МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

от 14 декабря 2022 года N 395

Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования нотариальных документов

(с изменениями на 9 августа 2023 года)

В соответствии с частью четвертой статьи 9 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.1993 N 4462-I, подпунктом 4 пункта 2 Положения о Министерстве юстиции Российской Федерации, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 13.01.2023 N 10 "Вопросы Министерства юстиции Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2023, N 3, ст.553),

(Преамбула в редакции, введенной в действие с 5 августа 2023 года приказом Минюста России от 24 июля 2023 года N 193; в редакции, введенной в действие с 26 августа 2023 года приказом Минюста России от 9 августа 2023 года N 210. - См. предыдущую редакцию)   

приказываю:

1. Утвердить прилагаемые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования нотариальных документов.

2. Настоящий приказ вступает в силу с 11.01.2023.

Министр
К.А.Чуйченко

Зарегистрировано

в Министерстве юстиции

Российской Федерации

15 декабря 2022 года,

регистрационный N 71555

УТВЕРЖДЕНЫ
решением Правления Федеральной
нотариальной палаты
от 28 ноября 2022 года N 21/22

   

УТВЕРЖДЕНЫ
приказом Министерства юстиции
Российской Федерации
от 14 декабря 2022 года N 395

     

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования нотариальных документов

(с изменениями на 24 июля 2023 года)

I. Общие положения

1. Правила определяют порядок и требования к организации хранения, комплектования, учета и использования нотариальных документов нотариальными архивами нотариальных палат субъектов Российской Федерации (далее - нотариальный архив, нотариальные палаты соответственно). При этом под нотариальными документами понимаются документы, предусмотренные статьей 39.1 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.1993 N 4462-I (далее - Основы).

________________

Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации, 1993, N 10, ст.357; Собрание законодательства Российской Федерации, 2022, N 29, ст.5306.

2. Нотариальный архив осуществляет хранение, комплектование, учет и использование нотариальных документов. В нотариальный архив принимаются нотариальные документы на бумажном носителе нотариусов, занимающихся частной практикой, созданные в результате их деятельности, нотариальные документы государственных нотариальных контор в случаях их упразднения или прекращения полномочий нотариуса государственной нотариальной конторы, находящиеся на временном хранении у нотариусов, занимающихся частной практикой (архивный фонд нотариальных документов), а также по решению нотариальной палаты иные номенклатурные дела, в том числе реестры регистрации нотариальных действий, книги и журналы (архивный фонд иных номенклатурных дел).

Для работы с копиями нотариальных документов на бумажном носителе, хранящимися в единой информационной системе нотариата (далее - ЕИС) в виде их электронных образов (далее - электронный образ нотариального документа), и для выдачи копий нотариальных документов в электронной форме работники нотариального архива используют усиленную квалифицированную электронную подпись (далее - квалифицированная электронная подпись), созданную в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

________________

Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст.2036; 2022, N 29, ст.5306.

II. Правила комплектования нотариальных документов

3. Нотариальный архив принимает нотариальные документы в составе номенклатурных дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения, образовавшиеся в процессе деятельности нотариуса, занимающегося частной практикой, или нотариуса государственной нотариальной конторы.

По решению нотариальной палаты, принятому в соответствии с ее уставом, по согласованию с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела нотариальный архив принимает на хранение номенклатурные дела, образовавшиеся в процессе деятельности нотариуса, занимающегося частной практикой, или нотариуса государственной нотариальной конторы, находящиеся на хранении в государственных архивах субъекта Российской Федерации, муниципальных архивах.

Нотариальный архив принимает номенклатурные дела нотариусов, занимающихся частной практикой, сложивших полномочия, а также номенклатурные дела государственных нотариальных контор, находившиеся на временном хранении у нотариуса, занимающегося частной практикой.

Номенклатурные дела нотариуса, занимавшегося частной практикой, который был освобожден от полномочий по решению суда либо полномочия которого были прекращены в связи с его смертью, передаются комиссией, созданной в соответствии с Правилами нотариального делопроизводства, в нотариальный архив нотариальной палаты, членом которой являлся нотариус, за исключением номенклатурных дел, не оконченных производством, в том числе наследственных и депозитных дел.

