуса (далее - нотариус), и внесения сведений в реестр ЕИС в соответствии с Порядком ведения реестров единой информационной системы нотариата, внесения в них сведений, в том числе порядка исправления допущенных в таких реестрах технических ошибок, утвержденным приказом Минюста России от 30.09.2020 N 225 (зарегистрирован Минюстом России 05.10.2020, регистрационный N 60214; далее - Порядок ведения реестров ЕИС).

________________

Статья 34.3 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.1993 N 4462-I (Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации, 1993, N 10, ст.357; Собрание законодательства Российской Федерации, 2022, N 29, ст.5306);

С изменениями, внесенными приказами Минюста России от 10.12.2021 N 245 (зарегистрирован Минюстом России 15.12.2021, регистрационный N 66334), от 29.09.2022 N 207 (зарегистрирован Минюстом России 30.09.2022, регистрационный N 70308), от 14.12.2022 N 396 (зарегистрирован Минюстом России 15.12.2022, регистрационный N 71552).

2. Копия нотариального документа на бумажном носителе, содержащегося в номенклатурном деле, хранится в составе записи ЕИС в виде его электронного образа (далее - электронный образ нотариального документа).

3. До передачи электронного образа нотариального документа на хранение в ЕИС нотариус заполняет сведения о передаваемом нотариальном документе в соответствующей записи ЕИС, включающей электронный образ нотариального документа, подписанный квалифицированной электронной подписью нотариуса.

4. Электронный образ нотариального документа, соответствующий техническим требованиям, установленным пунктами 10-13 настоящего Порядка, считается переданным на хранение в ЕИС после подписания его квалифицированной электронной подписью нотариуса или работника нотариального архива нотариальной палаты субъекта Российской Федерации (далее - работник архива).

5. Работник архива в случаях, установленных Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования нотариальных документов, утвержденными приказом Минюста России от 14.12.2022 N 395 (зарегистрирован Минюстом России 15.12.2022, регистрационный N 71555; далее - Правила организации хранения нотариальных документов), заполняет сведения о передаваемом нотариальном документе в соответствующей записи ЕИС, включающей электронный образ нотариального документа, подписанный квалифицированной электронной подписью работника архива, и присоединяет доверенность, подтверждающую полномочия работника архива, в машиночитаемой форме в формате XML, созданной в соответствии со статьей 17.5 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Федеральный закон N 63-ФЗ), подписанной квалифицированной электронной подписью лица, имеющего право без доверенности действовать от имени нотариальной палаты.

________________

Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст.2036; 2019, N 52, ст.7794; 2022, N 29, ст.5306.

6. Запись ЕИС должна содержать следующие сведения о нотариальном документе:

1) регион совершения нотариального действия;

2) реестровый номер;

3) дату совершения нотариального действия;

4) индекс номенклатурного дела;

5) фамилию, имя, отчество (при наличии) нотариуса или наименование государственной нотариальной конторы;

6) вид нотариального действия;

7) сведения о заявителе, от имени или по поручению которого совершено нотариальное действие (при наличии в нотариальном документе):

а) о физическом лице - фамилия, имя, отчество (при наличии), дата рождения, страховой номер индивидуального лицевого счета;

б) об индивидуальном предпринимателе - фамилия, имя, отчество (при наличии), дата рождения, основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя;

в) о юридическом лице - полное наименование в соответствии с нотариальным документом, основной государственный регистрационный номер или идентификационный номер налогоплательщика, регистрационный номер юридического лица в стране его регистрации (для иностранного юридического лица или международной организации, имеющей права юридического лица);

8) электронный образ нотариального документа.

7. Копии нотариальных документов на бумажном носителе, содержащихся в наследственном деле, в виде их электронных образов хранятся в составе записи о наследственном деле ЕИС.

8. Запись о наследственном деле ЕИС должна содержать:

1) уникальный регистрационный номер наследственного дела, присвоенный в соответствии с Порядком ведения реестров ЕИС;

2) электронные образы нотариальных документов, подписанные квалифицированными электронными подписями нотариуса или работника архива в случае, предусмотренном пунктом 20 настоящего Порядка.

9. При принятии на хранение наследственного дела в соответствии с пунктом 5 Правил организации хранения нотариальных документов, не внесенного в реестр наследственных дел ЕИС, работник архива регистрирует наследственное дело в реестре наследственных дел ЕИС и заполняет сведения о принятом наследственном деле в соответствующей записи о наследственном деле ЕИС.

(Пункт в редакции, введенной в действие с 12 августа 2023 года приказом Минюста России от 28 июля 2023 года N 203. - См. предыдущую редакцию)

II. Технические требования к форматам электронных нотариальных документов и электронных образов нотариальных документов

10. Электронный нотариальный документ изготавливается нотариусом в соответствии с Требованиями к формату нотариально оформляемого документа в электронной форме, утвержденными приказом Минюста России от 30.09.2020 N 227 (зарегистрирован Минюстом России 05.10.2020, регистрационный N 60209).

11. Электронный образ нотариального документа должен обеспечивать визуальную идентичность его бумажному оригиналу в масштабе 1:1.

12. Электронный образ нотариального документа формируется в виде одного файла в формате PDF/A.

Если нотариальный документ состоит из двух и более страниц, электронный образ такого нотариального документа формируется в виде одного многостраничного электронного файла.

13. Сканирование нотариального документа, созданного на бумажном носителе, производится с разрешением 300 dpi (точек на дюйм) в оттенках серого, глубина цвета 8 бит на пиксель.

III. Использование квалифицированной электронной подписи при хранении электронных нотариальных документов и электронных образов нотариальных документов

14. Для работы с электронным документом, хранящимся в ЕИС, нотариус, в том числе нотариус, являющийся председателем комиссии, созданной для передачи дел нотариуса в соответствии с Правилами нотариального делопроизводства, утвержденными приказом Минюста России от 14.12.2022 N 394 (зарегистрирован Минюстом России 15.12.2022, регистрационный N 71553; далее - Правила нотариального делопроизводства), применяет квалифицированную электронную подпись нотариуса, квалифицированный сертификат ключа проверки которой создается и выдается удостоверяющим центром федерального органа исполнительной власти, уполномоченного на осуществление государственной регистрации юридических лиц (далее - удостоверяющий центр ФНС России) в порядке, предусмотренном пунктом 3 части 1 статьи 17.2.Федерального закона N 63-ФЗ.

________________

Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст.2036; 2019, N 52, ст.7794.

15. Работник архива применяет квалифицированную электронную подпись, квалифицированный сертификат ключа проверки которой создан и выдан юридическим лицом, учрежденным Федеральной нотариальной палатой, осуществляющим функции удостоверяющего центра (далее - удостоверяющий центр нотариата) и использующим средства электронной подписи и средства удостоверяющего центра, имеющие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с пунктом 2 части 5 статьи 8 Федерального закона N 63-ФЗ, и позволяющим обеспечить безопасность информации от угроз, определенных в соответствии с пунктом 7 части 4 статьи 8 Федерального закона N 63-ФЗ.

________________

Пункт 3 части 5 статьи 8 Федерального закона N 63-ФЗ (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст.2036).

Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст.2036; 2019, N 52, ст.7794.

Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст.2036; 2019, N 52, ст.7794.

16. Для автоматического создания и (или) автоматической проверки усиленной квалифицированной электронной подписи, используемой для подписания электронных нотариальных документов, электронных образов нотариальных документов применяется квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи оператора ЕИС, который создается и выдается удостоверяющим центром ФНС России.