МЭР ГОРОДА ХАБАРОВСКА

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 08 декабря 2003 года N 3051-р


Об утверждении Инструкции по делопроизводству
в аппарате администрации г. Хабаровска

____________________________
Утратило силу на основании
Распоряжения Администрации города Хабаровска
от 14 апреля 2009 года N 250-р
___________________________

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в аппарате администрации г. Хабаровска.

2. Руководителям структурных подразделений администрации города довести требования настоящей Инструкции по делопроизводству до сведения всех сотрудников и обеспечить разработку индивидуальной инструкции конкретного подразделения, не противоречащей основным положениям настоящей Инструкции.

3. Признать утратившим силу распоряжение мэра города Хабаровска от 18.02.1999 N 127-р "Об утверждении Инструкции по документационному обеспечению управления в Хабаровской городской Думе и администрации города Хабаровска".

4. Контроль за выполнением требований Инструкции по делопроизводству возложить на заместителя Мэра - управляющего делами Безлепкина В.Д.

5. Настоящее распоряжение вступает в силу со дня его подписания.

     

Мэр города
А.Н. Соколов

УТВЕРЖДЕНА
распоряжением
Мэра города Хабаровска
от 08 декабря 2003 года N 3051-р

ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска (далее именуется - Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

Инструкция устанавливает общие требования к организации работы с документами в аппарате администрации города Хабаровска.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, зарегистрированной Министерством юстиции Российской Федерации 26 декабря 2000 г. N 2508, Государственным стандартом "ГОСТ Р 6.30-2003", законами Хабаровского края, постановлениями и распоряжениями Мэра города.

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

1.4. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления в аппарате администрации г. Хабаровска, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях осуществляются общим отделом управления делами администрации города (далее именуется - общий отдел).

1.5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях администрации города (далее именуются - подразделения) возлагается на их руководителей.

Руководитель подразделения своим приказом либо письменным распоряжением назначает сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства в подразделении, на которого возлагаются следующие основные функции:

прием и учет документов, полученных подразделением, правильность их регистрации;

передача документов на рассмотрение руководителю подразделения и после получения соответствующих указаний - исполнителю;

учет и регистрация исходящих из подразделения документов, проверка правильности их оформления и передача их на отправку;

контроль за прохождением документов в подразделении;

проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников подразделения;

контроль за своевременным списанием в дела исполненных документов;

разработка номенклатуры дел подразделения;

формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;

проведение инструктажа вновь принятых в подразделение сотрудников по вопросам организации работы с документами.

1.6. Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.

1.7. С содержанием служебных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению) без разрешения руководства администрации г. Хабаровска.

Об утрате документа немедленно докладывается руководителю подразделения и в общий отдел.

1.8. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляются в установленном порядке пресс-службой администрации города.

1.9. Сотрудники администрации г. Хабаровска несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

1.10. Работа с секретными документами и документами для служебного пользования осуществляется в соответствии со специальными инструкциями.

2. Подготовка, оформление, согласование
проектов постановлений и распоряжений мэра города

2.1. Необходимость подготовки постановлений, распоряжений определяется Мэром города по результатам рассмотрения обоснований, представленных заместителями Мэра, руководителями структурных подразделений администрации города, общественными комиссиями и советами.

2.2. Подготовка и проведение необходимых согласований постановлений и распоряжений Мэра города производятся в соответствии с Регламентом администрации г. Хабаровска и настоящей Инструкцией (приложения NN 1, 2).

Ответственность за качество подготовки проектов возлагается на руководителей, представляющих проект постановления, распоряжения.

Для разработки проектов постановлений Мэра города по наиболее важным вопросам распоряжением мэра города могут создаваться рабочие группы и комиссии.

2.3. Проекты распоряжений мэра города по личному составу готовятся управлением кадров и муниципальной службы администрации г. Хабаровска в установленном порядке.

2.4. Проекты постановлений, распоряжений Мэра города должны содержать указание, на кого возлагается контроль за исполнением документа.

2.5. Проекты, подготовленные во исполнение документов вышестоящих органов государственной власти и управления, должны содержать ссылку на них с указанием их реквизитов: даты, номера, наименования документа и начинаться словами: "Во исполнение...", "В соответствии...", "В целях..." и т.п.

2.6. К проектам постановлений, распоряжений Мэра города о внесении изменений, дополнений в ранее принятые нормативные правовые акты мэра города или признании их утратившими силу должны быть приложены копии этих нормативных правовых актов.

2.7. Согласование проектов постановлений, распоряжений оформляется на отдельном листе согласования или оборотной стороне первого листа визой, включающей должность, личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату (приложение N 3).

Имеющиеся у должностного лица возражения или замечания по проекту документа излагаются, как правило, в виде отдельного документа и прилагаются к проекту.

2.8. Если в процессе согласования в проект постановления, распоряжения Мэра города вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному согласованию.

Повторного согласования не требуется, если при доработке в проект внесены уточнения редакционного характера, не меняющие его сути.

Период со дня согласования проекта документа заинтересованными организациями до момента представления его на подпись Мэру города не должен превышать месячный срок, в противном случае он подлежит пересогласованию.

