ГУБЕРНАТОР АМУРСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 27 декабря 2007 года N 700
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ТИПОВОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ АМУРСКОЙ ОБЛАСТИ
____________________________________________________________________
Утратил силу на основании постановления губернатора Амурской области от 07.02.2019 N 33.
____________________________________________________________________
(в редакции постановлений губернатора Амурской области от 22.12.2008 N 500, от 03.03.2009 N 87, от 18.11.2011 N 344, от 08.07.2013 N 190)
В целях оптимизации документооборота в исполнительных органах государственной власти области и повышения качества подготовки документов постановляю:
1. Утвердить прилагаемую Типовую инструкцию по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти области.
2. Рекомендовать главам городских округов и муниципальных районов на основе утвержденной Типовой инструкции разработать и утвердить инструкции по делопроизводству в соответствующих органах местного самоуправления.
3. Постановление губернатора области от 12 августа 2003 года N 534 считать утратившим силу.
Губернатор
Амурской области
Н.А.КОЛЕСОВ
Утверждена
постановлением
губернатора
Амурской области
от 27 декабря 2007 года N 700
ТИПОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ АМУРСКОЙ ОБЛАСТИ
(в редакции постановлений губернатора Амурской области от 22.12.2008 N 500, от 03.03.2009 N 87, от 18.11.2011 N 344, от 08.07.2013 N 190)
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая Типовая инструкция по делопроизводству (далее - Инструкция) устанавливает общие требования к документационному обеспечению управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в исполнительных органах государственной власти Амурской области (далее - исполнительные органы).
1.2. Инструкция разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации и Амурской области, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации" (далее - ГОСТ Р 6.30-2003), Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 года N 536.
1.3. Режим и порядок работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, документами для служебного пользования, а также особенности работы с несекретными документами во внешнеэкономической, административно-хозяйственной, валютно-финансовой и других областях деятельности исполнительных органов (контрактные, договорные, отчетные и т.п.), не регламентированные настоящей Инструкцией, определяются специальными нормативными документами.
1.4. Соблюдение установленных Инструкцией правил ведения делопроизводства и оформления документов обязательно для всех работников.
1.5. При работе с документами следует выполнять следующие требования:
1.5.1. Работать с документами вне служебных помещений запрещается.
1.5.2. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку на продолжительное время (более суток) сотрудники исполнительных органов обязаны передать находящиеся у них на исполнении (контроле) документы другому сотруднику по указанию руководителя исполнительного органа.
1.5.3. При увольнении или переходе на работу в другое подразделение сотрудник должен сдать все числящиеся за ним документы в службу делопроизводства.
1.6. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в исполнительных органах осуществляются управлением делопроизводства и документооборота аппарата губернатора области и Правительства области (далее - аппарат), на которое возложены функции документационного обеспечения управления (далее - УДД).
1.7. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
1.8. Настоящая Инструкция, а также внесение изменений и дополнений в нее утверждаются губернатором области.
II. ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКАМ И ТЕХНИЧЕСКОМУ ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
2.1. Унификация документов и требования к бланкам.
2.1.1. Унификация документов заключается в разработке единых форм документов и единых правил составления и оформления трафаретных текстов.
2.1.2. Формы документов должны соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-2003. На основе этих требований разрабатываются бланки документов исполнительных органов.
2.1.3. На бланках печатаются документы, представляемые как проекты постановлений, распоряжений, приказов, писем.
Внутреннюю переписку допускается вести на стандартных листах бумаги без использования бланков.
2.1.4. Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.
2.1.5. Бланки документов изготавливают на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
2.1.6. Бланки документов оформляют в соответствии с приложениями NN 1 и 2 к Инструкции. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный.
2.1.7. В исполнительных органах используются следующие виды бланков документов:
общий бланк;
бланк служебного письма (угловой);
бланк конкретного вида документа: постановление, распоряжение, приказ (продольный).
2.1.8. Бланки документов исполнительного органа изготавливаются преимущественно типографским способом и подлежат учету.