________________

Правила нотариального делопроизводства, утвержденные приказом Минюста России от 14.12.2022 N 394 (зарегистрирован Минюстом России 15.12.2022, регистрационный N 71553).

4. Нотариальный архив осуществляет в соответствии с частью седьмой статьи 16 Основ прием оконченных производством номенклатурных дел, от нотариусов - членов соответствующей нотариальной палаты в соответствии с утвержденным президентом нотариальной палаты графиком приема документов от нотариусов по истечении десяти лет начиная с 1 января года, следующего за последним годом временного хранения нотариальных документов нотариусом, занимающимся частной практикой.

________________

Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации, 1993, N 10, ст.357; Собрание законодательства Российской Федерации, 2022, N 29, ст.5306.

Номенклатурные дела принимаются нотариальным архивом с индексами, предусмотренными номенклатурой дел нотариуса в соответствии с Правилами нотариального делопроизводства.

5. Номенклатурные дела, оформленные в соответствии с Правилами нотариального делопроизводства, передаются в нотариальный архив на бумажных носителях.

Номенклатурные дела нотариусов, сложивших полномочия, и государственных нотариальных контор, находившиеся на временном хранении у нотариуса, занимающегося частной практикой, принимаются нотариальным архивом в том виде, в котором их принял нотариус, осуществлявший временное хранение.

В этом случае работники нотариального архива самостоятельно производят сканирование нотариальных документов, переформирование номенклатурных дел в порядке, предусмотренном главой IX Правил нотариального делопроизводства с учетом особенностей, предусмотренных главой XII этих же Правил, и регистрацию наследственных дел в реестре наследственных дел ЕИС в соответствии с Порядком хранения нотариальных документов в электронной форме, электронных образов нотариальных документов, созданных на бумажном носителе, содержащихся в ЕИС, включая технические требования к форматам таких документов, использования усиленной квалифицированной электронной подписи при их хранении и доступа к таким документам (далее - Порядок хранения нотариальных документов в электронной форме).

________________

Порядок хранения нотариальных документов в электронной форме, электронных образов нотариальных документов, созданных на бумажном носителе, содержащихся в единой информационной системе нотариата, включая технические требования к форматам таких документов, использования усиленной квалифицированной электронной подписи при их хранении и доступа к таким документам, утвержденный приказом Минюста России от 14.12.2022 N 397 (зарегистрирован Минюстом России 15.12.2022, регистрационный N 71554).

5_1. До передачи нотариальных документов в нотариальный архив работники нотариального архива по решению нотариальной палаты, принятому в соответствии с частью восьмой статьи 16 Основ, изготавливают копии нотариальных документов на бумажном носителе в виде их электронных образов и передают их на хранение в ЕИС.

(Пункт дополнительно включен с 5 августа 2023 года приказом Минюста России от 24 июля 2023 года N 193)     

6. При приеме на хранение номенклатурных дел нотариуса работник нотариального архива в присутствии нотариуса проверяет соответствие акту приема-передачи номенклатурных дел нотариуса в ЕИС за определенный год и принимаемых от нотариуса номенклатурных дел на бумажном носителе.

Акт приема-передачи номенклатурных дел, сформированный в ЕИС, подписывается квалифицированными электронными подписями нотариуса и работника нотариального архива.

При приеме на хранение номенклатурных дел нотариусов, сложивших полномочия, и государственных нотариальных контор, находившихся на временном хранении у нотариуса, занимающегося частной практикой, работник нотариального архива в присутствии нотариуса или комиссии в соответствии с пунктом 98 Правил нотариального делопроизводства, проверяет соответствие акту приема-передачи указанных дел нотариусу принимаемых от нотариуса или комиссии номенклатурных дел на бумажном носителе. В акте приема-передачи работником нотариального архива делаются отметки о состоянии дел: удовлетворительное или неудовлетворительное (ветхое), а также отражаются факты отсутствия дел.