Общий отдел осуществляет систематический контроль за сроками согласования постановлений, распоряжений Мэра города, ежемесячно в срок до 5 числа готовит аналитические записки Мэру города.

Срок согласования проектов распоряжений Мэра города по личному составу каждым должностным лицом не должен превышать одного дня.

2.9. Проекты постановлений, распоряжений Мэра города согласовываются руководителями структурных подразделений администрации города или лицами, исполняющими их обязанности, которые представили проект и которым в проекте предусматриваются задания или поручения, а также других органов и организаций, имеющих отношение к реализации изложенных в документе вопросов.

Проекты постановлений, распоряжений, исполнение которых требует финансового обеспечения или изменения структуры управления городом, в обязательном порядке согласовываются Вице-Мэром города и начальником финансового департамента.

Проекты постановлений, распоряжений мэра города, имеющие приложения, в обязательном порядке согласовываются заместителем Мэра - управляющим делами.

После всех согласований проекты постановлений, распоряжений визируются:

- заместителями Мэра города, ответственными за исполнение указанного документа;

- начальником отдела контроля Мэра города;

- начальником юридического управления администрации города.

С целью сокращения сроков проекты постановлений, распоряжений, как правило, направляются на согласование одновременно всем заинтересованным должностным лицам. Пересылка их по почте запрещается.

2.10. Все поступившие замечания, разногласия и предложения фиксируются в листе согласования или на отдельном листе, рассматриваются в подразделении, подготовившем проект постановления, распоряжения, учитываются или обоснованно отвергаются. Должностное лицо, ответственное за подготовку проекта акта, прилагает пояснительную записку, в которой указывает, какие замечания учтены, обосновывает разногласия.

Наличие разногласий не является основанием для снятия проекта с рассмотрения Мэром города.

2.11. Проекты постановлений, распоряжений мэра города и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) с использованием текстового редактора Win Word 97 или в другом, совместимом с ним формате, шрифтом Times New Roman размером N 14 (межстрочный интервал - одинарный).

2.12. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - 35 мм, правое - 10 мм, верхнее - 20 мм, нижнее - не менее 20 мм.

2.13. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.

2.14. Гриф секретности или пометка "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляются на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим секретную и служебную информацию ограниченного распространения.

Гриф секретности (пометка) печатается в правом верхнем углу документа. Номер экземпляра проставляется ниже грифа секретности (пометки) через 1,5 межстрочных интервала (18 пт) и центрируется по отношению к ним.

2.15. Постановления и распоряжения Мэра города имеют следующие реквизиты:

1) Герб Хабаровского края;

2) Герб города Хабаровска;

3) наименование вида документа (ПОСТАНОВЛЕНИЕ мэра города или РАСПОРЯЖЕНИЕ мэра города);

4) заголовок

Заголовок должен кратко и точно раскрывать содержание документа (о чем составлен документ).

Он может формулироваться с помощью отглагольных существительных в предложном падеже и отвечает, как правило, на вопрос: "о чем (о ком)?" издан документ ("Об отмене...", "О состоянии...").

Заголовок печатается на расстоянии не менее 8 см от верхнего края листа в отведенном для него месте, пишется с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал (в режиме "точно" для ПЭВМ).

Заголовок содержит две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например: "О внесении изменений в распоряжение мэра города от 27.05.2003 N 1258-р "О приеме на работу Муниц Е.Ю.".

Заголовок составляет составитель документа. Печатается он без кавычек, переносы нежелательны.

Заголовок составляется исполнителем к любому документу формата А-4, кроме сопроводительных писем, телефонограмм, телеграмм, извещений.

К тексту документов, оформленных на бланке формата А-5, заголовок не составляется.

5) текст

Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

Текст печатается на расстоянии 2 межстрочных интервалов от заголовка через 1,5 интервала (в режиме "одинарный" для ПЭВМ) в установленных границах полей. Допускается изменение интервалов между реквизитами "Заголовок", "Текст", "Подпись" при необходимости размещения текста проекта акта мэра города на одной странице.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).

Преамбула в постановлениях мэра города завершается словом ПОСТАНОВЛЯЮ, которое печатается прописными буквами без разрядки от левой границы текстового поля.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые оформляются арабскими цифрами, например, 1, 1.1 и т.д.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятое постановление, распоряжение, должны соответствовать структуре основного нормативного акта, копия которого должна быть приложена к представляемому проекту.

При наличии приложений к постановлению, распоряжению мэра города в тексте на них обязательно делается ссылка;

6) подпись

Отделяется от текста 2 - 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Мэр города", инициалов и фамилии мэра города.

Слова "Мэр города" печатаются от левой границы текстового поля, а инициалы и фамилия мэра города печатаются у правой границы текстового поля;

7) дата

Проставляется в день подписания документа, оформляется арабскими цифрами: день и месяц - двумя парами, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 25 июня 2003 г. следует оформлять 25.06.2003, печатается на бланке на отведенном для нее месте;

8) индекс (номер)

Проставляется на бланке после подписания документа на отведенном для него месте.

К порядковому номеру распоряжения Мэра города через дефис добавляется строчная буква "р";

9) приложения

Приложения к проектам постановлений и распоряжений мэра города оформляются на отдельных листах бумаги (приложения NN 4, 5).