2.2. Требования к техническому оформлению документов.
2.2.1. Документы, создаваемые в исполнительном органе, печатаются с использованием текстового редактора Word for Windows шрифтом Times New Roman N 14 через межстрочный интервал "одинарный". Допускается применение размера шрифта N 13 для размещения текста на одном листе (кроме текста письма).
При оформлении докладов, справок, пояснительных записок, таблиц могут использоваться шрифты других размеров, а также полужирное начертание, курсив, измененный интервал между строками.
2.2.2. При наличии в тексте документа примечания или выделенной в самостоятельный абзац ссылки на документ, послуживший основанием к его изданию, слова "Примечание" и "Основание" располагаются от левой границы текстового поля. Печатаются примечания размером шрифта N 12 через одинарный межстрочный интервал.
Например:
Примечание: протокол составляется в 2 экземплярах (губернатору области,
главе муниципального образования, на территории которого проходило
совещание).
2.2.3. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, должен иметь следующие размеры полей:
левое - не менее 3,0 см;
правое - не менее 1,0 см;
верхнее - не менее 2,0 см;
нижнее - не менее 2,0 см.
С использованием оборотной стороны листа печатаются внутренняя документация, документы в процессе их визирования, материалы для заседаний Правительства, совещаний, семинаров и других мероприятий, копии документов. В таком случае реквизиты полей будут следующие:
левое - не менее 1,0 см;
правое - не менее 3,0 см;
верхнее - не менее 2,0 см;
нижнее - не менее 2,0 см.
При печатании документа на номерном гербовом бланке расстояние от края листа до герба составляет 0,63 см либо выбирается допускаемое установками принтера другое расстояние.
(пп. 2.2.3 в ред. постановления губернатора Амурской области от 03.03.2009 N 87)
2.2.4. Заголовок к тексту печатается ниже названия вида документа в соответствии с расположением этого реквизита на бланке непосредственно от левой границы текстового поля. Длина строки не должна превышать 7 см. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал.
2.2.5. Название вида документа печатается прописными буквами (ПРОТОКОЛ, АКТ и т.д.) и центрируется по отношению к правому и левому полям.
2.2.6. Многострочный реквизит "гриф утверждения" располагается в правом верхнем углу первого листа документа и печатается от границы верхнего поля без кавычек, строчными буквами, без разрядки. Слово "УТВЕРЖДЕН" печатается прописными буквами, отделяется от остальных строк реквизита полуторным межстрочным интервалом. Остальные строки печатаются через 1 межстрочный интервал.
2.2.7. Все составные части реквизитов либо центрируют относительно самой длинной строки (длина строки не должна превышать 8,8 см и ограничивается правым полем документа), либо оформляют флаговым способом, т.е. выравнивают по границе левого поля.
Другие реквизиты документа отделяются друг от друга 2 - 3 межстрочными интервалами.
2.2.8. Индекс (номер) документа, оформленного на бланке, проставляется в соответствии с расположением этого реквизита. Если документ издан от имени нескольких организаций или должностных лиц, то номер и дата проставляются на одной строке ниже подписи.
2.2.9. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля документа без каких-либо дополнительных знаков. Первая страница документа не нумеруется.
2.3. Требования к оформлению реквизитов документов.
2.3.1. При составлении и оформлении документов используются 30 реквизитов (информационных элементов документа) и стабильный порядок их расположения в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 (приложения NN 1, 2, 3 к Инструкции).
2.3.2. При подготовке и оформлении документов исполнительного органа используют следующие реквизиты:
герб Амурской области;
код организации;
основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
идентификационный номер налогоплательщика, код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
наименование организации;
справочные данные об организации;
наименование вида документа;
дата документа;
регистрационный номер документа;
ссылка на регистрационный номер и дату документа;
место составления или издания документа;
адресат;
гриф утверждения документа;
резолюция;
заголовок к тексту;
отметка о контроле;
текст документа;
отметка о наличии приложения;
подпись;
гриф согласования документа;
визы согласования документа;
оттиск печати;
отметка о заверении копии;