(Абзац в редакции, введенной в действие с 5 августа 2023 года приказом Минюста России от 24 июля 2023 года N 193. - См. предыдущую редакцию)  

III. Правила учета нотариальных документов

7. Сведения о приеме номенклатурных дел нотариуса в нотариальный архив вносятся в картотеку нотариального архива, ведущуюся нотариальной палатой в электронной форме, на основании сведений акта приема-передачи дел, сформированного и подписанного в соответствии с пунктом 6 настоящих Правил.

8. Работник нотариального архива после приема номенклатурных дел на хранение включает их в картотеку нотариального архива, содержащую сведения о составе единиц хранения, их систематизации и учете.

Учетная карточка архивного хранения номенклатурных дел на бумажном носителе включает следующие сведения:

фамилию, имя, отчество (при наличии) нотариуса, передавшего дела на хранение;

фамилию, имя, отчество (при наличии) нотариуса, в деятельности которого были созданы нотариальные документы (в случае хранения документов нотариуса, чьи полномочия прекращены, иным нотариусом и передачи им нотариальных документов в нотариальный архив);

наименование и номер (при наличии) государственной нотариальной конторы (в случае ее упразднения) или фамилию, имя, отчество (при наличии) государственного нотариуса, чьи полномочия были прекращены (в случае хранения документов государственной нотариальной конторы иным нотариусом и передачи им нотариальных документов в нотариальный архив);

год, за который приняты номенклатурные дела;

индексы дел, переданных на хранение, количество томов (единиц хранения);

номер стеллажа, полки и контейнера, в которых хранятся номенклатурные дела нотариуса за каждый год;

учетный номер нотариального архива.

В карточке архивного хранения номенклатурных дел отражаются сведения об использовании нотариальных документов, включая их выемку по требованию суда, прокуратуры, органов следствия в связи с находящимися в их производстве уголовными, гражданскими или административными делами.

Нотариальная палата вправе принять решение о включении иных сведений в учетную карточку архивного хранения номенклатурных дел.

IV. Правила хранения нотариальных документов

9. Нотариальный архив организует хранение нотариальных документов путем реализации системы мероприятий, включающей рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием.

10. Хранение архивных документов в нотариальном архиве обеспечивается реализацией комплекса мероприятий, направленных на поддержание архивных документов в оптимальном физическом состоянии, минимизацию рисков их порчи и (или) утраты. К таким мероприятиям относятся:

а) предоставление изолированных помещений для размещения архивных документов и проведения работ, связанных с архивным хранением, оснащенных средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией, оборудованием для хранения документов;

б) соблюдение противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенических режимов;

в) выполнение требований к размещению документов в помещении нотариального архива - специально оборудованном хранилище (помещении) для хранения архивных документов;

г) проведение проверки наличия и состояния сохранности архивных документов;

д) описание и своевременная постановка архивных документов на учет;

е) применение информационной архивной системы для учета архивных документов.

11. Нотариальный архив размещается в здании(ях) и (или) отдельных помещениях.

12. Посторонние лица допускаются в помещение нотариального архива только с разрешения руководителя нотариального архива (его заместителя) и в присутствии работника нотариального архива.

13. Стеллажи, контейнеры и полки в помещении нотариального архива нумеруются. Стеллажи и контейнеры нумеруются слева направо от входной двери, а полки на стеллажах - сверху вниз.

14. Нотариальные документы на бумажном носителе размещаются в первичных средствах хранения: в коробках и (или) папках.

На первичное средство хранения нотариальных документов наносятся способом, позволяющим бесконтактно идентифицировать такой документ:

фамилия, имя, отчество (при наличии) нотариуса, передавшего дела на хранение;

фамилия, имя, отчество (при наличии) нотариуса, в деятельности которого были созданы нотариальные документы (в случае хранения документов нотариуса, чьи полномочия прекращены, иным нотариусом и передачи им нотариальных документов в нотариальный архив);

номер государственной нотариальной конторы (в случае ее упразднения) или фамилия, имя, отчество (при наличии) государственного нотариуса, чьи полномочия были прекращены (в случае хранения документов государственной нотариальной конторы иным нотариусом и передачи им нотариальных документов в нотариальный архив);